Was tun bei Rechnungskürzungen?

Jeder im Unternehmen, der mit der Bauabrechnung betraut ist, weiß um die Komplexität der beeinflussenden Faktoren im Rechnungswesen. Der Wunsch nach der einfachen Abrechnung ist nur allzu gut nachvollziehbar, leider lässt das Verhalten der zahlenden Kundschaft den einfachen Weg selten zu. Ich will Ihnen mit diesem Beitrag eine kleine Hilfestellung leisten, damit Sie mit der vorhandenen Programmfunktion in DATAflor BUSINESS auch bei komplizierterer Aufgabenstellung mit einfacher Arbeitsweise zurechtkommen.

Das nachfolgende beispielhafte Schema beschäftigt sich mit einer Abschlagsrechnung, ist aber auch auf andere Rechnungsarten übertragbar.

Beispiel: Es wurde eine Abschlagsrechnung über Brutto 10 T€ gestellt. Zu einem späteren Zeitpunkt erhalten Sie 8 T€ vom Auftraggeber.

Info: In DATAflor BUSINESS stellt jede Ausgangsrechnung eine eigene Forderung dar, auch eine Abschlagsrechnung. Diese Forderungen bleiben bis zur vollständigen Tilgung in der OP-Liste und auch im späteren Mahnlauf vorhanden. Eine Teilzahlung vom Auftraggeber erfordert zusätzliche Informationen zum Umgang mit der Restforderung. Wenn Sie diese Infos sofort erfassen, am besten gleich beim Geldeingang, vermeiden Sie mögliche Unannehmlichkeiten mit dem Kunden, beispielsweise eine Mahnung über die Restforderung.

Während der Erfassung von Teilbeträgen sollten Sie sich mit der einfachen Frage „warum“ helfen: Warum hat der Kunde nicht alles gezahlt?

Tipp: Der einfache Weg vorab: der Kunde beabsichtigt den Restbetrag später zu zahlen. Damit bleibt die Restforderung bis auf weiteres offen und Sie können jederzeit weitere Zahlungen zu dieser Rechnung erfassen. Lautet die Antwort auf die Frage „Warum“ aber "Kürzung durch den Auftraggeber" , so ist Ihnen unser Schema sicherlich hilfreich. Mein Schema skizziert Ihnen drei Wege:

 

Der gelb gerahmte Weg kommt bei ungewollter Überabrechnung zum Tragen. Als Beispiel, Sie haben 10 Bäume zu tausend Euro abgerechnet, jedoch reicht die Straße nur für 8 Bäume aus, somit ist die Kürzung auf 8 T€ korrekt und Sie müssen diese Änderung übernehmen.

Technik: per negativ Betrag im Feld Rechnungsbetragsänderung während der Erfassung des Geldeinganges ODER durch nachträgliche Erfassung ohne Geldeingang, dann über den Button Kürzung im Programm Zahlungseingang. Die Mengenherkunft muss für kumulative Folgerechnungen manuell korrigiert werden.

Der grün gerahmte Weg kommt leider häufiger vor. Der Auftraggeber oder der Architekt kürzt die gestellte Abschlagsrechnung. Dieser Weg lässt Ihnen zwei Optionen:

Wenn es Folgerechnungen gibt, können Sie mittels Kürzung diese Abschlagsrechnung durch einen Forderungsverzicht begleichen. Durch das kumulative System wird die gekürzte Forderung immer wieder neu berechnet. Vorteil: Als „Soll-Versteuerer“ erhalten Sie eine Korrektur auf die abzuführende Umsatzsteuer.

Die zweite Option ist durch den blauen Rahmen dargestellt: Sie können diese willkürliche Kürzung unkommentiert lassen. Durch das kumulative Zahlungssystem = 'Geldeingang bedient die älteste Forderung' erhalten Sie zu einem späteren Zeitpunkt den noch offenen Betrag. Diese Technik können Sie verwenden, solange der Auftraggeber nicht ausdrücklich eine Verwendungsangabe zur geleisteten Zahlung liefert, d.h. auf der Überweisung ist ausdrücklich auf eine bestimmte Rechnungsnummer verwiesen worden. Es besteht aber auch die Möglichkeit, erst mit der Schlusszahlung alle noch offenen Abschlagsrechnungen zu begleichen, sofern der Geldeingang dafür ausreicht.

Bei dieser Strategie bleiben aber die einzelnen Abschlagsrechnungen bis zur Schlusszahlung in der OP-Liste. Hilfreich ist hierbei die Verwendung von Zurückstellung oder Mahnsperre, um unangenehme Mahnungen zu verhindern. Nutzen Sie die Fragestellung 'warum' bei der täglichen Arbeit mit BUSINESS, und Sie werden sehen, dass es dadurch einfacher wird, Zahlungen zu erfassen.

Ihr Rainer Cvecko

 

 

Autor:

Rainer Cvecko

Rechnungswesen

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