Die Überführung analoger Daten in intelligente digitale Daten ist eine der größten Herausforderungen der Digitalisierung. Dabei geht es nicht nur darum, aus einem Papierdokument eine digitale Datei zu machen, sondern es sollen auch die im Dokument enthaltenen Informationen automatisch erkannt und weiterverarbeitet werden.
Der Startpunkt im digitalen Workflow Dokumente: Egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, sie werden in einem digitalen Posteingang verwaltet.
Der digitale Posteingang von DATAflor BUSINESS ordnet die Dokumente automatisch Kategorien wie "Rechnung" und "Sonstige" zu und löst den für die jeweilige Dokumentart hinterlegten digitalen Workflow aus.
Sie definieren die einzelnen Arbeitsschritte genau so, wie sie in Ihrem Unternehmen ablaufen, z.B. die "Erfassung", "Prüfung", "Freigabe" und "Buchung" von Rechnungen. Dabei kann die Verantwortung nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie "Buchhaltung" oder "Bauleitung" zugewiesen werden, damit bei Abwesenheit eines Mitarbeiters sofort ein Kollege einspringen kann.
Alle Dokumente, die über den digitalen Posteingang eingehen, werden in der DATAflor Bauakte erfasst und bei Änderungen revisionssicher archiviert. Das schützt Sie und Ihre Mitarbeiter vor dem Vergessen und hilft bei der GoBD-konformen Aufbewahrung von Dokumenten.
Digitaler Posteingang und DATAflor Bauakte erfüllen alle Anforderungen für ersetzendes Scannen der TR-03138 (Technische Regelung) des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie). Das bedeutet, dass Sie die originalen Papierdokumente nach dem Scannen GoBD-konform vernichten dürfen.
Die OCR-Technologe erkennt nicht nur den Dokumententext, sondern auch alle 14 steuerrechtlich relevanten Datenfelder wie Menge, Mengeneinheit, Preis etc.. Die eingelesenen Daten stehen für Controllingauswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Das spart Ihnen lästige Erfassungsarbeit und reduziert Buchungsfehler.
Die Kosten hängen von der Nutzungsintensität ab. Wie bei den DATAflor-Apps können Sie den digitalen Posteingang direkt in Ihrer BUSINESS-Software buchen und stornieren.
Der digitale Posteingang ist eine Schlüsseltechnologie für das digitale Dokumentenmanagement.
Das Dokumentenmanagement ist der erste Schritt zur digitalen Transformation und besteht aus den Bausteinen digitaler Posteingang, digitale Bauakte, mobile Dokumentennutzung und Printmanagement. Der digitale Posteingang setzt da an, wo Dokumente im Unternehmen ankommen und sorgt dafür, dass die mit dem Posteingang in Zusammenhang stehenden Arbeitsabläufe standardisiert sind und so weit wie möglich digital ablaufen.
Einladung zur Online-Präsentation
Herzstück im digitalen Workflow Dokumente
Mobiler Zugriff auf alle digitalen Dokumente
Digitaler Workflow für die Ausgabe von Dokumenten