Automatisch Belegnummern vergeben

Mit dem neuen Printmanagement vermeiden Sie Lücken in der Belegnummernkette

Wissen Sie eigentlich, dass die Belegnummernvergabe mit dem neuen Printmanagement automatisch passiert? Sie benötigen den Pfeil zum Aufruf der nächsten Belegnummer nicht mehr, die Vergabe erfolgt automatisch bei der Ausgabe.

Auch wenn der Pfeil zum manuellen Aufruf der nächsten Belegnummer Ihnen weiterhin zur Verfügung steht, hat die Nutzung der Automatik für Ihren Betrieb einen entscheidenden Vorteil: Sie vermeiden Lücken in der Belegnummernkette, da diese erst dann vergeben wird, wenn die Rechnung auch tatsächlich ausgegeben wird.

Wie die Automatik Belegnummernlücken verhindern kann, möchten wir Ihnen anhand von zwei Beispielen, die auf einer gleichen Ausgangssituation basieren, verdeutlichen:
 

Beispiel 1: Ausgabe einer Rechnung mit manuell gewählter Belegnummer

  • Mitarbeiter A ruft für ein LV den Rechnungsdruck auf und füllt das Feld Beleg-Nr. per Klick auf den grünen Pfeil mit Beleg-Nr. 10001.
  • Mitarbeiter B ruft für ein anderes LV ebenfalls den Rechnungsdruck auf und erzeugt manuell die Beleg-Nr. 10002.
  • Mitarbeiter A muss zu Korrekturzwecken zurück ins LV wechseln und schließt den Rechnungsdruck ohne Ausgabe.
  • Mitarbeiter B gibt seine Rechnung mit der Beleg-Nr. 10002 aus.
  • Mitarbeiter A öffnet für sein korrigiertes LV erneut den Rechnungsdruck und ruft wieder über den grünen Pfeil die nächste Beleg-Nr. auf.
    Da die zuletzt erzeugte Rechnung mit Beleg-Nr. 10002 ausgegeben wurde, ist die nächste Beleg-Nr. aus dem Nummernkreis nun die Nr. 10003.

Ergebnis: Beleg-Nr. 10001 wurde nicht verwendet; als Folge ist eine Lücke in der Belegnummernkette entstanden.

 

Beispiel 2: Ausgabe einer Rechnung mit automatischer Belegnummernvergabe

  • Mitarbeiter A ruft für ein LV den Rechnungsdruck auf, ohne das Feld Beleg-Nr. manuell zu füllen. Im Feld und auf der Rechnung in der Druckvorschau steht anstelle der Beleg-Nr. der Platzhalter <automatisch>.
  • Mitarbeiter B ruft für ein anderes LV den Rechnungsdruck auf, ebenfalls ohne manuelle Belegnummernvergabe über den Pfeil.
  • Mitarbeiter A muss zu Korrekturzwecken zurück ins LV wechseln und schließt den Rechnungsdruck ohne Ausgabe.
  • Mitarbeiter B gibt seine Rechnung aus. Die Beleg-Nr. 10001 wird automatisch bei Ausgabe erzeugt.
  • Mitarbeiter A öffnet für sein korrigiertes LV erneut den Rechnungsdruck und gibt die Rechnung aus.
    Da die automatische Belegnummernvergabe greift, wird die Beleg-Nr. 10002 auch für diese Rechnung erst bei Ausgabe ausgegeben.

Ergebnis: Die automatische Generierung der Beleg-Nr. bei Ausgabe verhindert, dass Beleg-Nr. im Vorfeld „geblockt“ werden. Das Ergebnis ist eine lückenlose Belegnummernkette.


Das Beispiel macht deutlich, dass insbesondere in Unternehmen, in denen mehrere Mitarbeitende mit der Rechnungserstellung beauftragt sind, die automatische Belegnummernvergabe dabei hilft Lücken in der Belegnummernkette zu vermeiden.

Sollte dennoch mal eine Lücke in der Belegnummernkette entstehen, z.B. wenn eine Rechnung fehlerhaft ausgegeben wurde, steht Ihnen natürlich auch im neuen Printmanagement wieder die Suchfunktion nach freien Belegnummern zur Verfügung.

Autorin:

Simone Kley

Produktmanagement

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