Digitale inbox

E-facturen ontvangen en verwerken

De digitale inbox maakt een efficiënte registratie en verwerking van e-facturen mogelijk. E-facturen zijn elektronische facturen die in een gestructureerd formaat worden verzonden en automatisch in uw systeem kunnen worden ingelezen.

Hoe papier een digitale workflow wordt

Het startpunt in de digitale workflow: In welke vorm de documenten ook bij het bedrijf binnenkomen, of het nu gaat om een ​​e-factuur, een papieren document, een pdf-bestand of een foto, ze worden beheerd en verwerkt in een digitale inbox. Het gaat niet alleen om het omzetten van een papieren document in een digitaal bestand, maar ook om het automatisch herkennen en verder verwerken van de informatie in het document.

Alle documenten in één inbox

Of het nu gaat om een ​​papieren document, pdf-bestand, e-factuur of foto – alle documenten worden beheerd en gecategoriseerd in de digitale inbox. Onze AI-ondersteunde technologie herkent automatisch de documenttypen en wijst deze toe aan de juiste categorieën, zoals ‘Factuurontvangst’ of ‘Overig’, om de bijbehorende digitale workflow te starten.

Individuele workflows voor verschillende documenttypen

U kunt de werkstappen individueel aanpassen aan de processen in uw bedrijf, bijvoorbeeld ‘vastleggen’, ‘controleren’, ‘goedkeuren’ en ‘boeken’ van facturen. De verantwoordelijkheid kan niet alleen aan individuele personen worden toegewezen, maar ook aan gebruikersgroepen zoals ‘boekhouding’ of ‘bouwmanagement’, zodat bij afwezigheid van een medewerkere Vertegenwoordiging kan ingrijpen.

Automatische integratie in digitaal Bauakte

Alle documenten die via de digitale inbox worden ontvangen, worden opgeslagen in de DATAflor Bauakte bij wijzigingen auditproof worden vastgelegd en gearchiveerd. Dit beschermt u en uw medewerkers tegen vergeten en helpt Kwaliteitsstandaards voor Kantoorwerkzaamheden-conforme opslag van documenten.

Gebruikt u software van partnerbedrijven zoals geoCapture, Galawork of andere voor het verzamelen van gegevens?

Dan kunt u deze gegevens ook automatisch door de digitale inbox laten overzetten – bijvoorbeeld voor latere berekeningen of de Bauakte. Volledig automatisch op de achtergrond, zonder dat u er iets voor hoeft te doen.

Naleving van bewaarplichten

Onze digitale inbox en de DATAflor Bauakte voldoen aan alle eisen voor vervangend scannen in overeenstemming met technisch voorschrift TR-03138 van het Federale Bureau voor Informatiebeveiliging (BSI). Dit betekent dat u na het scannen doorgaans over de originele papieren documenten beschikt Kwaliteitsstandaards voor Kantoorwerkzaamheden- mag op een conforme wijze worden vernietigd.

Boek inkomende facturen gemakkelijker met op AI gebaseerde OCR-technologie

Onze AI-gebaseerde OCR-technologie herkent niet alleen de tekst, maar ook alle fiscaal relevante gegevensvelden zoals documentnummer, datum, netto, belasting en brutobedrag. De geïmporteerde gegevens zijn beschikbaar voor de controle van evaluaties, betalingstransacties en financiële boekhouding, waardoor u vervelende invoerwerkzaamheden bespaart en boekhoudfouten vermindert.

Flexibiliteit voor bedrijven van elke omvang

Dankzij de flexibele, AI-aangedreven oplossing zijn de kosten gebruiksafhankelijk. Zoals bij die DATAflor-Apps geven u rechtstreeks toegang tot de digitale inbox in uw BUSINESS-Boek- en annuleersoftware, waardoor deze ideaal is voor kleine bedrijven.