Wie hilft Ihnen eine digitale Bauakte bei der Einhaltung der GoBD?
Die GoBD, also die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" gelten für alle Veranlagungszeiträume ab dem 31.12.2014.
Aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen, die im Original digital sind, müssen digital aufbewahrt werden, ein Ausdruck reicht nicht aus. Die GoBD gilt aber auch für Papierdokumente, die zusätzlich in elektronischer Form aufbewahrt werden, unabhängig davon, ob die Papierdokumente entsorgt werden oder nicht.
Für die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Daten und die Einhaltung der festgelegten Verfahren sind allein Sie als Steuerpflichtiger verantwortlich – auch wenn die Bearbeitung und Aufbewahrung durch einen Dienstleister, z.B. einen Steuerberater erfolgt.
Bei der Einhaltung der GoBD können Ihnen die DATAflor Bauakte oder vergleichbare Systeme viel Arbeit abnehmen.
1. Sicherstellung der Unveränderbarkeit
Die Versionsverwaltung der DATAflor Bauakte sorgt dafür, dass bei der Änderung eines Dokuments die Originalversion immer automatisch gespeichert wird. Zusätzlich können Dokumente vollständig gegen Änderungen gesperrt werden.
2. Vollständigkeit der Dokumentation
Da die DATAflor Bauakte direkt in die kaufmännische Software DATAflor BUSINESS integriert ist, können alle mit DATAflor BUSINESS gedruckten Unterlagen in einem automatischen Prozess in der Bauakte abgelegt werden. Das ist ein wirksamer Schutz gegen das Vergessen.
Für die Erfassung externer und aus anderen Systemen stammender Dokumente müssen zuverlässige Verfahren festgelegt und dokumentiert werden.
3. Nachvollziehbarkeit der Buchungen
Um die Vorgabe der Nachvollziehbarkeit einzuhalten, müssen Sie Belege und Unterlagen nicht nur zuverlässig aufbewahren, sondern auch in geordneter Form ablegen, damit ein Außenstehender die benötigten Dokumente mit vertretbarem Aufwand finden kann.
Die DATAflor Bauakte ordnet die Dokumente in einem Arbeitsschritt dem Lieferanten, dem Auftraggeber, dem Projekt und bei Bedarf sogar der Position zu. Eine Volltextsuche stellt sicher, dass auch versehentlich falsch abgelegte Dokumente schnell aufzufinden sind.
4. Eindeutige Indizierung von Daten
Die DATAflor Bauakte versieht jedes elektronische Dokument mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index und stellt die Verknüpfung zwischen Index und elektronischem Dokument während der gesamten Aufbewahrungsfrist sicher.
5. Schutz der Daten durch Zugangs- und Zugriffsregelungen
Zum Schutz der elektronischen Daten vor Änderungen und Verlust gehört auch, dass Sie sicherstellen, dass nur zuständige und autorisierte Personen auf die Dateien und Softwaresysteme zugreifen können.
Der Zugang zur DATAflor Bauakte ist nur für registrierte Benutzer möglich und kann durch die Benutzerverwaltung weiter geregelt und eingeschränkt werden.
6. GoBD-konforme Verfahrungsbeschreibungen
Zur Einhaltung der GoBD benötigen Sie Verfahrensbeschreibungen für Ihre betriebsinternen Abläufe beim Umgang mit GoBD-relevanten Daten. Diese müssen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum historisch nachvollziehbar sein.
Mit der Versionsverwaltung der DATAflor Bauakte halten Sie Ihre Verfahrensbeschreibungen über Jahre aktuell und können bei Bedarf immer wieder auf frühere Versionsstände zugreifen.
