10 Vorteile des digitalen Rechnungseingangs

Revisionssichere Archivierung, geringere Fehlerquoten und die Einhaltung von Zahlungsfristen

Der Rechnungseingang ist ein teurer Prozess im Büroalltag: Fachpersonal, hoher Zeitaufwand für die Erfassung und Verarbeitung und Platz für Archive. Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet Ihnen ein sehr hohes Einsparungspotential. Die revisionssichere Archivierung, geringere Fehlerquoten und die Einhaltung von Zahlungsfristen sind entscheidende Argumente, warum es sich lohnt, diesen Bereich zu digitalisieren.

Im Rahmen des digitalisierten Rechnungseingangs werden die Daten von elektronischen, strukturierten Lieferantenrechnungen (z.B. X-Rechnung) und durch Scannen analoger Papierrechnungen in Ihren Rechnungseingang übernommen. Durch die automatische Felderkennung und die Datenzuordnung per Mausklick aus einer Dateiansicht entfällt das Abtippen der Daten und die Lieferantenrechnungen stehen schnell und einfach für die fristgerechte Bezahlung und die zeitnahe Auswertung Ihrer Baustellen zur Verfügung.
 

Rechnungsläufe sind in jedem Unternehmen anders

Rechnungsläufe und Verarbeitungsschritte sind in jedem Unternehmen anders, sie sind oft tief verschachtelt und müssen in der Software so konfiguriert werden, dass sie den Prozessen des Betriebes entsprechen. 
 

Individuelle Workflows definieren

In Workflows definieren Sie entsprechend Ihrer individuellen Betriebsstruktur welche Verarbeitungsschritte die Rechnungen durchlaufen (z.B. Prüfung, Freigabe). Und Sie legen fest von welchem Mitarbeiter der jeweilige Verarbeitungsschritt ausgeführt wird. 
 

Digitale Freigabe und volle Transparenz

Dahinter stecken Wenn-dann-Regeln. Ist der Rechnungsbetrag bspw. größer als ein bestimmter Wert, muss die Rechnung zuerst vom Bauleiter freigegeben werden.
 

Rechnungsdaten werden schnell und fehlerfrei erfasst

Die automatische Felderkennung des Digitalen Posteingangs liest die Daten der eingehenden Datei und trägt erkannte Daten in den dazugehörigen Datenfeldern automatisch ein. So können Daten wie Adresse, Belegnummer, Belegdatum, Rechnungsbetrag u.a. bereits automatisch gefüllt sein. Fehlende Daten können Sie einfach per Mausklick aus der Dateiansicht übernehmen oder auch per Tastatur eintippen.
 

Einfache rechnerische Kontrolle und Abgleich mit Lieferscheinen und Bestellungen

Netto- und Bruttobeträge sowie Umsatzsteuer können intuitiv geprüft werden. Außerdem können die Rechnungspositionen mit bereits erfassten Lieferscheinen abgeglichen werden. Darüber hinaus stellt eine Duplikatsprüfung sicher, dass die Rechnung nicht doppelt im System ist. 
 

Einfache Übergabe an weitere Bearbeitende

Nach Abschluss eines Verarbeitungsschritt leiten Sie die Aufgabe an den Bearbeitenden weiter, der in der Workflow-Definition für den nächsten Verarbeitungsschritt zugewiesen ist. Zudem können Sie eine Aufgabe unabhängig von der Workflow-Definition an einen anderen Benutzer zur Bearbeitung delegieren.
Es erleichtert die Zusammenarbeit, wenn die Rechnungen mit Kommentaren ergänzt werden (z.B. Text farbig markieren, digitale Post-its mit Informationen für die folgenden Bearbeitungsschritte „aufkleben“ oder digitale Stempel aufsetzen). 

Digitaler Rechnungseingang bei DATAflor

Der Digitale Posteingang von DATAflor BUSINESS bietet Ihnen die Möglichkeit die Daten von importierten digitalen Lieferanten-/Eingangsrechnungen sowie von digitalisierten Papierrechnungen in Ihren Rechnungseingang zu übernehmen.

Durch die automatische Felderkennung und die Datenzuordnung per Mausklick aus der Dateiansicht entfällt das Abtippen der Daten und die Lieferantenrechnungen stehen schnell und einfach für die fristgerechte Bezahlung über die SEPA-Clearing-Schnittstelle und die zeitnahe Auswertung Ihrer Baustellen zur Verfügung. Die BUSINESS-FiBu-Schnittstellen, wie z.B. die DATEV-Schnittstelle, übergeben anschließend die fertigen Buchungssätze an Ihre Finanzbuchhaltung.