Digitalisierung im GaLaBau – Was ist für kleine Unternehmen wichtig?

Digitalisierung im GaLaBau – Was ist für kleine Unternehmen wichtig?

Die Digitalisierung ist in aller Munde, doch was bedeutet diese für den Arbeitsalltag in einem kleinen Garten- und Landschaftsbau-Unternehmen? Kleine Firmen haben während der Saison kaum Zeit, sich mit neuen Anforderungen zu beschäftigen. Jetzt im Winter ist der richtige Zeitpunkt, um sich über die wichtigsten Punkte zu informieren und einige Vorbereitungen zu treffen.

An welchen Stellen werden Sie voraussichtlich mit der Digitalisierung in Berührung kommen und welche Vorbereitungen können Sie treffen?


1. Sie erhalten Rechnungen digital per E-Mail

Senden Ihnen Ihre Geschäftspartner bereits Rechnungen im Original als PDF-Datei im Anhang einer E-Mail zu? Diese Rechnungen müssen in unveränderter Form digital aufbewahrt werden. Ein ordentlich abgelegter Papierausdruck reicht nicht aus. Auch die normale Ablage im Dateisystem, z.B. dem Windows-Dateiexplorer, genügt den Anforderungen nicht.

Sie müssen zusätzliche Vorkehrungen treffen, um die Unveränderbarkeit der Daten sicherzustellen, entweder bei Ihrer Hardware (z.B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger), bei Ihrer Software (z.B. Sperrung, Festschreibung, Versionierungsfunktion) oder durch organisatorische Maßnahmen (Regelung der Zugriffsberechtigungen).

Prüfen Sie, ob Ihre Bürosoftware oder Ihr Dokumentenmanagement-System bereits eine entsprechende Funktion anbietet. Das gewählte Verfahren muss GoBD-konform beschrieben werden, am besten stimmen Sie sich dazu mit Ihrem Steuerberater ab.


2. Die Finanzbehörden fordern digitale Daten an

Der Betriebsprüfer kann Sie dazu auffordern, einen Datenträger mit den aufzeichnungspflichtigen Daten in einem GoBD-konformen Format abzugeben.

Prüfen Sie, ob Ihr Softwareanbieter einen GoBD-Export bereitstellt, nach Möglichkeit mit einem gültigen Zertifikat der Zertifizierungsstelle Audicon. Wenn das nicht möglich ist, kann das Finanzamt verlangen, dass Sie bestimmte Auswertungslisten aus Ihrem Softwaresystem bereitstellen oder sogar, dass Sie einem Finanzbeamten direkten Zugang zu Ihren Softwaresystemen gewähren.

Bereiten Sie sich auf diese Varianten vor. Die Kosten müssen Sie jeweils selbst tragen.


3. Ihre Mitarbeiter erwarten neue Techniken

Was man privat selbstverständlich nutzt und praktisch findet, möchte man auch im Berufsleben nicht missen. Wer bei vorherigen Arbeitgebern moderne Geräte kennengelernt hat, ist enttäuscht, wenn er bei Ihnen auf liebgewonnene Funktionen verzichten muss. Das kann dazu führen, dass Mitarbeiter Ihren neuen Arbeitgeber altmodisch finden oder sogar über einen Wechsel nachdenken.

Nehmen Sie die Anregungen Ihrer Mitarbeiter ernst und überprüfen Sie, welche Vorteile Sie von gewünschten Tools und Techniken haben könnten. In vielen Fällen geht es nicht nur um die Zufriedenheit Ihres Mitarbeiters, sondern auch um wertvolle Zeiteinsparung oder einen Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen.


4. Ihre Kunden erwarten kurze Reaktionszeiten

Ihre Kunden haben viele Fragen zu Angeboten, Rechnungen und dem Baustellenverlauf. Dass diese umgehend beantwortet und Rückrufe sofort getätigt werden, erwartet Ihr Kunde heute mit Selbstverständlichkeit. Auch Änderungen und Ergänzungen von Angeboten und Aufträgen sollen möglichst noch am gleichen Tag im E-Mail-Postfach eingehen.

Ein Angebot per E-Mail zu versenden ist heute selbstverständlich. Auch mit Word und Excel können Sie sehr einfach PDF-Dokumente erstellen und als E-Mail-Anhang verschicken. Eine kaufmännische Software sollte den E-Mail-Versand sogar automatisch erledigen.

Sorgen Sie zusätzlich dafür, dass alle Mitarbeiter und Sie selbst jederzeit auf alle wichtigen Unterlagen zugreifen können. Das geht am einfachsten, wenn diese auf einem zentralen Rechner digital zur Verfügung stehen und auch mobil abgerufen werden können. Eine digitale Bauakte oder ein Dokumentenmanagement-System nimmt Ihnen die Organisation und Verwaltung der Daten ab.


5. Ihre Kunden erwarten eine Visualisierung

Was für Küche und Bad selbstverständlich ist, wird auch für den Garten erwartet. Mit fortschreitender Technik werden die Erwartungen an Ihre Beratungsleistung weiter steigen.

Machen Sie die ersten Schritte in diese Richtung. Arbeiten Sie mit den Fotos Ihrer Pflanzenlieferanten, wenn die Bildrechte das erlauben. Fotografieren Sie fertige Objekte, die sich gut entwickelt haben. Auch in Bilddatenbanken können Sie schöne Gartenfotos finden und die Bildrechte zu überschaubaren Kosten erwerben. Der Fachverband Garten- und Landschaftsbau bietet seinen Mitgliedern einen bevorzugten Zugriff auf verschiedene Bilddatenbanken.  

Auch ein Kurs zum Handzeichnen, z.B. bei www.zeichenwerk.de kann Ihnen wertvolle Dienste leisten. Vielleicht haben Sie auch einen Mitarbeiter mit entsprechenden Talenten. Finden Sie Ihren eigenen Weg und Ihren eigenen Stil. Hier finden Sie weitere Anregungen.


6. Zeit- und Fachkräftemangel zwingen Sie zur Verbesserung der Produktivität

Wenn Ihnen in Zukunft nicht genügend Arbeitskräfte zur Verfügung stehen, müssen Sie Ihr Unternehmen an die geringere Produktivzeit anpassen. Das hat oft erhebliche Auswirkungen auf Büro und Maschinenpark, weil weniger Geld zur Finanzierung der Gemeinkosten zur Verfügung steht.

Überlegen Sie, ob Sie durch neue Technologien und Automatisierung Zeit einsparen und produktiver werden können. Was benötigen die Arbeitskräfte, die Sie haben, um optimal arbeiten zu können? Wie kann die Effektivität der Arbeit durch bessere Vorbereitung gesteigert werden? Wie können Sie sich von lästigen Organisations- und Schreibarbeiten befreien? Es gibt viele verschiedene Lösungsansätze, z.B. elektronische Vermessungsgeräte, leistungsfähigere Maschinen oder auch eine Erweiterung Ihrer Bürosoftware. Schätzen Sie den Geldwert der erwarteten Zeiteinsparung und vergleichen Sie diesen mit den Kosten der Investition.

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