Digitaler Posteingang

Wie aus Papier ein digitaler Workflow wird

Die Überführung analoger Daten in intelligente digitale Daten ist eine der größten Herausforderungen der Digitalisierung. Dabei geht es nicht nur darum, aus einem Papierdokument eine digitale Datei zu machen, sondern es sollen auch die im Dokument enthaltenen Informationen automatisch erkannt und weiterverarbeitet werden.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Papierdokumente werden digital
Alle Dokumente in einem System
OCR-Technologie für Text- und Felderkennung
Weniger Aufwand bei der Erfassung von Eingangsrechnungen
Standardisierte Arbeitsabläufe auf Knopfdruck

Alle Dokumente in einem Posteingangskorb

Der Startpunkt im digitalen Workflow Dokumente: Egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, sie werden in einem digitalen Posteingang verwaltet.

Dokumentenarten werden automatisch erkannt

Der digitale Posteingang von DATAflor BUSINESS ordnet die Dokumente automatisch Kategorien wie "Rechnung" und "Sonstige" zu und löst den für die jeweilige Dokumentart hinterlegten digitalen Workflow aus.

Dokumentenarten mit firmeneigenem digitalen Workflow

Sie definieren die einzelnen Arbeitsschritte genau so, wie sie in Ihrem Unternehmen ablaufen, z.B. die "Erfassung", "Prüfung", "Freigabe" und "Buchung" von Rechnungen. Dabei kann die Verantwortung nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie "Buchhaltung" oder "Bauleitung" zugewiesen werden, damit bei Abwesenheit eines Mitarbeiters sofort ein Kollege einspringen kann.

Dokumente werden automatisch in die digitale Bauakte aufgenommen

Alle Dokumente, die über den digitalen Posteingang eingehen, werden in der DATAflor Bauakte erfasst und bei Änderungen revisionssicher archiviert. Das schützt Sie und Ihre Mitarbeiter vor dem Vergessen und hilft bei der GoBD-konformen Aufbewahrung von Dokumenten.

Papierdokumente können entsorgt werden

Digitaler Posteingang und DATAflor Bauakte erfüllen alle Anforderungen für ersetzendes Scannen der TR-03138 (Technische Regelung) des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie). Das bedeutet, dass Sie die originalen Papierdokumente nach dem Scannen GoBD-konform vernichten dürfen.

Eingangsrechnungen einfacher buchen

Die OCR-Technologe erkennt nicht nur den Dokumententext, sondern auch alle 14 steuerrechtlich relevanten Datenfelder wie Menge, Mengeneinheit, Preis etc.. Die eingelesenen Daten stehen für Controllingauswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Das spart Ihnen lästige Erfassungsarbeit und reduziert Buchungsfehler.

Passend für jede Betriebsgröße

Die Kosten hängen von der Nutzungsintensität ab. Wie bei den DATAflor-Apps können Sie den digitalen Posteingang direkt in Ihrer BUSINESS-Software buchen und stornieren.

Wie bringt der digitale Posteingang die Digitalisierung voran?

Der digitale Posteingang ist eine Schlüsseltechnologie für das digitale Dokumentenmanagement.

Analoge Dokumente müssen in digitale Dokumente umgewandelt werden
Analoge Arbeitsabläufe der Dokumente müssen in einen digitalen Workflow überführt werden
Dokumentenintensive Workflows müssen optimiert werden

Das Dokumentenmanagement ist der erste Schritt zur digitalen Transformation und besteht aus den Bausteinen digitaler Posteingang, digitale Bauakte, mobile Dokumentennutzung und Printmanagement. Der digitale Posteingang setzt da an, wo Dokumente im Unternehmen ankommen und sorgt dafür, dass die mit dem Posteingang in Zusammenhang stehenden Arbeitsabläufe standardisiert sind und so weit wie möglich digital ablaufen.