In 5 Schritten zur eigenen E-Mail-Vorlage in Outlook

So sparen Sie jeden Tag wertvolle Arbeitszeit ein

So sparen Sie jeden Tag wertvolle Arbeitszeit ein

Eine kleine Verbesserung für Ihr Zeitmanagement. Setzen Sie diese gleich um.

Viele E-Mail-Texte werden täglich immer wieder neu geschrieben. Die Erstellung einer E-Mail-Vorlage ist schnell gemacht, spart lästige Tipparbeit und hilft, Fehler zu vermeiden. 

Ein weiterer Vorteil: Wenn mehrere Personen im Büro arbeiten und die gleichen Textvorlagen verwenden, wirkt Ihr Unternehmen nach außen hin einheitlicher und professioneller.

  

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Schritt 1: Anlegen eines Vorlagen-Ordners

Schritt 1: Anlegen eines Vorlagen-Ordners

  • Schalten Sie über die Navigationsleiste am linken unteren Bildschirmrand die Ansicht auf "Ordner" um.
  • Legen Sie an passender Stelle über die rechte Maustaste "Neuer Ordner…" einen Ordner mit dem Namen "Vorlagen" an und darunter bei Bedarf weitere Ordner für verschiedene Themen.

Tipp: Wenn Sie eine Outlook-Netzwerkversion nutzen, können Sie unterhalb des Ordners "öffentliche Ordner" (evtl. ganz nach unten scrollen) einen Vorlagenordner anlegen, der von allen Outlook-Nutzern verwendet werden kann. Dafür benötigen Sie eventuell besondere Rechte von Ihrem Systemadministrator.

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Schritt 2: Erstellen einer E-Mail-Vorlage

Schritt 2: Erstellen einer E-Mail-Vorlage

  • Erstellen Sie eine neue (normale) E-Mail.
  • Entwerfen Sie den Text und finden Sie einen guten Betreff, der Ihnen beim Finden der Vorlage hilft und auch für den Empfänger geeignet ist.
  • Wenn Ihre Signatur automatisch in die E-Mail eingefügt wurde, löschen Sie diese heraus.

Tipp: Einige praktische E-Mail-Vorlagen stellen wir Ihnen hier zur Verfügung.

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Schritt 3: Abspeichern der E-Mail-Vorlage

Schritt 3: Abspeichern der E-Mail-Vorlage

  • Wählen Sie im Menü "Datei -> Speichern unter", es öffnet sich ein Fenster zur Auswahl des Speicherortes.
  • Stellen Sie zuerst unterhalb des Dateinamens den Dateityp von "Outlook-Nachrichtenformat…" auf "Outlook-Vorlage" um.
  • Wählen Sie nun einen Speicherort, z.B. Desktop.

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Schritt 4: Verschieben der E-Mail-Vorlage in den neu angelegten Ordner „Vorlagen“

Schritt 4: Verschieben der E-Mail-Vorlage in den neu angelegten Ordner „Vorlagen“

  • Wählen Sie im Outlook den neu angelegten Ordner "Vorlagen" bzw. den passenden Unterordner aus.
  • Gehen Sie dann im Dateiexplorer auf den in Schritt 3 gewählten Speicherort, z.B. Desktop und kopieren Sie die gespeicherte Vorlagendatei per Drag & Drop oder Strg+C (kopieren) und Strg+V (einfügen) in den Ordner "Vorlagen". Nun ist Ihre E-Mail-Vorlage fertig.

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Schritt 5: Verwenden der E-Mail-Vorlage

Schritt 5: Verwenden der E-Mail-Vorlage

Gehen Sie auf den Ordner "Vorlagen" und wählen Sie dort die gewünschte Vorlage mit einem Doppelklick aus. Die geöffnete E-Mail können Sie nun wie eine normale E-Mail verändern und versenden.

Tipp: Fügen Sie den Vorlagen-Ordner Ihren Favoriten oder Verknüpfungen hinzu, dann können Sie noch schneller darauf zugreifen.

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