Digitale Strategien in der Coronakrise
Welche Maßnahmen helfen jetzt?
Auch ohne Kontaktbeschränkungen lassen mangelnde Kommunikation und versäumter Informationsaustausch manches Projekt scheitern. Außerdem lastet ein großer Druck auf allen organisatorischen Prozessen, weil Arbeitsabläufe unterbrochen werden und eingespielte Herangehensweisen nicht mehr möglich sind. Wer sich jetzt nicht mit der schnellsten Lösung zufrieden gibt, sondern auch seine langfristigen Ziele im Blick behält, kann die Situation nutzen, um wichtige Digitalisierungsthemen voranzubringen.
Welche Probleme sind für Sie am dringlichsten und welche Digitalisierungsmaßnahmen können Ihnen bei der Bewältigung helfen?
Besprechungen online durchführen
Viele Bürokräfte arbeiten im Homeoffice und auch Baustellen-Mitarbeiter sollen möglichst nicht ins Büro kommen. Dabei ist der Abstimmungsbedarf aufgrund neuer Anforderungen und vieler Änderungen sogar größer geworden. Mit einer passenden Software für Videokonferenzen und Screensharing können Sie Online-Meetings zeitsparend und effektiv durchführen. Viele Anbieter bieten derzeit günstige Konditionen an. Hier stellen wir Ihnen einige Lösungen vor.
Virtuelle Gartenbegehungen und Online-Präsentationen
Auch der Kontakt mit Ihren Auftraggebern sollte so weit wie möglich reduziert werden. Bei kleineren Projekten können vom Kunden aufgenommene Handyfilme und Maße als Grundlage für den ersten Angebotsentwurf dienen. Zur Besprechung von Angeboten und Präsentation von Gestaltungsvorschlägen können Sie die gleiche Software verwenden, mit der Sie Ihre Online-Besprechungen durchführen. Auch die Live-Übertragung einer Gartenbegehung ist auf diesem Wege möglich. Wenn Sie sich jetzt mit dieser Arbeitsweise vertraut machen, können Sie in Zukunft viele Kundentermine mit weniger Zeitaufwand und bequemer vom Büro oder Homeoffice aus durchführen.
Im Homeoffice auf digitale Unterlagen zugreifen
Um im Homeoffice effektiv arbeiten zu können, müssen Sie und Ihre Mitarbeiter nicht nur Zugriff auf die Bürosoftware haben, sondern auch auf alle im Büro vorhandenen Papierunterlagen und Projektakten. Sie brauchen einen Scanner mit Mehrfacheinzug und ein geordnetes Ablagessystem. Wenn Sie nur die aktuelle Situation überbrücken wollen, kann eine gut organisierte Ordnerstruktur im Dateisystem ausreichen. Merken Sie sich jedoch vor, diese später wieder zu löschen, weil diese Form der Aufbewahrung digitaler Dokumente nicht GoBD-konform ist. Wenn Sie die digitalen Dokumente längerfristig nutzen wollen, ist eine digitale Bauakte besser geeignet.
Firmenpost von zu Hause versenden
Ein Teil der Geschäftspost wird weiterhin auf dem Postweg versandt. Es gibt Dienstleister, die diese Arbeit für Sie übernehmen und dafür sogar günstigere Portokosten anbieten. E-Briefe werden im PDF-Format digital übermittelt und analog versandt. Das können Sie auch mobil oder im Homeoffice erledigen und sparen dabei den Zeitaufwand für das Drucken, Verpacken und zur Post bringen. Bei dem in Deutschland führenden Anbieter Online-Brief24 werden die Briefe von der Deutschen Post zugestellt. So versenden Sie E-Briefe mit DATAflor BUSINESS.
Baustelleninformationen digital erfassen
Baustelleninformationen digital per Handy zu erfassen und ins Büro zu übermitteln ist über die normalen Funktionen der Mobilgeräte einfach machbar. Die Zuordnung zu den richtigen Adressen und Projekten verursacht allerdings viel Aufwand im Büro. Spezielle Apps, die mit Ihrem Bürosystem in Verbindung stehen und die Daten gleich an der richtigen Stelle ablegen, sind eine große Erleichterung für die zuständigen Mitarbeiter. Ein gut organisierter digitaler Datenfluss zwischen Baustelle und Büro wird in Zukunft einen wichtigen Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit von Projekten und Unternehmen haben.
Terminkalender für Kollegen freigeben
Auch unter normalen Umständen ist es komfortabel, die dienstlichen Terminkalender von Mitarbeitern und Kollegen einsehen zu können. Bürokräfte, die Termine für andere koordinieren, haben es leichter, wenn sie diese Termine selbst eintragen und ändern können. In vielen Kalendersystemen genügt es, seinen Kalender für andere Personen freizugeben, z:B. laut dieser Anleitungen für Google und Outlook 365. Eine professionelle Lösung, auch für die Verwaltung von E-Mail-Konten, bietet Microsoft Outlook in Verbindung mit einem Exchange Server.
Flexible Änderungen der Kalkulation und Baustellenorganisation
Stellen Sie sich sicherheitshalber darauf ein, dass über einen längeren Zeitraum hinweg keine sichere Kosten-, Personal- und Baustellenplanung möglich sein wird. Überprüfen Sie, wie gut diese Prozesse digitalisiert sind. Wie schnell können Sie die Auswirkungen von Änderungen erkennen und Anpassungen vornehmen? Welche Arbeitsschritte werden noch von Hand gemacht und kosten unnötig viel Zeit? Nutzen Sie auftretende Leerlaufzeiten, um diese Punkte zu verbessern. Die notwendigen Softwaretechnologien für Kalkulation, Personalplanung und Baustellenmanagement sind vorhanden.
Belegordner mit dem Steuerberater austauschen
Wenn Sie Ihren Pendelordner mit den Buchungsbelegen bisher persönlich an Ihr Steuerbüro übergeben haben, können Sie diesen nun alternativ per Post zusenden oder die Belege einscannen und digital übertragen. Mit einer DATEV-Schnittstelle, werden die digitalen Belege direkt zum zugehörigen Buchungsssatz gespeichert und gemeinsam übergeben. Von dieser Zeitersparnis profitieren Sie dauerhaft.
Fördergelder für Digitalisierung
Nutzen Sie die staatlichen Förderprogramme
