Drei typische Fehler bei der Nachkalkulation…

…und wie Sie diese bei der Bewertung von Baustellen vermeiden 

Gerade in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit und starkem Wettbewerbsdruck ist ein funktionierendes, operatives Controlling wichtiger denn je. Viele Betriebe wenden sich an uns mit der Frage: Wie kalkuliere ich Baustellen korrekt und sinnvoll nach? Dabei begegnen uns immer wieder die gleichen Stolperfallen - kleine Fehler mit großer Wirkung.

Ist der gemachte Fehler den Betrieben nicht bewusst, wird ein zu gutes oder zu schlechtes Ergebnis als „Realität“ wahrgenommen und zukünftige Entscheidungen werden auf falschen „Tatsachen“ getroffen.  

Deshalb zeigen wir Ihnen hier die drei häufigsten Fehler in der Nachkalkulation - und wie Sie diese vermeiden können.

1. Sozial- und Lohnnebenkosten werden "unterschlagen"!

Werden in der Nachkalkulation Lohnkosten in Form von Stunden auf die Projekte gebucht, greift die Buchung auf die Adresse der jeweiligen Mitarbeitenden zurück und bezieht aus dieser den Kalkulationslohn für eine Stunde. Oft ist bei Mitarbeitenden allerdings nur der tatsächlich vertraglich vereinbarte Stundenlohn hinterlegt, der dann 1:1 in die Nachkalkulation wandert. Auf Löhne sind aber Sozial- und Lohnnebenkosten arbeitgeberseitig abzuführen, die mit bei der Adresse hinterlegt werden müssen.

Tipp: Hinterlegen Sie die entsprechenden Zuschläge unter der Mitarbeiteradresse. So wird automatisch der vollständige Kalkulationslohn pro Stunde berechnet. Eine Anleitung dazu finden Sie in unserem Wiki-Bereich zur Mitarbeiteradresse.

In die Nachkalkulation wird dann für eine Kostenlohnart der automatisch berechnete Wert des Kalkulationslohns/Stunde gebucht. Für Betriebe im Garten- und Landschaftsbau ergeben sich hier Differenzen von aktuell ca. 30% der Lohnkosten. Bei falscher Einstellung lassen diese „unterschlagenen“ Kosten die Ergebnisse unterm Strich in erheblichem Maße zu positiv aussehen. 

2. Kostenlohnart? Produktivstunde? Oder beides?

Lohnarten, die in den Programmdaten hinterlegt sind und später in die Nachkalkulation übernommen werden, haben zwei Einstellmöglichkeiten. Damit wird festgelegt, wie Baustellen mit den richtigen Werten belastet werden: Sie können auswählen, ob es sich bei der Lohnart um eine Kostenlohnart und/oder eine Produktivstunde handelt. 

Ob in Ihren Betrieben der eine und/oder der zweite Haken zu setzen ist, kann pauschal nicht beantwortet werden. Das entscheidet jedes Unternehmen selbst – zum Beispiel beim Thema Fahrzeit. Wird die Zeit vom Betriebshof zur Baustelle als Leistung gesehen, die abgerechnet wird, müssen bei der Lohnart „Fahrzeit“ beide Haken gesetzt werden. Beginnt die bezahlte Arbeitszeit aber erst direkt auf der Baustelle, zählt die Fahrzeit nicht als Kostenlohnart und nicht als Produktivstunde. Dann dürfen keine Haken gesetzt sein.

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie in unserem Wiki-Artikel zur Lohnartenverwaltung.

Oder Sie melden sich direkt bei uns - wir schauen gemeinsam drauf.

3. Buchungen von Leistungs- und Gemeinkostengeräten…

In vielen Unternehmen gibt es einen großen Maschinen-, Fuhr- und Gerätepark mit ganz unterschiedlichen Maschinen, Fahrzeugen und Werkzeugen. Doch was davon ist als Einzelkostenfaktor auf die Baustelle zu buchen? Auch hier gibt es keine pauschale Antwort. Grundsätzlich gilt aber: Alle Maschinen, die bereits in der Vorkalkulation als Einzelkosten eingeplant wurden, müssen auch als Einzelkosten nachkalkuliert werden.

Ein Beispiel: In einem Unternehmen gelten alle Bagger bis 3,5 Tonnen als Gemeinkostengeräte – also Geräte, deren Kosten über die Baustellengemeinkosten (BGK) auf alle Baustellen verteilt werden. In einem anderen Betrieb gelten diese Bagger als Leistungsgeräte, also Einzelkosten. Beide Firmen nutzen möglicherweise denselben Baggertyp – müssen ihn aber in der Nachkalkulation unterschiedlich behandeln.

Sind meine kleinen Bagger für mich persönlich ein Gemeinkostenfaktor und werden somit auf alle Baustellen kostentechnisch in Form der BGK (Baustellengemeinkosten) umgelegt, darf ich diese Maschinen nicht in Form von Einzelkosten auf die Baustelle buchen. Tue ich dies dennoch, belaste ich die Baustelle fälschlicherweise doppelt – einmal in Form der Stunden/Euros des realen Gerätes (Einzelkosten) und nochmal in der Geltendmachung der BGK.

Fazit: Vertrauen Sie Ihren Zahlen – aber nur, wenn die Basis stimmt

Nachkalkulation ist kein starres Schema, sondern ein Vorgang, der sich an Ihren betrieblichen Gegebenheiten orientieren muss. Nur wenn die Grundlagen stimmen - von den Lohnarten bis zur Gerätebuchung - liefern Ihre Zahlen auch wirklich belastbare Aussagen.

In der DATAflor Zahlenwerkstatt unterstützen wir Sie gerne dabei, Ihre Einstellungen zu prüfen und gemeinsam eine Nachkalkulation zu entwickeln, der Sie vertrauen können.

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