GoBD-konform mit DATAflor

GoBD-konform mit DATAflor

Wir beantworten Ihre wichtigsten Fragen

Die GoBD, also die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", sind in aller Munde. Denn die GoBD stellen alle Betriebe vor neue Herausforderungen.

Die DATAflor Software unterstützt Sie dabei, GoBD-konform zu arbeiten. Annett Schacht, Rainer Cvecko und Nils Timmermann, unsere Produktmanager für den Bereich Rechnungswesen, beantworten Ihnen hier die wichtigsten Fragen bezüglich der GoBD und DATAflor BUSINESS.
 

Sind meine Daten in DATAflor BUSINESS von der GoBD berührt oder nur meine Finanzbuchhaltung?

Von den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind alle Datenverarbeitungssysteme betroffen, mit denen Daten und Dokumente, die den außersteuerlichen und steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten unterliegen, elektronisch erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden, d.h. auch DATAflor BUSINESS.

Für die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Daten und die Einhaltung der festgelegten Verfahren ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich.
 

Gibt es für DATAflor BUSINESS eine Verfahrensdokumentation?

Nein. Die Verfahrensdokumentation müssen Sie für den gesamten organisatorisch und technisch gewollten Prozess der Datenverarbeitung innerhalb Ihres Unternehmens individuell erstellen. Zur Beschreibung der Datenverarbeitung innerhalb von DATAflor BUSINESS haben wir für Sie eine Anwendungsdokumentation zusammengestellt, die Sie für Ihr Unternehmen anpassen, und in Ihre Verfahrensdokumentation integrieren können.

Zur Anwendungsdokumentation...
 

Wie stelle ich dem Betriebsprüfer die GoBD-relevanten Daten aus DATAflor BUSINESS bereit?

Mit dem GoBD-Export von DATAflor BUSINESS können Sie Ihre Daten für die digitale Betriebsprüfung durch das zuständige Finanzamt exportieren. Die von audicon zertifizierte Exportschnittstelle gibt die Daten technisch konform zum Beschreibungsstandard des Bundesministeriums für Finanzen aus und diese können vom Prüfenden in seine Prüfsoftware importiert werden.

Folgende Daten können Sie aus DATAflor BUSINESS exportieren: Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Nachkalkulation, Angebote, Adressen und Positionen.

Zudem können Sie dem durch die Finanzbehörde beauftragten Prüfenden innerhalb des Netzwerks den Zugriff auf DATAflor BUSINESS durch Einrichten eines zusätzlichen Benutzers ermöglichen.
 

Benötige ich die erweiterte Benutzerverwaltung, um mit DATAflor BUSINESS GoBD-konform arbeiten zu können?

Nein. DATAflor BUSINESS wird mit drei vordefinierten Benutzergruppen ausgeliefert (Administrator, Hauptbenutzer und Benutzer), denen jeweils ein unterschiedlicher Funktionsumfang zur Verfügung steht. Mit der Programmerweiterung „erweiterte Benutzerverwaltung“ können Sie eigene Benutzergruppen anlegen und die Software so individuell und flexibel konfigurieren, dass jedem Benutzer nur die Programmfunktionen zur Verfügung stehen, die er für seine Tätigkeit benötigt, und nur die Informationen angezeigt werden, die für ihn relevant sind.
 

Ist die DATAflor Bauakte GoBD-konform?

Ja. Die DATAflor Bauakte können Sie u.a. zur zentralen Ablage und Aufbewahrung von elektronisch empfangenen und gesendeten Unterlagen (E-Mails inkl. Anhänge) verwenden. Ab DATAflor BUSINESS 2019 stehen Ihnen zusätzlich Funktionen zur Versionierung von Dokumenten zur Verfügung, d.h. zu einem Dokument können Sie verschiedene Versionsstände erstellen und vorhalten sowie einzelne Versionsstände vor weiterer Bearbeitung schützen. Beispielsweise können Sie eine per E-Mail empfangene PDF einer Eingangsrechnung als ersten Versionsstand sichern. Aus dieser PDF können Sie anschließend eine neue Version erstellen (physikalische Kopie der Datei), auf der Sie mit Ihrem PDF-Bearbeitungsprogramm einen elektronischen Eingangsstempel, Notizen usw. vornehmen können. Die Versionierung ist für alle Dateitypen möglich.
 

Was mache ich mit einer Rechnung, die ich falsch ausgedruckt habe?

Das kommt darauf an: Reine Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen sind nicht aufbewahrungspflichtig, sofern diese nicht tatsächlich abgesandt wurden. D.h. wenn die Rechnung Ihr Haus noch nicht verlassen hat, dann können Sie die Rechnung im Baustellenkonto löschen, vorausgesetzt Sie sind dazu mit dem entsprechenden Benutzerrecht autorisiert.

Hat die Rechnung Ihr Haus bereits verlassen (Brief, Fax, E-Mail abgeschickt), dann müssen Sie in DATAflor BUSINESS eine Storno-Rechnung, einschließlich der entsprechenden Finanzbuchungen, durch Erfassen einer Kürzung für den gesamten Rechnungsbetrag im Zahlungseingang erstellen.

Wir empfehlen Ihnen immer zuerst die sorgfältige Sichtkontrolle in der Druckvorschau am Bildschirm bzw. einen Probeausdruck der Rechnung ohne Belegnummer zu drucken, um unnötige Finanzbuchungen und ggf. Lücken in der Belegnummernkette zu vermeiden.
 

Ihre Annett Schacht, Rainer Cvecko und Nils Timmermann

Zertifizierter GoBD-Export:

audicon bestätigt DATAflor den GoBD-konformen Datenexport
 

Zum Zertifikat

Autoren:

Annett Schacht

Produktmanagement

 

Rainer Cvecko

Produktmanagement
Rechnungswesen

 

Nils Timmermann

Produktmanagement
Rechnungswesen

Die Anforderungen der GoBD mit DATAflor BUSINESS umsetzen!