Compliant

Voorwoord van de Raad van Bestuur

De DATAflor AG (hierna: bedrijf) verbindt zich ertoe om alleen legitieme zaken te doen en corruptie en de gevolgen daarvan vanaf het begin te voorkomen. 

In Duitsland is een van de nalevingsverplichtingen van het management het nemen van anticorruptiemaatregelen. Dit kan worden afgeleid uit verschillende individuele wetten (artikel 91 lid 2 AktG, artikel 130 OWiG en artikel 14 lid 2 Witwaswet).

Eerlijkheid en billijkheid, naleving van de wet en de wet moeten bepalen hoe we met elkaar omgaan in het bedrijf, maar ook met klanten en alle zakelijke contacten. Het doel van deze verordening is het voorkomen van situaties die de integriteit van ons gedrag in twijfel kunnen trekken en het creëren van randvoorwaarden die corruptie en soortgelijke overtredingen van de wet helpen voorkomen.

Daarom hebben wij als raad van bestuur de volgende richtlijnen opgesteld volgens welke de medewerkers, zakenpartners van DATAflor en gelieerde ondernemingen moeten optreden.

De richtlijn is ontwikkeld met medewerking en advies van het advocatenkantoor Michalka, Labour Law & Conflict Management, Schwanthalerstraße 99, D-80336 München.

1. Omvang  

Deze regel geldt voor alle medewerkers DATAflor AG inclusief de stagiaires.

2. Geschenken en voordelen aanvragen, aannemen en geven

(1) Het aanvaarden en toekennen van geldelijke geschenken of andere financiële voordelen van derden is zonder uitzondering verboden. Dit omvat ook donaties voor een "koffiefonds", het verlenen van kortingen en prijsverlagingen voor particulier gekochte goederen of diensten, uitnodigingen voor privé-evenementen en weggeefacties. Echter, relatiegeschenken met een waarde tot 35 euro (bijvoorbeeld kalenders, balpennen, etc.) zijn hiervan uitgesloten.

(2) De compliance officer (zie paragraaf 35) moet geschenken van meer dan 10 EUR of gastvrijheid goedkeuren die "de reikwijdte van wat algemeen gebruikelijk en passend is" te boven gaan. Indien dit niet mogelijk is, dient direct daarna toestemming te worden gevraagd. Hieraan kunnen voorwaarden worden verbonden, zoals het betalen van een geldbedrag gelijk aan de geschatte waarde van de donatie aan een goede doelenorganisatie. Overigens is de goedkeuring van de leidinggevende niet voldoende, meestal is de afdeling boekhouding/personeelszaken verantwoordelijk. 

(3) Alvorens uitnodigingen te accepteren voor klantevenementen die niet puur zakelijk zijn, vrijetijdsbesteding en dergelijke, moet de goedkeuring van de supervisor en, indien van toepassing, de compliance officer worden verkregen. De werknemer dient te worden geïnformeerd over het eventuele belastbare vermogensvoordeel van het bijwonen van een dergelijk evenement.

(4) Incidentele gastvrijheid is toegestaan ​​binnen de gebruikelijke kaders (geen luxe restaurants, geen excessieve alcoholische dranken, etc.). De medewerker informeert vervolgens de compliance officer over de omstandigheden van de gastvrijheid, de gelegenheid, de uitnodiger en de locatie.

(5) Het aanvragen van voordelen buiten het schriftelijke contract met een zakenpartner is niet toegestaan.
 

3. Verbod op niet-nalevingsinstructies

(1) Het is verboden ondergeschikte werknemers te instrueren om derden, in het bijzonder klanten en/of leveranciers, over te halen om zaken te doen met het bedrijf door hen persoonlijke voordelen toe te kennen (omkoping). Het is niet van belang of de toezichthouder gebruik maakt van of opdracht geeft tot het gebruik van niet-geldelijke of geldelijke voordelen, zijn eigen vermogen of gelden van derden. Als dergelijke instructies desondanks worden gegeven, gelden de volgende voorschriften:

• De ondergeschikte werknemers zijn verplicht en gerechtigd om contact op te nemen met de compliance officer en de situatie onmiddellijk en volledig op te helderen. Andere medewerkers van de onderneming zijn gerechtigd de compliance officer hierover te informeren.
• Het bedrijf is verplicht hierop te reageren met passende sancties tegen de toezichthouder.
• In het voordeel van de werknemers die de feiten melden, is de bewijslevering in Section 619a van het Duitse Burgerlijk Wetboek dienovereenkomstig van toepassing. Sancties voor het melden van de compliance officer zijn in ieder geval uitgesloten.
• Indien medewerkers de compliance officer niet tijdig op de hoogte stellen, kunnen sancties aan de medewerkers voor de compliance-overtreding alleen worden opgelegd als het bedrijf de leidinggevende die de instructie heeft gegeven eerder heeft gesanctioneerd.

(2) De werknemers die betrokken zijn bij de overtreding zijn hoofdelijk aansprakelijk jegens het bedrijf voor materiële of financiële middelen die worden gebruikt in strijd met de naleving. Vergoeding voor verdere schade blijft voorbehouden.
 

4. Transacties met verbonden partijen

Het is werknemers verboden voor het bedrijf te werken in hun eigen zaken of in de zaken van hun naasten. In dergelijke gevallen moet de werknemer de leidinggevende informeren, die beslist welke werknemer de zakelijke transactie voor het bedrijf zal verwerken. Verwante personen in deze zin zijn in het bijzonder echtgenoten, niet-huwelijkse partners, niet-geregistreerde en geregistreerde partners, broers en zussen, broers en zussen van echtgenoten of partners, evenals verwanten en directe verwanten door huwelijk (bijv. ouders, schoonouders, grootouders, kinderen, schoonkinderen, kleinkinderen). Niet-verwante personen kunnen ook een naaste persoon zijn wiens nauwe relatie een belangenconflict creëert als er nauwe persoonlijke of vriendschappelijke contacten zijn. Bij twijfel dient altijd de toezichthouder te worden geïnformeerd, die zo nodig de compliance officer kan inschakelen.
 

5. Privécontracten met klanten, leveranciers, zakenpartners

In het geval van privé zakelijke transacties met klanten, leveranciers en zakenpartners van het bedrijf, moeten werknemers hun superieuren informeren als zij op de hoogte zijn van de zakelijke relatie. Zij moeten nauwgezet nagaan of de aan hen toegekende voorwaarden een voordeel bevatten dat enkel aan hen wordt toegekend omwille van de zakelijke relatie met het bedrijf. In dit geval moet het verbod volgens nummer 2 worden nageleefd.
 

6. Participatie in aandelen

Het bedrijfsmanagement (boekhouding) moet schriftelijk op de hoogte worden gesteld van kapitaalinvesteringen door werknemers en hun echtgenoten of levenspartners in de bedrijven van zakenpartners en concurrenten. Deze meldingsplicht geldt niet voor de verwerving van verhandelbare activa of zuivere kapitaalinvesteringen die geen impact hebben op de onderneming.
 

7. Bijbaan

Werknemers zijn verplicht de bedrijfsleiding (afdeling personeelszaken) vóór aanvang van nevenactiviteiten schriftelijk op de hoogte te stellen. Externe activiteiten die concurreren met de bedrijfsactiviteiten van het bedrijf zijn verboden. Indien er aanwijzingen zijn dat de belangen van de onderneming worden geschaad door de bijbaan of dat andere wettelijke of contractuele verplichtingen worden geschonden, is de onderneming gerechtigd de bijbaan te verbieden. Voor nadere details over het verlenen van vergunningen voor nevenwerkzaamheden wordt verwezen naar het arbeidsovereenkomstreglement van de betreffende aanvragende werknemer.
 

8. Anti-corruptie

(1) Corruptie verwijst naar het misbruik van een officiële of operationele functie om een ​​persoonlijk voordeel of een voordeel voor derden te verkrijgen.
(2) Werknemers dienen corrupt gedrag van collega's of zakenpartners te melden aan de compliance officer. Verplichtingen volgens paragraaf 2 van deze regeling blijven onaangetast. Alle binnenkomende informatie wordt vertrouwelijk behandeld. Geen enkele medewerker die te goeder trouw een vermoeden van corruptie of andere omstandigheden bij de compliance officer meldt, hoeft geen nadeel te vrezen, ook niet als het vermoeden ongegrond blijkt.
(3) De compliance officer is beschikbaar om medewerkers te adviseren, bij te staan ​​bij compliancevraagstukken, hen te beschermen tegen onterechte beschuldigingen en preventief wangedrag te voorkomen.
(4) Alle medewerkers worden verzocht de compliance officer te voorzien van suggesties en informatie om bij te dragen aan heldere en transparante werkprocessen en organisatiestructuren.
 

9. Informatie voor medewerkers 

Eén keer per jaar worden medewerkers geïnformeerd over de maatregelen en voorschriften om corruptie te voorkomen.
 

10. Nalevingsfunctionaris

(1) Voor de uitvoering van de regeling wordt een compliance officer aangesteld. De compliance officer draagt ​​er zorg voor dat alle tot hem/haar gerichte bezorgdheden objectief en onafhankelijk van instructies worden afgehandeld. Hij/zij mag door deze activiteit niet benadeeld worden.
(2) Indien de compliance officer een voldoende eerste vermoeden van een overtreding van dit reglement vaststelt, stelt hij/zij de bedrijfsleiding op de hoogte. De compliance officer zal vertrouwelijkheidsgaranties handhaven met betrekking tot de namen van klokkenluiders, tenzij de klokkenluider specifiek toestemming geeft voor het doorgeven van de naam aan het senior management.
(3) bij DATAflor de Raad van Bestuur vervult de functie van compliance officer.
 

11. Sancties

Alle aspecten van het individuele geval in aanmerking nemend, kan een overtreding van deze regelgeving leiden tot arbeidsrechtelijke maatregelen (waarschuwingen, waarschuwingen) tot opzegging zonder opzegtermijn, schadeclaims en andere juridische gevolgen, zoals strafrechtelijke vervolging.

Göttingen, 18.09.2020 september XNUMX