Achtung, Rechnungsfalle!
So tricksen Betrüger - und so schützen Sie sich
Stellen Sie sich vor, Sie zahlen eine Rechnung - und das Geld landet direkt auf dem Konto eines Betrügers. Klingt wie ein schlechter Krimi? Leider passiert das gerade viel zu oft.
Cyberkriminelle haben eine neue Masche: Sie fangen per E-Mail versendete Rechnungen ab und tauschen die IBAN im PDF-Anhang aus. Die Rechnungsempfänger bemerken davon nichts, überweisen das Geld brav und erst Tage später stellt sich heraus: Die echte Rechnung wurde nie bezahlt. Und schwupps - ist das Geld weg.
Aber keine Sorge: Sie können einiges tun, um sich davor zu schützen!
So machen Sie Betrügern das Leben schwer
Mit ein paar cleveren Maßnahmen bleiben Sie auf der sicheren Seite.
1. Schulung, Schulung, Schulung!
Der beste Schutz? Ein wachsames Team! Machen Sie Ihre Mitarbeitenden fit für Betrugserkennung. Je aufmerksamer Ihr Team ist, desto schwerer haben es Betrüger.
2. Misstrauen ist gesund - bei Rechnungen erst recht
- Ist die Absenderadresse wirklich korrekt? Manchmal reicht schon ein winziger Buchstabendreher aus.
- Stimmt die IBAN mit der bekannten Bankverbindung überein? Ein schneller Abgleich kann eine Menge Geld sparen.
- Gibt es seltsame Formulierungen oder unübliche Zahlungsfristen? Besser zweimal hinschauen!
3. Rufen Sie einfach mal an
Haben Sie ein komisches Gefühl? Dann greifen Sie zum Telefon. Rufen Sie die Firma an und fragen nach der Bankverbindung - aber bitte über eine Telefonnummer, die Sie in Ihrer Branchensoftware gespeichert haben, nicht die aus der E-Mail.
4. Technik auf Zack halten
- Updates nicht aufschieben! Veraltete Programme sind Sicherheitslücken.
- Spam-Filter aktivieren - der kann viele Betrugsversuche direkt aussortieren.
- Firewalls und Sicherheitssoftware nutzen, um Manipulationen frühzeitig zu erkennen.
Unser Ass im Ärmel: Der Digitale Posteingang
In Verbindung mit unserem Zahlungsverkehr haben Sie den IBAN-Check!
Manuelles Prüfen ist gut - aber es geht noch besser! Nach dem Rechnungseingang mit dem Digitalen Posteingang übergeben Sie die Rechnung zum Bezahlen an den BUSINESS Zahlungsverkehr. Dabei wird ausschließlich die IBAN verwendet, die bereits in den Stammdaten hinterlegt ist. Neue oder abweichende Bankverbindungen werden nicht übernommen - selbst dann nicht, wenn sie auf einer Rechnung stehen. So erstellen Sie sichere SEPA-Dateien zur schnellen Rechnungsbegleichung.
Ihre Vorteile:
- Automatische Betrugsabwehr - Zahlungen gehen nur an geprüfte Bankverbindungen
- Kein Mehraufwand - die Prüfung läuft ganz automatisch im Hintergrund
- Maximale Sicherheit - selbst bei manipulierten PDFs bleibt Ihre Zahlung sicher
- Verlässlichkeit für Ihre Buchhaltung und Ihre Partner
Weniger Aufwand, mehr Überblick - mit DATAflor:
- Rechnungsdaten stehen unmittelbar für das Baustellencontrolling bereit - ohne Zeitverlust.
- Alle Rechnungsdokumente sind zentral und revisionssicher in der DATAflor Bauakte archiviert.
Fazit: Sicherheit muss Priorität haben, um sich vor finanziellen Schäden zu schützen
Schulen Sie Ihr Team, prüfen Sie Rechnungen gründlich und setzen Sie auf smarte Technologie wie unseren Digitalen Posteingang. So bleiben Sie sicher - und die Betrüger schauen in die Röhre.
Setzen Sie auf den Digitalen Posteingang von DATAflor - für mehr Kontrolle und weniger Risiko.
Digitaler Posteingang
Für mehr Kontrolle und weniger Risiko.