Digitaler Posteingang - Intelligente Digitalisierung mit KI
Wie aus Papier ein digitaler Workflow wird
Die Überführung analoger Daten in intelligente digitale Daten ist eine der größten Herausforderungen der Digitalisierung. Dabei geht es nicht nur darum, aus einem Papierdokument eine digitale Datei zu machen, sondern es sollen auch die im Dokument enthaltenen Informationen automatisch erkannt und weiterverarbeitet werden.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Papierdokumente werden digital mit Hilfe von KI-Technologie
- Alle Dokumente in einem System
- OCR-Technologie für Text- und Felderkennung durch KI
- Weniger Aufwand bei der Erfassung von Eingangsrechnungen
- Standardisierte Arbeitsabläufe auf Knopfdruck
Alle Dokumente in einem Posteingangskorb
Der Startpunkt im digitalen Workflow Dokumente: Egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Rechnung mit strukturierten Daten, E-Mail oder Foto, sie werden in einem digitalen Posteingang verwaltet.
Dokumentenarten werden automatisch erkannt dank KI-gestützter Technologie
Der digitale Posteingang von DATAflor BUSINESS ordnet die Dokumente automatisch Kategorien wie "Rechnung" und "Sonstige" zu und löst den für die jeweilige Dokumentart hinterlegten digitalen Workflow aus.
Dokumentenarten mit firmeneigenem digitalen Workflow
Sie definieren die einzelnen Arbeitsschritte genau so, wie sie in Ihrem Unternehmen ablaufen, z.B. die "Erfassung", "Prüfung", "Freigabe" und "Buchung" von Rechnungen. Dabei kann die Verantwortung nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie "Buchhaltung" oder "Bauleitung" zugewiesen werden, damit bei Abwesenheit eines Mitarbeiters sofort ein Kollege einspringen kann.
Dokumente werden automatisch in die digitale Bauakte aufgenommen
Alle Dokumente, die über den digitalen Posteingang eingehen, werden in der DATAflor Bauakte erfasst und bei Änderungen revisionssicher archiviert. Das schützt Sie und Ihre Mitarbeiter vor dem Vergessen und hilft bei der GoBD-konformen Aufbewahrung von Dokumenten.
Papierdokumente können entsorgt werden
Digitaler Posteingang und DATAflor Bauakte erfüllen alle Anforderungen für ersetzendes Scannen der TR-03138 (Technische Regelung) des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie). Das bedeutet, dass Sie die originalen Papierdokumente nach dem Scannen GoBD-konform vernichten dürfen.
Eingangsrechnungen einfacher buchen mit der KI-basierten OCR-Technologie
Die OCR-Technologe erkennt nicht nur den Dokumententext, sondern auch alle 14 steuerrechtlich relevanten Datenfelder wie Menge, Mengeneinheit, Preis etc.. Die eingelesenen Daten stehen für Controllingauswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Das spart Ihnen lästige Erfassungsarbeit und reduziert Buchungsfehler.
Passend für jede Betriebsgröße, dank der Flexibilität unserer KI-unterstützten Lösung
Die Kosten hängen von der Nutzungsintensität ab. Wie bei den DATAflor-Apps können Sie den digitalen Posteingang direkt in Ihrer BUSINESS-Software buchen und stornieren.
Wie bringt der digitale Posteingang die Digitalisierung voran?
Der digitale Posteingang ist eine Schlüsseltechnologie für das digitale Dokumentenmanagement.
- Analoge Dokumente müssen in digitale Dokumente umgewandelt werden
- Analoge Arbeitsabläufe der Dokumente müssen in einen digitalen Workflow überführt werden
- Dokumentenintensive Workflows müssen optimiert werden
Das Dokumentenmanagement ist der erste Schritt zur digitalen Transformation und besteht aus den Bausteinen digitaler Posteingang, digitale Bauakte, mobile Dokumentennutzung und Printmanagement. Der digitale Posteingang setzt da an, wo Dokumente im Unternehmen ankommen und sorgt dafür, dass die mit dem Posteingang in Zusammenhang stehenden Arbeitsabläufe standardisiert sind und so weit wie möglich digital ablaufen.
DATAflor Bauakte
Herzstück im digitalen Workflow Dokumente
DATAflor App CONNECT
Mobiler Zugriff auf alle digitalen Dokumente
DATAflor Printmanagement
Digitaler Workflow für die Ausgabe von Dokumenten