Aufbewahrungsfristen 2018

Winterzeit ist Aufräumzeit

Sie möchten gut aufgeräumt ins Frühjahr starten? Schaffen Sie jetzt Platz in Aktenschränken und Archiv. Für viele Dokumente sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen.

Hier haben wir einige nützliche Tipps und Informationen für Sie zusammengestellt.

Wann beginnen die Aufbewahrungsfristen?

Die Aufbewahrungsfrist wird immer ab Jahresende gerechnet. Beispiel: Ein am 3. Juli 2017 erstelltes Dokument muss bis zum 31.12.2027 aufgehoben werden.

Bei Buchungsbelegen beginnt die Aufbewahrungsfrist im Jahr der Buchung, nicht im Jahr der Erstellung oder des Posteingangs. Beispiel: Eine am 5. Januar 2018 gebuchte Rechnung aus dem Jahr 2017 muss bis zum 31.12.2028 aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungsfrist für die zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen beginnt in dem Jahr, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde. Beispiel: Wenn der Jahresabschluss 2017 am 12. Januar 2018 erstellt wird gilt eine  Aufbewahrungsfrist bis zum 31.12.2028.

Auch bei einer Steuerfestsetzung für 2015, die erst im Jahr 2017 erfolgte, beginnt die Aufbewahrungsfrist erst im Jahr der Steuerfestsetzung, also am 31.12.2017.

Aufbewahrungsfristen für Verträge beginnen erst in dem Jahr, in dem sie abgelaufen sind.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für die verschiedenen Dokumentarten?

Je nach Dokumentart gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 oder 10 Jahren, in wenigen Ausnahmen auch länger. Beispiel: Rechnungen, Buchungsbelege und Jahresabschlüsse müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Angebote und andere Unterlagen, die zu einem Auftrag geführt haben, nur 6 Jahre.

Hier finden Sie eine Checkliste zu den Aufbewahrungsfristen 2018 der IHK Berlin mit den Ablaufdaten für die verschiedenen Dokumentarten.

Für welche Dokumente gelten keine Aufbewahrungsfristen?

Angebote und andere Unterlagen, die nicht zu einem Auftrag geführt haben, müssen nicht aufbewahrt werden.

Ab dem 01.01.2017 müssen empfangene und versandte Lieferscheine, nur noch bis zum Erhalt bzw. Versand der Rechnung aufbewahrt werden, wenn alle im Lieferschein enthaltenen Informationen (Produkt, Menge, Mengeneinheit, Leistungsdatum) auch auf der Rechnung ausgewiesen sind. Verwenden Sie keine Rechnungsformulierungen, die auf den Lieferschein verweisen, wie „laut Lieferschein Nr. … vom…".

Natürlich können Sie auch weiterhin in der Rechnung auf den Lieferschein verweisen. In diesem Fall müssen Sie die Lieferscheine wie vor dem 01.01.2017 so lange aufbewahren wie die zugehörigen Rechnungen.

Digitale Dokumente müssen digital aufbewahrt werden!

Unterlagen, die im Original digital sind, z.B. elektronisch erstellte Rechnungen, müssen digital archiviert werden. Es reicht nicht aus, einen Papierausdruck aufzuheben.

Papierdokumente dürfen digital aufbewahrt werden!

Es ist erlaubt, Papierdokumente einzuscannen und nur noch digital aufzubewahren, wenn bestimmte  Voraussetzungen eingehalten werden. Prüfen Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater, welche Unterlagen Sie in Zukunft nur noch digital aufbewahren wollen. In Verbindung mit einer geeigneten Software können Sie dadurch sogar Arbeitszeit einsparen und Arbeitsabläufe verbessern.

Ist Ihr Privatkonto noch ein privates Konto?

Sobald Sie Ihr privates Konto auch zur Buchung von betrieblichen Einnahmen verwenden, wird es zu einem betrieblichen Konto mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist.

Tipp: Sorgen Sie in 2018 für eine saubere Trennung zwischen betrieblichen und privaten Konten, das kann Ihnen auch Vorteile bei betrieblich veranlassten Zinsen verschaffen. Fragen Sie dazu Ihren Steuerberater.

Nicole Mittendorf, DATAflor AG