U heeft het vast wel eens meegemaakt: u moet een belangrijk document vinden, maar u weet niet waar u moet beginnen. De jungle aan mappen op je computer maakt je wanhopig en het zoeken lijkt eindeloos. Maar dat hoeft niet het geval te zijn! Dankzij documentmanagementsystemen (DMS) vindt u uw documenten binnen een mum van tijd terug.

Waarom tijd verspillen als je het kunt vinden?

De wereld van facturatie beleeft een digitale revolutie. Er komt een aanzienlijke verandering in de manier waarop bedrijven facturen uitwisselen en verwerken. Misschien heeft u al gehoord van verplichte e-facturering in Duitsland, en ja, het wordt werkelijkheid.

Vanaf 2025 moeten bedrijven in Duitsland elektronische facturen kunnen ontvangen. Deze verbintenis zal tegen 2028 geleidelijk worden uitgebreid tot de verzending en verwerking.

Dit is een goed moment om software voor videoconferenties en online presentaties in uw bedrijf te introduceren. Niet alleen in tijden van crisis bieden online vergaderingen met medewerkers, klanten en andere bouwdeelnemers een aanzienlijk tijdsbesparingspotentieel en meer planningsflexibiliteit.

We laten u graag enkele oplossingen zien die we kennen uit ons eigen gebruik.

Pure concepten van commerciële of zakelijke brieven hoeven niet te worden bewaard, dwz als een factuur nog niet is verzonden, kunt u deze zonder meer in uw softwaresysteem verwijderen.

Wat kunt u doen om onjuiste boekingen te voorkomen en naleving van de GoBD aan te tonen aan de Belastingdienst?

GaLaBau-bedrijven die voor publieke opdrachtgevers werken, hebben de term e-factuur vast wel eens gehoord. Ook in het bedrijfsleven wordt het onderwerp steeds vaker besproken als het gaat om digitale facturen. Hier vindt u antwoorden op de belangrijkste vragen.

De dagen van ISDN en klassieke telefonie zijn geteld, want Telekom bouwt geleidelijk al zijn netwerken om naar internetgebaseerde IP-telefonie. Maak van deze gelegenheid gebruik om uw telefooninstallatie comfortabel via CTI met uw eigen computer te besturen. De computer neemt de rol van de vaste telefoon over door de verbinding via de pc tot stand te brengen en te verbreken.

Dagelijks worden veel e-mailteksten herschreven. Het maken van een e-mailsjabloon gaat snel, bespaart vervelend typen en helpt fouten te voorkomen.

Nog een voordeel: als meerdere mensen op kantoor werken en dezelfde tekstsjablonen gebruiken, komt uw bedrijf naar de buitenwereld uniformer en professioneler over.

Afspraakbevestigingen, offertes versturen of uitnodigingen voor een gesprek - er zijn e-mails die meerdere keren per week worden verstuurd. Maar het steeds opnieuw typen van dezelfde inhoud kost veel tijd.

Een vervelende tijdverspiller die dankzij e-mailtemplates ook helemaal overbodig is.

De GoBD is van toepassing op alle zakelijke documenten waarvoor bewaarplicht geldt en die in elektronische vorm worden bewaard, ongeacht of de papieren documenten worden weggegooid of niet. Als belastingbetaler bent u alleen verantwoordelijk voor de naleving van de GoBD.

De DATAflor Bauakte of vergelijkbare systemen kunnen u veel werk uit handen nemen.

In vergelijking met andere digitaliseringsonderwerpen belooft een digitale Bauakte Kleine en middelgrote bedrijven hebben het grootste besparingspotentieel. En vormt een uitstekende basis voor de implementatie van andere digitaliseringsonderwerpen, zoals de digitale factuuruitvoer. Overstappen van papieren documenten naar digitale documenten bespaart tijd, ruimte en verhoogt uw flexibiliteit.

Een groot deel van de correspondentie is nu elektronisch. Belangrijke en contractrelevante informatie staat verspreid over uw e-mailaccount en diverse mappen en is op het moment dat het ertoe doet nauwelijks terug te vinden. Hier kom je in 5 stappen naar een praktische digitale klantenfolder.

Als je over goede software beschikt, kun je daar systematisch e-mails en andere belangrijke documenten archiveren en bewerken. Maar ook voor bedrijven zonder professionele softwareoplossing zijn er goede en eenvoudige manieren om overzicht te houden in Outlook.