Wann darf ich eine Rechnung löschen?

Reine Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen sind nicht aufbewahrungspflichtig, d.h. wenn eine Rechnung noch nicht versandt wurde, können Sie diese in Ihrem Softwaresystem ohne Weiteres löschen.
 

Was können Sie tun, um Fehlbuchungen zu vermeiden und um gegenüber den Finanzbehörden die Einhaltung der GoBD nachzuweisen?

Nutzen Sie Druckvorschau und Probedruck

Auch wenn eine Rechnung nur ausgedruckt, aber noch nicht versandt wurde, entstehen beim Löschen schnell Probleme, z.B. wenn die verwendete Rechnungsnummer nicht neu vergeben wird und eine Lücke im Belegnummernkreis entsteht. Vermeiden Sie daher nach Möglichkeit alle Fehldrucke, indem Sie in der Druckvorschau am Bildschirm eine sorgfältige Sichtkontrolle durchführen und, je nach verwendeter Software, eine Probeausdruck-Funktion ohne Belegnummer nutzen.
 

Legen Sie Berechtigungen fest 

Sorgen Sie dafür, dass nur entsprechend qualifizierte Mitarbeiter zum Drucken von Rechnungen berechtigt sind, am besten über entsprechende Einstellungen in Ihrem Softwaresystem, alternativ über festgeschriebene organisatorische Maßnahmen. Schränken Sie die Berechtigung zum Löschen von Rechnungen noch weitgehender ein.
 

Protokollieren Sie das Löschen von Rechnungen

Die GoBD schreiben vor, dass das Löschen von Belegen und Buchungen protokolliert werden muss. Legen Sie in Ihren Verfahrungsbeschreibungen fest, dass beim Löschen von Rechnungen Datum, Benutzername und Begründung protokolliert werden oder nutzen Sie entsprechende Funktionen in Ihrem Softwaresystem.
 

Erstellen Sie eine Storno-Rechnung

Sobald eine Rechnung Ihr Haus bereits verlassen hat, z.B. als Brief, Fax oder E-Mail, dürfen Sie die Rechnung nicht mehr löschen, sondern nur noch durch eine Storno-Rechnung (früher Gutschrift) aufheben. Auch die entsprechenden Finanzbuchungen dürfen nicht gelöscht werden, sondern müssen durch Erfassen einer Stornierung/Kürzung korrigiert werden.