DATAflor DMS

Documentbeheer speciaal voor GaLaBau

Tijd besparen en tegelijkertijd digitalisering bevorderen: dat kan met digitaal Bauakte bijna vanzelf. Want dit documentbeheersysteem is al voorbereid op de werkprocessen in de tuin- en landschapsarchitectuur en kan direct in gebruik worden genomen. 

Indexering, bijvoorbeeld de toewijzing van documenttype, verwerker en datum, gebeurt automatisch zodat de inspanning voor het archiveren van de documenten minimaal is. Bij standaardprocessen, zoals het printen van offertes en facturen, verloopt het proces vrijwel onopgemerkt op de achtergrond. Naast de DATAflor BUSINESS U kunt ook externe documenten aan de gegenereerde afdrukken toewijzen, bijvoorbeeld Word- en Excel-bestanden, e-mails, foto's en zelfs CAD-plannen.

Documenten digitaal opslaan

Toegang tot alle vereiste documenten op elk moment

Nooit meer hectisch zoeken naar de bouwwerfmap! Alle bouwplaats- en projectinformatie is nu op één centrale plek beschikbaar. Iedereen die bij het project betrokken is, beschikt over alle documenten. Er wordt een document weergegeven voor het project EN voor de opdrachtgever EN voor de leverancier EN voor de architect, hoewel het slechts één keer wordt opgeslagen. 

De DATAflor Apps of toegang op afstand, u kunt de documenten en informatie zelfs onderweg gebruiken. Veel vragen en problemen kunnen direct worden opgelost.
 

Versiebeheer voor naleving van GoBD

Met versiebeheer wordt ervoor gezorgd dat de originele versies van documenten bewaard blijven, ook als er wijzigingen worden aangebracht. Dit is een voorwaarde voor de GoBD-compatibele opslag van digitale documenten en dus ook voor de verwijdering van de papieren originelen.
 

E-facturen eenvoudig beheren - ZUGFeRD, XRechnung & Co.

Ook uw inkomende facturen kunt u eenvoudig digitaal en conform GoBD verwerken in de DATAflor Bauakte beheren – ongeacht of ze als papieren factuur per post of als PDF-bestand per e-mail binnenkomen. ZUGFeRD-facturen kunnen zoals gebruikelijk worden verwerkt en beheerd. XRechnungen, die zich in de Bauakte worden automatisch als kopie ter inzage aangeboden. Zo houdt u altijd alles bij de hand, zonder dat u er iets voor hoeft te doen. De Digitale inbox ondersteunt u bij de geautomatiseerde verwerking van e-facturen – snel, veilig en foutloos.
 

Volledige tekstzoekfunctie voor snel en betrouwbaar vinden

Hoe meer documenten u digitaal opslaat, hoe belangrijker het wordt om ze snel en veilig terug te vinden. De documenten en herinzendingen worden weergegeven in een overzichtelijke tabel. U kunt deze samenstellen volgens uw persoonlijke behoeften en ze filteren, sorteren en groeperen volgens elk criterium.

Met de full-text zoekfunctie in alle documenten kunt u ook documenten waarvan u de classificatie allang vergeten bent, op een betrouwbare manier terugvinden.

Digitale takenlijsten beschermen tegen vergeten

Met de digitale Bauakte u kunt uw werkprocessen digitaal inrichten. Elk document kan worden voorzien van een heraanleverdatum en worden toegewezen aan u of een collega. Wanneer het programma start, worden alle taken weergegeven die moeten worden uitgevoerd en kunnen ze eenvoudig worden bewerkt of overgedragen aan andere mensen. Een overstap naar Outlook is ook mogelijk. Zo houden u en uw medewerkers alles in de gaten wat belangrijk is.