Datenschutz-Pflichtinformationen (Kopie 1)

Datenschutz-Pflichtinformationen

I. Einleitung

DATAflor AG
August-Spindler-Str. 20
37079 Göttingen

Telefon: +49 (551) 50665-0
Telefax: +49 (551) 50665-59
E-Mail: info@dataflor.de

Vertreten durch:

Vorstand: Christoph Honig, Matthias Gehrke
Aufsichtsratsvorsitzender: Adi Drotleff
 

Wir, die DATAflor AG, als verantwortliche Stelle möchten Ihnen nachstehend erklären, welche Daten wir von Ihnen wie verarbeiten.
 

II. Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zum Datenschutz steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter Herr Thomas Werning gerne zur Verfügung.

Dieser ist erreichbar unter:
werning.com GmbH - Dieselstraße 12 - 32791 Lage, 
E-Mail: datenschutz@dataflor.de, Tel.: +49 5232 980-4700

Mit diesen Datenschutz-Pflichtinformationen kommen wir als verantwortliche Stelle unserer Informationspflicht gemäß Art. 12-14 DSGVO nach.
 

III. Informationen zur Datenerhebung und -verarbeitung

Nachfolgend finden Sie Informationen, welche personenbezogenen Daten (dies sind alle Daten, die Sie als natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) identifizieren oder identifizierbar machen) erhoben werden können. 

Das sind zum Beispiel:

  • Kundenstammdaten zur Vertragsdurchführung/Erfüllung der Dienstleistung, Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Daten im Zusammenhang mit der Zahlungsabwicklung, Korrespondenz (z.B. Schriftverkehr oder E-Mailverkehr mit Ihnen), Werbe- und Vertriebsdaten (z.B. zur Information über neue potenziell interessante Angebote per Post oder bei entsprechender Einwilligung auch per E-Mail) 
  • Daten aus Kontaktanbahnungen wie Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
  • Lieferantendaten wie Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
  • Beschäftigtendaten wie Name, Anschrift, Bankdaten, Religionszugehörigkeit, Personalnummer, Sozialversicherungsnummer, die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten sowie weitere und besondere Kategorien personenbezogener Daten
  • Bewerberdaten wie Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Familienstand, Religionszugehörigkeit
     

IV. Beschwerderecht

Soweit Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt, steht Ihnen ein Beschwerderecht gegenüber der für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Niedersachsen, https://www.lfd.niedersachsen.de sowie bei jeder anderen Datenschutzaufsichtsbehörde zu. 


V. Zwecke der Verarbeitung

1. Kundendaten/Interessenten

Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten Daten, die wir im Rahmen der Abwicklung unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen erhalten. Die Daten erhalten wir direkt von Ihnen. Entweder bei Interessenten- und Kontaktanfragen, der Auftragserteilung oder Auftragsverarbeitung (s. Punkt „Informationen zur Datenerhebung und -verarbeitung“). 

Rechtsgrundlage: 

Die Datenerhebung und Datenverarbeitung ist für die Durchführung des Vertrags erforderlich und beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Nutzung für Direktwerbung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Es ist unser berechtigtes Interesse, Sie im Wege der Direktwerbung auf besondere Angebote aufmerksam zu machen. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt, soweit nicht gesetzlich vorgeschrieben, wie z.B. im Rahmen der Steuergesetze an das Finanzamt. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind bzw. nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (wie zum Beispiel steuer- und handelsrechtlich relevante Buchungsunterlagen: 10 Jahre; Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre; Aufzeichnungen über Lieferanten, Art, Menge, Erwerb, Abgabe: 3 Jahre).

Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung jederzeit zu widersprechen. Zudem sind Sie berechtigt, Auskunft zu den bei uns über Sie gespeicherten Daten zu beantragen sowie bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Löschung der Daten zu fordern. Ihnen steht des Weiteren ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu (s. Punkt Beschwerderecht). 

Dauer der Speicherung von Daten 

Nach Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung werden Ihre personenbezogenen Daten - zum Zweck der gesetzlichen Gewährleistung und  zur Erfüllung der Garantiebedingungen - zum Zweck der (im Zeitpunkt des Vertragsschlusses oder zu einem späteren Zeitpunkt gewünschten) Durchführung von Folgeaufträgen - für steuerrechtliche Zwecke gespeichert.

Löschung von Daten 

Spätestens nach Ablauf der zuvor genannten Fristen werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht. 
 

2. Lieferanten

Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten Daten, die wir im Rahmen der Abwicklung unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen erhalten. Die Daten erhalten wir direkt von Ihnen bei der Auftragserteilung oder Auftragsverarbeitung (s. Punkt „Informationen zur Datenerhebung und -verarbeitung“). 
Rechtsgrundlage: 

Die Datenerhebung und Datenverarbeitung ist für die Durchführung des Vertrags erforderlich und beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit.  b) DSGVO. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt, soweit nicht gesetzlich vorgeschrieben, wie z.B. im Rahmen der Steuergesetze an das Finanzamt. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind bzw. nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (wie zum Beispiel steuer- und handelsrechtlich relevante Buchungsunterlagen: 10 Jahre; Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre; Aufzeichnungen über Lieferanten, Art, Menge, Erwerb, Abgabe: 3 Jahre).
Sie sind berechtigt, Auskunft zu den bei uns über Sie gespeicherten Daten zu beantragen sowie bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Löschung der Daten zu fordern. Ihnen steht des Weiteren ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu (s. Punkt Beschwerderecht).


3. Beschäftigtendaten

Siehe gesonderte und auszuhändigende Vorlage an Beschäftigte. 
 

4. Newsletter

Zweck der Verarbeitung

Wenn Sie den auf der Webseite angebotenen Newsletter empfangen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse. Die Anmeldung zum Newsletter erfolgt im Double-Opt-In Verfahren. D.h. nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail, mit der Sie Ihre Anmeldung bestätigen müssen. Mit diesem Verfahren wird ausgeschlossen, dass sich jemand Unbefugtes mit Ihrer E-Mail-Adresse anmeldet. Über Ihre Anmeldung zum Newsletter erfolgt eine Protokollierung (Speicherung des Anmelde- und Bestätigungszeitpunkts und die IP-Adresse). Mit Hilfe der Protokollierung lässt sich der Anmeldeprozess gemäß rechtlicher Anforderungen nachweisen. 

Ihre Einwilligung zur Speicherung der E-Mail-Adresse (und optional Vorname und Name zwecks persönlicher Ansprache) sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters mit verbundener Erfolgsmessung können Sie jederzeit widerrufen. Ein Link zur Kündigung ist bei jedem Newsletter am Ende vorhanden. Damit wir eine ehemals gegebene Einwilligung bei einer ausgetragenen E-Mail-Adresse nachweisen können, kann es sein, dass wir diese bis zu 2 Jahre speichern, bevor wir sie löschen. 

Rechtsgrundlage Newsletterversand und die damit verbundene Erfolgsmessung: 

Diese erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung der Empfänger nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, Art. 7 DSGVO zusammen mit § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG bzw. auf Grundlage der gesetzlichen Erlaubnis gemäß § 7 Abs. 3 UWG. 
Sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f): Unser berechtigtes Interesse der Erfolgsmessung ergibt sich daraus, Lesegewohnheiten unserer Nutzer aufgrund der Öffnungen der Newsletter, Öffnungszeiten und der angeklickten Links zu erkennen, um ihnen dadurch interessensbasierte und nützliche Inhalte erstellen und versenden zu können.                               

Rechtsgrundlage Protokollierung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich daraus, dass wir ein sicheres und nutzerfreundliches Newslettersystem einsetzen, dass für den Versand nützlich ist und die personenbezogenen Daten der Newsletter Abonnenten schützt. Weiterhin erlaubt es uns den Nachweis von Einwilligungen.

Wir nutzen für den Versand des Newsletters den externen Dienstleister CleverReach® GmbH & Co. KG, Mühlenstraße 43, 26180 Rastede. Die Dienstleistungen des in Deutschland ansässigen Unternehmens CleverReach unterliegen den Datenschutzgesetzen. Eine Weitergabe Ihrer Daten durch CleverReach an Dritte erfolgt nicht.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von CleverReach.

Sie sind berechtigt, Auskunft zu den bei uns über Sie gespeicherten Daten zu beantragen sowie bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Löschung der Daten zu fordern. Ihnen steht des Weiteren ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu (s. Punkt Beschwerderecht). 


5. Bewerber

Zweck der Verarbeitung

Bewerbungen online, per E-Mail oder postalisch: Bewerben Sie sich bei uns aufgrund einer Stellenanzeige, werden wir Ihre personenbezogenen Daten wie Vorname, Nachname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Foto) erheben und für die Dauer des Auswahlverfahrens speichern. 

Ihre Daten werden ausschließlich von hierzu befugten Personen der Personalabteilung bzw. der Geschäftsführung zur Bearbeitung im Rahmen des Auswahlverfahrens verwendet. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet nicht statt.

Sollte die konkrete Stelle, auf die Sie sich bewerben, schon anderweitig vergeben worden sein, Sie aber aufgrund Ihres Profils für eine spätere Mitarbeit oder die Mitarbeit in einem Partner- oder Tochterunternehmen in Frage kommen, werden wir vor einer weiteren Speicherung oder Weiterleitung der Bewerbung Ihre ausdrückliche Einwilligung einholen, es sei denn Sie haben bereits in Ihrer Bewerbung einer derartigen Speicherung bzw. Weiterleitung zugestimmt. 

Wenn Sie sich initiativ bei uns bewerben und hierfür unsere allgemeine Kontakt-E-Mail-Adresse verwenden, kann der Inhalt Ihrer Bewerbungsmail von hierzu nicht befugtem Personal eingesehen werden. Es besteht die Vorgabe, dass die Bewerbungsunterlagen ungeöffnet sofort der Personalabteilung weitergeleitet werden und die Eingangsmail gelöscht wird. Wenn Sie dies ausschließen möchten, senden Sie Ihre Initiativbewerbung an bewerbung@dataflor.de.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, zur Verarbeitung vorvertraglicher Maßnahmen. 

Die Daten werden, wenn Sie uns nichts Gegenteiliges mitteilen, 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht bzw. bei postalischen Bewerbungen vernichtet. Auf Grund der langen Bewerbungs- und Auswahlfristen bei Auszubildenden speichern wir deren Daten in Deutschland bis zu 18 Monate.

Ihnen stehen, bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen, folgende Rechte zu: Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten; Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten oder Widerspruch gegen die Verarbeitung, sowie auf Datenübertragbarkeit. Weiterhin haben Sie selbstverständlich jederzeit die Möglichkeit die Löschung bzw. Vernichtung Ihrer sämtlichen Bewerbungsunterlagen zu veranlassen in dem Sie uns eine E-Mail an bewerbung@dataflor.de senden.
 

6. Datenschutzhinweise zu unseren Präsenzen in sozialen Netzwerken und Plattformen

Finden Sie in unserer Datenschutzerklärung auf unserer Webseite.


7. Serverdatenerhebung

Die Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung auf unserer Webseite. 


8. Videoüberwachung

derzeit nicht zutreffend
 

9. Aktionäre

Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. 1 c) DSGVO.

Diese erhalten nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung des Auftraggebers. 

Personenbezogene Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung über das Teilnehmerverzeichnis zur Verfügung gestellt. Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.
 

VI. Absicht zur Verarbeitung in Drittländern

Besteht insbesondere die Absicht der Verarbeitung personenbezogener in einem Drittland, sind Ausführungen zum Vorhandensein oder Fehlen eines Angemessenheitsbeschlusses der Kommission vorzunehmen. Fehlt ein solcher Angemessenheitsbeschluss, so muss der Webseitenbetreiber etwa beschreiben, welche angemessenen und geeigneten Garantien (vor allem technisch organisatorischer Natur) für die Datenübermittlung vorgesehen sind. Er muss die Möglichkeit anbieten, eine Kopie der Erläuterungen zu diesen Garantien zu erhalten. Näheres ergibt sich aus Art. 13 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Der beschriebene Verarbeitungsbezug zu einem Drittstaat wird insbesondere dann gegeben sein, wenn der gewählte Diensteanbieter seinen Sitz in einem Drittstaat hat, dieser die Daten erhebt oder die über den Webauftritt erhobenen Daten auf eigenen Servern speichert und Zugriff nehmen kann oder Server eines Dritten nutzt und dabei auf die Nutzungsdaten zugreifen kann.
 

VII. Kategorien von Empfängern

Wir setzen im Rahmen der Erbringung der Leistung für spezielle Bereiche gesondert zur Verschwiegenheit und auf Datenschutz verpflichtete Dienstleistungsunternehmen ein, wo der Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann.

Diese Kategorien von Empfängern sind:

  • Von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) insbesondere im Bereich der IT-Dienstleistungen, Steuern, Logistik und Druckdienstleistungen, die Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten.
  • Öffentliche Stellen und Institutionen (Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.
  • Sonstige Stellen, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

Eine Weitergabe an Behörden erfolgt ausschließlich bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften.
 

VIII. Werbung und Widerspruchsrecht

Die Erhebung von Name, Vorname und Anschrift erfolgen ferner für Werbezwecke (Zusendung von Angeboten, Information über zusätzliche Leistungen). Der Verarbeitung für Werbezwecke kann jederzeit ohne Angabe von Gründen unter folgenden Kontaktdaten widersprochen werden: 

E-Mail: datenschutz@dataflor.de
Telefon: +49 (551) 50665-0


IX. Widerspruch gegen Datenspeicherung

Mit der Datenverarbeitung zum Zweck der (im Zeitpunkt des Vertragsschlusses oder zu einem späteren Zeitpunkt gewünschten) Durchführung von Folgeaufträgen werden aus datenschutzrechtlicher Sicht berechtigte Unternehmerinteressen verfolgt. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit unter folgenden Kontaktdaten widersprechen: 

E-Mail: datenschutz@dataflor.de
Telefon: +49 (551) 50665-0 
 

X. Bereitstellungspflicht

Ohne korrekte Angaben von Ihnen ist ein Vertragsabschluss in der Regel nicht möglich.
 

XII. Betroffenenrechte

Gemäß Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten einschließlich eventueller Empfänger und der geplanten Speicherdauer zu erhalten. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen gemäß Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung zu. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). 

Sofern Sie eine Datenlöschung wünschen, wir aber noch gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind, wird der Zugriff auf Ihre Daten eingeschränkt (gesperrt). Gleiches gilt bei einem Widerspruch. Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit können Sie wahrnehmen, soweit die technischen Möglichkeiten beim Empfänger und bei uns zur Verfügung stehen. 

Als Ansprechpartner zu Ihren Betroffenenrechten steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter datenschutz@dataflor.de gerne zur Verfügung.
 

XIII. Aktualität und Änderung dieser Pflichtinformationen 

Wir behalten uns vor, den Inhalt dieser Pflichtinformationen jederzeit anzupassen. Dies erfolgt in der Regel bei Weiterentwicklung oder gesetzlicher Anpassung. 

Stand dieser Erklärung: 31.01.2023

Weitere Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.