Schritt 1: Digitale Dokumente

Ein sinnvoller erster Schritt zum digitalen Arbeiten, denn Sie werden bald von Ihren Geschäftspartnern digitale Rechnungen erhalten, die Sie digital aufbewahren müssen. Die Umsetzung kann mit einfachen Mitteln und ohne besondere Kenntnisse erfolgen. Die Kosten amortisieren sich normalerweise schnell. Auch und gerade für kleinere Unternehmen eine gute Möglichkeit, um das Thema Digitalisierung anzugehen.

Auf digitale Dokumente können alle Mitarbeiter gleichzeitig zugreifen, in Verbindung mit mobilen Apps auch von unterwegs. Viele Rückfragen und Probleme lassen sich dadurch sofort lösen. Im zweiten Schritt können Sie auch Ihre Arbeitsabläufe digital steuern, zum Beispiel, indem Sie Ihren Mitarbeitern Dokumente und Aufgaben in eine digitale ToDo-Liste legen.

Ziele:

• Alle Dokumente sollen digital verfügbar sein.
• Zugriff auf die Dokumente von allen Arbeitsplätzen aus
• Schnelles Auffinden von Dokumenten, um Anfragen und Rückfragen im ersten Telefongespräch klären zu können
• Zeiteinsparung und kurze Bearbeitungszeiten
• Mitarbeiterzufriedenheit, weil weniger gesucht und weniger auf benötigte Unterlagen gewartet werden muss
• Arbeitsabläufe digital organisieren

Was benötigen Sie?

• Scanner an den Arbeitsplätzen oder eine zentrale Scanstation
• Software zur Verwaltung der digitalen Dokumente: Dokumentenmanagementsystem bzw. digitale Bauakte

Was ist sonst noch zu beachten?

• Die GoBD für elektronische Dokumente muss eingehalten werden, dafür müssen unter anderem alle Dokumente in ihrem Originalzustand aufbewahrt werden. Die Versionsverwaltung einer digitalen Bauakte kann das automatisch sicherstellen.
• Verknüpfung des Dokumentenmanagementsystems mit Ihrer Bürolösung, im besten Fall arbeiten beide Systeme integriert.
• Gute Suchfunktionen der digitalen Bauakte, z.B. eine Volltextsuche im gesamten Dokumenttext.