Wie gelingt digitales Projektmanagement im Baustellenalltag?

Mitreißender Vortrag des DATAflor-Anwenders Florian Cichon bei HTI-Fachseminaren

Zum „Digitalen Projektmanagement“ zeigte Herr Cichon, Prokurist der Firma Strobl Straßenbau und Tiefbau GmbH, ein wahres Feuerwerk an Digitalisierungsmöglichkeiten, die bei Strobl bereits in Anwendung sind und sich in der Praxis bewährt haben. Etwa 50 namhafte Unternehmer aus der Baubranche verfolgten im Rahmen der HTI-Fachseminare am 22.01.2019 in Röttenbach und am 22.11.2018 in Markt Schwaben gespannt, wie es Herrn Cichon gelang, das Thema Digitalisierung zum Leben zu erwecken.

Anhand von praktischen Beispielen stellte er vor, wie das Team der Firma Strobl Schritt für Schritt die gesamte Projektabwicklung auf digitale Technologien umgestellt hat und welche Vorteile mit der Digitalisierung der einzelnen Arbeitsschritte erzielt werden konnten.

Von der Kalkulation auf dem Papier zur Deckungsbeitragsrechnung

Zuverlässige Kennzahlen für Entscheidungen

Das Einblenden eines Blatt Papiers mit einem handschriftlich notierten Eurobetrag machte bereits deutlich, wie viel mehr Bewertungs- und Vergleichsmöglichkeiten bei Strobl zur Verfügung stehen, seit die Kalkulation durchgängig mit DATAflor BUSINESS erfolgt. Die Entscheidungen zu Preisen und Projekten werden jetzt auf Grundlage zuverlässiger Kennzahlen, z.B. dem Deckungsbeitrag je Stunde, getroffen.

Von der Magnettafel zur digitalen Baustellenplanung

Mehr Übersicht bei der Ressourcenplanung

Auch beim Thema Ressourcenplanung wurde schnell deutlich, dass die Magnettafel nicht mithalten kann, wenn im digitalen Personal- und Baustellen-Manager abwesende Mitarbeiter und belegte Geräte gar nicht erst für die Planung zur Verfügung stehen. Auch Konflikte und Doppelverplanungen kann Herr Cichon schon beim Planen erkennen und nicht erst auf der Baustelle.

Wie funktioniert ein mobiles Büro und welche Entscheidungen kann ich dadurch sofort treffen?

Apps als Bindeglied zwischen Büro und Baustelle

Die DATAflor Apps sind bei Strobl zu einem unverzichtbaren Bindeglied zwischen Büro und Baustelle geworden. Durch den Zugriff auf alle wichtigen Adressen, Angebots- und Kalkulationsdaten und Dokumente der Bauakte können viele Entscheidungen sofort getroffen werden. Auch die persönliche ToDo-Liste gerät nicht aus dem Blickfeld.

Wie kann die Beschaffung digitalisiert werden?

Digitale Vernetzung zwischen Materiallieferanten und Branchensoftware

Bei einer vollständigen Digitalisierung wäre die Kalkulationssoftware direkt mit der Warenwirtschaft des Händlers verbunden. Da das noch nicht möglich ist, wird für seltene Artikel direkt aus der Vorkalkulation eine Preisanfrage gestellt und auf herkömmlichen Wegen versandt. Standardmaterialien werden über einen vorbereiteten Warenkorb im Onlineportal der Firma HTI direkt bestellt. Hier hofft Herr Cichon auf weitere Verbesserungen durch die digitale Vernetzung der Materiallieferanten mit der Branchensoftware.

Vom Meterstab zur digitalen Bauabrechnung

30% Zeiteinsparung durch Totalstation und CAD

Gegenüber manuellem Zeichnen und Tippen von Mengennachweisen sparen die für die Bauabrechnung verantwortlichen Kollegen mit Leica Totalstation und DATAflor GREENXPERT oder DATAflor ETB-CAD durchschnittlich 30% Ihrer Arbeitszeit ein. Auch von den Auftraggebern gibt es positive Rückmeldungen: die Rechnungen sind schneller und besser prüfbar und werden seltener angezweifelt.

Wozu braucht man die Daten der Nachkalkulation?

Digitaler Datenfluss von der Baustelle ins Büro

Die Daten der Zeiterfassung aus der DATAflor App Time und Geocapture fließen direkt in die DATAflor BUSINESS Nachkalkulation und Projektauswertung ein und können gleich mehrfach genutzt werden. 

Vergleich von Teams

Werden gleiche Leistungen von verschiedenen Kolonnen bearbeitet, können Leistungsunterschiede sichtbar werden und einen gesunden Wettbewerb fördern. 

Überwachung der Liquidität und Soll-Ist-Vergleich

Mit den Auswertungen aus DATAflor BUSINESS können bei Strobl alle Projekte auf einen Blick überwacht werden. Der zum Stichtag abgerechnete Gesamtbetrag wird den Materialkosten und den aus der Nachkalkulation stammenden Personalkosten gegenübergestellt. Hier ist sofort zu sehen, wenn bei einer Baustelle die Abrechnung im Rückstand ist oder insgesamt aus dem Ruder läuft. So kann rechtzeitig gegengesteuert und agiert, statt reagiert werden.

Noch wertvoller werden die Daten der Nachkalkulation bei der Optimierung der Kalkulationsansätze und Kalkulationszuschläge der Vorkalkulation. Im Modul Plankosten wird laufend überprüft, ob die Kalkulationszuschläge auch der tatsächlichen Geschäftsentwicklung entsprechen oder angepasst werden müssen. 

Digitaler Informationskreislauf trägt zur ständigen Optimierung bei

Digitalisierung der gesamten Prozesskette

Inzwischen ist bei Strobl die gesamte Prozesskette Angebotsanfrage – Kalkulation – Abwicklung – Abrechnung – Nachkalkulation digitalisiert. Weil die Erkenntnisse aus Abwicklung und Nachkalkulation wieder in die Angebotserstellung und Kalkulation der neuen Projekte einfließt, ist ein Informationskreislauf entstanden. Der regelmäßige Rückfluss der Informationen sorgt dafür, dass alle Prozesse kontinuierlich optimiert und Fehler reduziert werden.

Herrn Cichons Fazit und Rat für andere Unternehmen

Die Digitalisierung bietet großen Nutzen und viele Chancen, aber nicht jeder Betrieb ist gleich. Jedes Unternehmen muss für sich selbst bewerten, welche Digitalisierungsmaßnahmen Erleichterung verschaffen und das Unternehmen voranbringen.

Florian Cichon

Prokurist bei der Strobl Straßenbau und Tiefbau GmbH

12 Schritte zur Digitalsierung

Ihr Weg zum digitalen Projektmanagement.

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