Schritt 10: Digitale Rechnungen

Vielleicht ist es schon selbstverständlich für Sie, Ihre Angebote per E-Mail zu versenden. Viele Softwarelösungen können direkt beim Drucken ein PDF erzeugen und inklusive E-Mail-Adresse des Kunden an Ihre E-Mail-Software übergeben. Der digitale Rechnungsversand hat sich nicht so schnell durchgesetzt, weil die Finanzbehörden zunächst eine digitale Signatur forderten. Das ist inzwischen nicht mehr nötig. Der digitale Versand von Rechnungen kann nun genauso einfach und schnell erfolgen,wie der Angebotsversand.

Ziele:

Zeiteinsparung beim Rechnungsversand
Einsparung von Papier und Porto

Was benötigen Sie?

PDF-Drucker oder automatische Funktion in der von Ihnen genutzten Software
Verfahrensbeschreibung für die GoBD-konforme Aufbewahrung digitaler Rechnungen

Was müssen Sie noch beachten?

Die im Original digital versandten Rechnungen müssen laut GoBD digital aufbewahrt werden. Dafür ist eine digitale Bauakte ideal.
Wenn Sie mit öffentlichen oder gewerblichen Auftraggebern zusammenarbeiten, müssen Sie damit rechnen, dass Sie ab 2020 die Rechnungsdaten in elektronisch verarbeitbarer Form (XML-Format) abgeben müssen. Bis zu diesem Zeitpunkt sollte die von Ihnen genutzte Software eine entsprechende Schnittstelle haben.