Pionier van digitalisering in GaLaBau
Tuinontwerp Florian Feth
Florian Feth richtte zijn bedrijf op 1 april 2001 op met één medewerker. Tegenwoordig heeft hij een assistent van de directie en een vestigingsmanager op kantoor in dienst en, afhankelijk van het seizoen, zeven tot tien medewerkers buiten. Het bedrijf is gevestigd in Trebur, een gemeente in het Rijn-Maingebied nabij Frankfurt.
Hij biedt alle diensten aan die mogelijk zijn in de tuin en treedt altijd op als hoofdaannemer, ook als er speciale onderwerpen gerealiseerd moeten worden, zoals serres, carports of poortsystemen. Dit biedt haar klanten het voordeel dat ze maar één garantiepartner hebben en is een van haar unique selling points.
Florian Feth leeft al vele jaren in digitalisering - lang voordat het op ieders lippen lag. Hij is enthousiast over het feit dat hij nieuwe technologieën kan gebruiken om werkprocessen op kantoor en op de bouwplaats te optimaliseren en op geheel nieuwe manieren te denken. Sinds 2008 stuwt hij met veel kleine stapjes en grote vastberadenheid de digitalisering vooruit.
In het interview geeft hij ons inzicht in zijn werkwijze en beschrijft hij hoe digitalisering er voor hem en zijn medewerkers in het dagelijks leven uitziet.
Ze zijn sinds 2001 op de markt en zijn zeer succesvol. Waarin onderscheidt uw bedrijf zich?
Ik wil altijd voorop lopen als het gaat om innovaties. Ik wil nieuwe technologieën meteen gebruiken en dat is wat ik doe. Toen er bijvoorbeeld cloudoplossingen kwamen, hadden velen bedenkingen. Ik heb er vanaf het begin van geprofiteerd.
Of als het om total stations gaat: hoewel ik al een normaal total station had, heb ik zes jaar geleden een Leica 1-man station gekocht, zodat ik vanaf het eerste consult zelf de tuin kan opmeten. In dit geval ging het niet zozeer om tijdwinst als wel om de beschikbaarheid van de tweede man. Ik kan dit op geen enkel moment van andere bouwplaatsen onttrekken, en zeker niet in de huidige tijd van tekort aan geschoolde arbeidskrachten. Ik mis momenteel drie mensen. Ik zit al volgeboekt tot oktober/november en moet veel bestellingen afwijzen.
Wat doe je aan het tekort aan vaardigheden?
Ook als het gaat om het werven van medewerkers moet je anders nadenken. Mijn doel is om een leerbedrijf te worden zodat ik de volgende generatie medewerkers zelf kan opleiden. Ik denk ook na over innovatieve werktijdmodellen, ik zou bijvoorbeeld een 4-daagse werkweek in het algemeen willen introduceren. Voor veel medewerkers gaat het niet alleen om geld, maar ook om vrije tijd, dat merk je aan jezelf.Dergelijke onderwerpen zullen naar mijn mening de komende twee tot vijf jaar bepalend zijn voor het werven en behouden van medewerkers.
Ze zijn sinds 2008 DATAflorklant en gebruik ondertussen alle producten die bedoeld zijn voor tuin en landschap. Hoe ben je erbij gekomen DATAflor?
Ik werkte aanvankelijk met Lexware Office. 2008 ik dan eerst DATAflor GROENXPERT en kort daarna ook BUSINESS gekocht. Ik dacht toen dat het erg duur was. Maar de investering heeft zich allang terugbetaald. Daarna volgde in 2012 DATAflor DMS en 2014 DATAflor GRÜNSTUDIO 3D. De DATAflor Apps Ik gebruik het natuurlijk.
Tuinieren en landschapsarchitectuur is booming. De meeste bedrijven hebben meer aanvragen dan ze aankunnen. Ga je actief op zoek naar nieuwe klanten of hoeft dat niet meer?
Ik geef toe, ik heb de impact van de website onderschat. Ik had nooit gedacht dat ik hierover drie tot vijf vragen per dag zou krijgen, en de telefonische vragen zijn dat nog meer. Zodat ik mijn rozijnen kan plukken.
We mogen echter niet alleen de zeer exclusieve projecten aannemen, anders krijgen we de reputatie dat u ons niet meer hoeft te bellen. Er moet een gezonde balans zijn.
Fijn dat je uit het volle kan putten. Maar is het niet erg moeilijk om te beslissen welke verzoeken wel en niet geaccepteerd moeten worden?
Ja inderdaad. Medio 2018 heb ik hiervoor een nieuwe procedure ingevoerd. Mijn assistent organiseert een eerste telefonisch interview voor alle vragen. Ik kan er een getal ingooien zodat de klant vanaf het begin een reëel beeld heeft van de kosten. Vervolgens beslis ik of een afspraak op locatie zinvol is. In ongeveer de helft van de gevallen werkt dit heel goed, in de andere gevallen kun je ter plekke de situatie pas goed inschatten.
Welke digitale mogelijkheden gebruik je bij het adviseren van klanten op locatie?
Het eerste contact leg ik altijd zelf, met mijn iPad Pro op A4-formaat ga ik naar de klant toe. Eerste blikken zijn soms grappig. In het gesprek hebben de klanten echter al snel door dat ik alle informatie bij me heb en alles direct kan laten zien en ook direct afspraken kan maken. Het ziet er zeer professioneel uit, is goed voor ons imago en bespaart mij veel tijd en moeite.
Hoe zorg je ervoor dat alle gegevens beschikbaar zijn op de iPad en hoe voorkom je dat je de gegevens dubbel moet invoeren?
Met de iPad heb ik toegang via VPN DATAflor BUSINESS ook op kantoor. Dit werkt voor mij, binnen een straal van 50-70 km rond mijn locatie, met een onberispelijke snelheid en stabiliteit. Dus ik kan alle inactieve tijden onderweg gebruiken. Ook al maak ik vier tot vijf afspraken per dag, de eerste offertes heb ik 's avonds al geschreven.
Mijn regel: Offertes moeten de klant binnen 24 uur bereiken, behalve voor zeer specifieke verzoeken. Ik kan mijn CAD-plannen ook digitaal bij de klant inzien, opmeten en corrigeren. Dit doe ik met de gratis versie van de AutoCAD WS web app.
Hoe slaagt u erin om uw aanbiedingen zo snel af te ronden?
Dat kan ik alleen doen omdat ik er gaandeweg aan werk. Zodra ik op kantoor ben, heb ik zoveel dringende dingen te doen dat ik er anders waarschijnlijk twee weken over zou doen.
Daarnaast gaat het opstellen van de offerte heel snel omdat ik alle serviceteksten heb gearchiveerd in mijn standaard catalogus met prijzen en calculatiegegevens. Ik geloof dat ongeveer 100 serviceteksten 80-90% van de posities kunnen dekken die normaal voorkomen. Maar nu heb ik veel meer. De teksten werden stap voor stap opgeslagen. Bij elke nieuwe dienst bedenk ik of ik het weer nodig heb. Dan sla ik ze gelijk op in de catalogus.
Welke visualisatietechnieken gebruik je?
Welke technologie ik gebruik, hangt af van de klant en het project. Als het past, gebruik ik vaak een schetsprogramma op de iPad. De klant kan dan zijn tuin zien groeien, de schets is in drie minuten klaar en de klant is erg onder de indruk.
Als het handmatig opmeten voor de offerte te lang duurt omdat het te ingewikkeld is of ik de hoogtes anders niet precies genoeg kan vastleggen, meet ik met het total station en doe de planning zeker digitaal DATAflor GROENXPERT. Voor 3D-visualisaties met DATAflor GRÜNSTUDIO 3D Ik heb een visualisatieruimte op kantoor met een presentatiedisplay. Daar waant de klant zich in de bioscoop als hij een tracking shot door zijn nieuwe tuin bekijkt.
Het plannen van diensten kost veel tijd. In de tuin- en landschapsarchitectuur rijst altijd de vraag of deze service niet iets hoeft te kosten...
Ik ben ervan overtuigd dat ik door visualisatie 70% meer bestellingen krijg dan mijn concurrenten. Daarom is het de moeite waard. Maar sinds medio 2018 reken ik ongeveer € 1.000 netto voor elk CAD-plan en beloof ik het bedrag opnieuw te verrekenen wanneer de bestelling wordt geplaatst. Hiervoor lever ik een compleet plan aan met maatvoering en uitzet.
Ik plan ongeveer 50 tuinen per jaar DATAflor GROENXPERT, waarvan ongeveer 40% niet in gebruik is genomen. Met de planning verdien ik nog steeds 20.000 tot 25.000 € per jaar, mijn werkuren worden betaald.
Dit is tegenwoordig mogelijk omdat de houding van klanten ten opzichte van tuinieren en landschapsarchitectuur is veranderd. De waardering is anders, het imago is veranderd. GaLaBau wordt nu beschouwd als een ambacht van hoge kwaliteit, waar veel geld voor wordt geïnvesteerd.
Je werkt op een zeer moderne manier. Wat vinden uw klanten van de digitale werkwijzen?
Je moet de klanten oppikken waar ze zijn. Anders maakt het niet uit of hij jong of oud, modern of conservatief is. De moderne manier van werken wordt altijd goed ontvangen.
Ik verstuur maar zo'n 10 aanbiedingen per jaar per post omdat de klanten niet met e-mails kunnen omgaan. Al het andere wordt per e-mail verzonden, op een paar uitzonderingen na, waaronder de CAD-plannen.
Ze hechten veel waarde aan een goede organisatie. Toch is niet alles voorspelbaar in de tuin- en landschapsarchitectuur. Welke problemen doen zich voor tijdens de projectuitvoering?
In mijn aanbiedingen bied ik vaak exclusieve uitbreidingsmogelijkheden aan, zoals irrigatiesystemen, robotmaaiers of buitenspeakers. Deze worden meestal eerst uit de bestelling gehaald. Later, als de bouwplaats draait en alles er goed uitziet, wil de klant vaak toch alles. Natuurlijk moeten de uitbreidingen onmiddellijk worden doorgevoerd en ik wil mijn mensen niet terugtrekken en ze 6 weken later terugsturen. Hoewel ik voor dergelijke gevallen een tijdbuffer inplan, gebeurt het vaak dat volgende projecten worden uitgesteld.
Gelukkig heb ik een zorgteam kunnen opzetten met een zeer plantminnende medewerker. Ik stuur het daarheen als iemand moet wachten. De tuin ziet er dan prachtig uit en de klant is tevreden.
Natuurlijk gaat het niet altijd even soepel als je nieuwe digitaliseringsonderwerpen aanpakt. Welke problemen doen zich voor?
Soms duurt de introductie langer dan gepland. Bv bij de DATAflor App TIJD. Niet alle medewerkers wilden de gegevens vastleggen met hun smartphone. We hebben het toen zo opgelost dat de voormannen voor iedereen de tijdregistratie deden. Ook onze chauffeur kon niet overweg met de smartphone en kreeg een iPad om de afleverbonnen in te noteren.
Natuurlijk is er ook een probleem met de software, maar dit is meestal heel snel opgelost. Een pluim voor DATAflor, de ondersteuning is bijna perfect.
De nieuwe technologieën zijn vaak erg duur, het gaat niet alleen om de software, je moet ook investeren in hardware en training. Hoe stelt u de financiering veilig?
Ik financierde de meeste investeringen uit overschotten. Bij het nemen van de beslissing vroeg ik me altijd af of het belangrijker was dat ik mijn eigen werk sneller maakte of dat de investering in machines het werk op de bouwplaats sneller moest maken.
Hoe krijg je het voor elkaar om op tijd alle nieuwe onderwerpen te implementeren?
Ik wil vernieuwend zijn en zo stel ik mijn prioriteiten. Ik neem de tijd omdat ik het zo wil.
Je hebt veel digitaliseringsonderwerpen geïmplementeerd. Welk onderwerp is voor jou het belangrijkst?
De DATAflor BUSINESS Bouwplaatsbewaking samen met de Plankosten als controle-instrument voor de bouwplaatsen. Zodra er afwijkingen zijn, kan ik ingrijpen. Zo kan ik met de uitvoerder overleggen of hij het werk in de nog beschikbare week kan doen of dat het krap gaat worden. Ik kan hem dan eventueel een helper geven die minder kost. Of ik kan mezelf meer tijd gunnen bij het berekenen van de toeslagen.
(kopie 2)
Wat wil je van DATAflor?
Betere aansluiting van materiaalleveranciers. Offertes, prijsaanvragen, bestellingen en pakbonnen dienen digitaal te worden uitgewisseld en de gegevens van projecten en artikelen dienen automatisch te worden gearchiveerd. Dat zou mijn kantoormedewerker 1,5-2 uur per dag besparen.
En ik wil GRÜNSTUDIO 3D met meerdere VR-brillen zodat ik echt met mijn klanten door de tuin kan lopen en alles kan uitleggen en laten zien.
Waar droom je van?
Realtime prijsvragen uit de handel voor het opstellen van de offerte, dat zou mooi zijn, dat zou veel tijd besparen. En ik zou graag een soort verkoopwagen hebben met een total station, visualisatietechniek en al het andere dat ik moet verkopen, zodat ik de bestelling voor de tuin direct na het eerste consult ter plaatse in mijn zak heb getekend.
Je hebt veel ervaring met digitalisering. Heb je een belangrijk advies voor andere GaLaBau-ondernemers?
Je moet innovatief zijn en met de tijd meegaan, anders blijf je achter - ook al gaat het verder goed met het bedrijf. Dat zie je aan het voorbeeld van elektrische auto's.
De druk komt ook van buitenaf. Er zijn al zoveel eisen waaraan moet worden voldaan, zoals het vastleggen van werktijden voor de douane en de GoBD. Alleen al vanwege de ongelooflijke tijdwinst zouden deze onderwerpen digitaal behandeld moeten worden.
Waar haal je nieuwe impulsen vandaan?
Het is belangrijk om met open ogen door het leven te gaan. Ik kijk hoe andere bedrijven het doen, ook dealers of bedrijven van buiten de branche. Bijvoorbeeld de Duitse Post. Toen ik de pakbon voor het eerst digitaal ondertekende, dacht ik bij mezelf: "Dat wil ik ook!" en nu heb ik het, in de DATAflor App TIJD.
Veel dank aan de heer Feth voor het boeiende gesprek. We wensen hem veel succes met de digitale projecten die hij voor 2019 heeft gepland. We zijn erg onder de indruk van de vastberadenheid waarmee de heer Feth uitvoert wat hij van plan is te doen. We hopen dat de vonk overslaat en u inspireert om belangrijke digitaliseringsvraagstukken nu aan te pakken en de kansen voor uw bedrijf te grijpen.
Florian Feth
Oprichter en eigenaar van het bedrijf