Von Materialien, Beschaffung, Kalkulation und Risiken, …

… die oft auch Chancen in der Arbeitsvorbereitung sind.

In einer Vielzahl an Gewerken sind Materialien zwingende Voraussetzung für die Durchführung diverser Leistungen. Steht ein Material zum benötigten Zeitpunkt X nicht am Ausführungsort bereit, droht Zeitverlust und meist auch ein schlechteres Baustellenergebnis. Eine gut funktionierende Beschaffung kann dieses Problem nicht beseitigen, jedoch um ein gutes Stück reduzieren. Mit entsprechender Vorlaufzeit der Aufträge, lassen sich Materialien meist deutlich entspannter organisieren, als kurzfristig auszuführende Arbeiten.

Doch was, wenn die benötigten Materialien gerade Mangelware sind? Oder der Handel die Preise zwischen Auftragserteilung und Bestellung erhöht? In diesem Moment kommt neben der zeitlichen Komponente bei der Beschaffung noch die Finanzielle hinzu. Oder genauer gesagt, sie gewinnt an Gewicht. Denn auch ohne marktbedingte Probleme verdient die Beschaffung in einem Unternehmen Aufmerksamkeit, da sie Wertschöpfung betreiben kann. Ein einzelnes Telefonat kann viel Geld wert sein. Beschaffung – halb Kalkulation, halb Arbeitsvorbereitung…

Sechs Gedanken und Anregungen zum Thema Materialien, Beschaffung, Kalkulation und Risiken … und wieso das alles auch mit der Arbeitsvorbereitung zu tun hat:

Die Einzelkalkulation…

…ist die sinnvolle Basis für die Preisbildung, die Arbeitsvorbereitung und den Einkauf. Im Rahmen der Einzelkalkulation ermitteln Sie detailliert die notwendigen Einzelkosten für eine Leistung.  Sie bietet neben der genauen Kalkulation von Preisen durch Standardisierung auch eine Vielzahl an Funktionen zur Stammdatenverwaltung, welche die Nutzung von DATAflor BUSINESS effizienter machen. Preisermittlungen müssen nicht immer wieder aufs Neue durchgeführt werden, sondern können in den Standardleistungen gespeichert und von dort aus mit geänderten Einzelkosten neu durchgerechnet werden. Hinterlegte und vorkalkulierte Positionen ermöglichen gleichzeitig die automatisierte Weiterverarbeitung, um z.B. Preisanfragen an Kreditoren zu verschicken oder Bedarfslisten für die Baustellen ohne Mehraufwand ausgeben zu können.

Vorhandene Preise anpassen…

…also nicht alle paar Jahre mal (vielleicht), sondern als kontinuierlichen Prozess zu betrachten, ist oft viel schwieriger, als es klingt. Theoretisches Ideal und alltagstaugliche Praxis liegen meist meilenweit auseinander. Allerdings ist es immer dann zwingend von Nöten, sich seine Preise nochmals im Detail anzuschauen, wenn sich bestimmte Einzelkosten stark verändert haben. Rechnen Kalkulierende über zu lange Zeiträume immer mit den gleichen Preisen, wird über kurz oder lang unweigerlich der Gewinn aus dieser Arbeit sinken. Eine gut aufgestellte und funktionierende Kalkulation ist daher schon der erste Schritt zur effizienten und nachhaltigen Arbeitsvorbereitung. Steht einer Baustelle mehr Deckungsbeitrag als Überschuss zur Verfügung, sinkt der zeitliche Druck.

Preise nachverhandeln…

…ist richtig und wichtig. Nichts Anderes machen Ihre Kundinnen und Kunden tagtäglich bei Ihnen. Handelsunternehmen sind handeln gewohnt, da es ihr Alltagsgeschäft darstellt. Deshalb verwundert es nicht, dass die höchsten Preisnachlässe auf Materialien oft Unternehmen gewährt werden, die einen zentralisierten Einkauf haben. Jeder Euro, der beim Einkauf von Waren gespart wird, ohne dass wir ihn in Form eines Nachlass an die Kunden weitergeben, ist voller Deckungsbeitrag. Nicht ohne Grund lautet eine alte Kaufmannsregel: „Im Einkauf steckt der Gewinn“. Und wenn im Einkauf der Gewinn steckt, verschaffen wir durch gute Einkäufe der Baustelle mehr Zeit. Zeit, die am Ende eventuell nicht fehlt und zu schlechterer Qualität der Arbeit führen könnte.

Rahmenverträge…

…z.B. für Dauerpflegeaufträge können Preissteigerungsraten beinhalten, die jährliche Erhöhungen der Einzelkosten kompensieren. Immer wieder begegnet man Unternehmen, die sich scheuen, solche Klauseln in die Verträge aufzunehmen, weil das „Rechtliche“ unklar ist. Verbände oder Rechtsberatungen sind gute Anlaufstellen zur Klärung solcher Fragen. Denn letztendlich ist ein Einheitspreis, den wir heute für die nächsten drei Jahre vertraglich festschreiben, ein hohes Wagnis für das Unternehmen. Warum also die Preise nicht automatisch anpassen und auf diese Weise puffernde Deckungsbeiträge schaffen?

Stoffpreisgleitklauseln…

…vereinbaren, wann immer es möglich ist. Sonst trägt das Unternehmen das volle Risiko, wenn zwischen Auftragserteilung und Bestellung der Materialien die Preise unvorhersehbar gestiegen sind. Die Erhöhung der Einzelkosten wirkt sich direkt auf den Gewinn der Baustelle aus und somit auch auf Zeitreserven, die mit einkalkuliert wurden und in der Baustellenvorbereitung eigentlich zur Verfügung stehen sollten.

Lagerhaltung…

…sichert einem Unternehmen die Preise, welche für Material zu bezahlen sind. Wenn Platz vorhanden und die Logistik es ermöglicht, können tagesaktuell günstigere Preise langfristig für den Betrieb wirken. Oft verschafft es den Unternehmen gleichzeitig eine stärkere Ausgangsposition gegenüber Kreditoren, da über andere Bestellmengen verhandelt wird. Wie lautete die alte Kaufmannsregel noch gleich?

Eine gut funktionierende Kalkulation und Beschaffung ist gleichzeitig Teil einer guten Arbeitsvorbereitung. Wenn Betrieben die eigenen Kosten bewusst sind, sie die eigene Kalkulation im Griff haben und vorausschauend mit dem Thema Beschaffung umgegangen wird, resultiert das automatisch in einer Zeitplanung, die nicht bei jeder äußeren Störung ins Wanken gerät, sondern auch Raum für Fehler und Unwägbarkeiten lässt.