Finden statt suchen

Dokumentenmanagement-Systeme für den GaLaBau

Sie kennen das bestimmt: Sie müssen ein wichtiges Dokument finden, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen. Der Ordnerdschungel auf Ihrem Computer lässt Sie verzweifeln, und die Suche scheint endlos. Aber das muss nicht sein! Dank Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) finden Sie Ihre Dokumente in Nullkommanichts.

Warum Zeit verschwenden, wenn Sie finden können?

Mit DMS war die Dokumentensuche noch nie so einfach und schnell. Diese Softwarelösungen ermöglichen eine automatisierte Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Das System durchsucht Ihre Daten gemäß Ihren Anweisungen und erspart Ihnen mühsame Suchprozesse.

Es gibt verschiedene DMS-Anbieter. Das DMS von DATAflor, die digitale Bauakte, bietet mehr als nur die Standardfunktionen. Neben der allgemeinen Dokumenten- und Workflowverwaltung ist sie speziell darauf ausgelegt, projektbezogene Dokumente effizient zu speichern und zu organisieren.

Die Vorteile des DMS auf einen Blick

Mehr Zeit für das Wesentliche: Mit DMS haben Sie mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben. Statt in endlosen Aktenbergen zu stöbern, können Sie sich auf produktive Aufgaben konzentrieren.
Einsparung von Kosten, wie Personalkosten, die durch langes Suchen entstehen.
Mentale Entlastung: Die Suche nach Dokumenten kann nervenaufreibend sein. Doch mit dem DMS verschwindet die Last, Ihre Gedanken sind frei wie ein Vogel im Wind.
Unabhängigkeit im Krankheitsfall: Selbst wenn Sie einmal ausfallen sollten, können Ihre Kolleg*innen nahtlos auf benötigte Informationen zugreifen. Mit dem DMS ist das Wissen des Unternehmens für alle zugänglich, ohne Einschränkungen.

Effektiver sucher, noch scheller finden

Die DATAflor Bauakte bietet Ihnen eine komfortable, leistungsstarke Suche zum schnellen Finden von Dokumenten.

Hier sind einige Tipps und Tricks, wie Sie das Beste aus Ihrer Dokumentsuche herausholen können:

Multisuche für präzise Ergebnisse

Die Multisuche-Funktion ermöglicht es Ihnen, Ihre Suchanfragen zu verfeinern und genau die Dokumente zu finden, die Sie benötigen. Indem Sie ein Leerzeichen vor Ihrem Suchbegriff eingeben, führen Sie eine Volltextsuche durch, die auch Wörter findet, in denen der Suchbegriff enthalten ist. Zum Beispiel findet die Eingabe von "Bagger" alle Wörter, die mit "Bagger" beginnen, während die Eingabe von " Bagger" zusätzlich alle Wörter findet, die das Wort "Bagger" enthalten.

Verknüpfung von Suchbegriffen

Sie können mehrere Suchbegriffe miteinander verknüpfen, um Ihre Suche weiter zu präzisieren. Verwenden Sie && für eine UND-Verknüpfung und || für eine ODER-Verknüpfung. Zum Beispiel findet die Eingabe von "Lieferschein && 112233" alle Dokumente, die sowohl den Begriff "Lieferschein" als auch "112233" enthalten.

Zeitliche Einschränkungen und Kategorien

Um Ihre Suche weiter zu optimieren, können Sie den Zeitraum auswählen, in dem das Dokument erstellt wurde, sowie Verantwortliche, Kategorien und Dokumentenarten festlegen. So erhalten Sie schneller ein Suchergebnis und können gezielt nach bestimmten Dokumenten suchen.

Verlinkung mit LV für noch gezieltere Suche

Dokumente können einem LV direkt zugeordnet werden oder mit einem LV verlinkt werden, um die Suche noch präziser zu gestalten. Wenn Sie im Suchkriterium LV ein oder mehrere LV auswählen, werden im Suchergebnis sowohl die Dokumente angezeigt, die zu einem der gewählten LV angelegt sind, als auch die Dokumente, die mit einem der gewählten LV verlinkt sind.

DMS: Ihr Werkzeug gegen das Bürochaos

Dokumentenmanagement-System im GaLaBau verwandeln Ihr Büro in einen Ort der Effizienz und Organisation.

Mit diesen Tipps und Tricks können Sie Ihre Dokumentsuche effektiv gestalten und schneller die benötigten Informationen finden. Machen Sie sich das Leben leichter und nutzen Sie die Möglichkeiten unseres DATAflor Bauakte voll aus!