E-faktury z DATAflor

Jakie podstawy prawne mają zastosowanie i jakie daty?

Uwaga: ten artykuł jest obecnie aktualizowany i dostosowywany w związku z ustawą o możliwościach rozwoju.

Terminy przesyłania faktur w sektorze B2G (instytucje publiczne) 

Poniższe zasady dotyczą faktur wystawianych klientom Republiki Federalnej Niemiec (ministerstwa i władze federalne). Federalne rozporządzenie w sprawie e-faktur (rozporządzenie w sprawie e-faktur) z dnia 6 września 2017 r. Reguluje się tu, że wykonawcy od 27 listopada 2020 r Twoje faktury w formie cyfrowej i ustrukturyzowanej za pośrednictwem platformy przychodzącej OZG RE musi złożyć.
Zamówienia bezpośrednie o wartości zamówienia netto mniejszej niż 1.000 EUR są wyłączone. 

Istnieją odrębne regulacje dla poszczególnych krajów związkowych, władz stanowych i klientów komunalnych. To samo dotyczy klientów z sektora prywatnego oraz sprywatyzowanych spółek publicznych, takich jak Deutsche Bahn.

Od 2025 roku firmy w Niemczech muszą mieć możliwość otrzymywania faktur elektronicznych.

Do 2028 r. zobowiązanie to będzie stopniowo rozszerzane na wysyłkę i przetwarzanie. 

Wymóg e-fakturowania dotyczy firm wystawiających faktury innym firmom (B2B) lub instytucjom publicznym (B2G). Od 2025 roku firmy te muszą mieć możliwość otrzymywania faktur elektronicznych. Oznacza to, że nie możesz już odrzucić e-faktury i możesz nalegać na fakturę papierową. 

Istnieje szereg rozwiązań przejściowych, które dają firmom czas na dostosowanie się do nowych wymagań:

• Od 1 stycznia 2025 r. firmy nie będą już mogły odrzucać e-faktur po ich otrzymaniu.
• Do końca 2026 roku firmy oprócz e-faktur będą nadal mogły przesyłać faktury w formie papierowej lub faktury w formacie PDF.
• Od początku 2027 r. firmy, których ubiegłoroczny obrót wyniósł ponad 800.000 tys. euro, będą musiały wysyłać faktury elektroniczne, natomiast mniejsze firmy będą mogły w dalszym ciągu korzystać z innych formatów.
• Od 2028 roku faktury elektroniczne będą obowiązkowe dla wszystkich firm z sektora B2B

Jakie formaty danych uznawane są za e-faktury?

E-faktura spełnia wymogi Rozporządzenia w sprawie e-faktury w zakresie nowego standardu wymiany danych X-faktura lub ZUGFeRD lub inny Norma europejska CEN 16931 przestrzegany jest odpowiedni standard.
 

Z jakich kanałów transmisji możesz skorzystać?

Twoi klienci publiczni podpowiedzą Ci, na jaką platformę (stronę internetową) musisz przenieść swoje faktury w sektorze B2G. Musisz zarejestrować się na platformach. Masz wtedy możliwość wprowadzenia faktury bezpośrednio na platformie lub przesłania pliku. Najwygodniej będzie wysłać e-mail z załącznikiem w postaci pliku XML. Niezbędny adres e-mail można znaleźć na platformie.

W obszarze B2B metodą transmisji będzie wysłanie wiadomości e-mail z załącznikiem w postaci pliku XML.
 

Jaki jest przebieg audytu faktur?

Zwykła procedura, zgodnie z którą faktura w pierwszej kolejności trafia do architekta nadzorującego budowę, a on sprawdza fakturę i w razie potrzeby ją zmniejsza, zmieni się w dobie e-fakturowania. Organy kontrolujące nie mogą zmieniać e-faktury zawierającej dane strukturalne.

Jak dokładnie będą wyglądać te procedury, okaże się dopiero na etapie wprowadzającym. Możemy już polecić: Aby skoordynować prace z konstruktorem lub architektem, przed wygenerowaniem faktury końcowej w formie e-faktury należy utworzyć przykładową fakturę w formacie PDF lub papierowym.

Poinformujemy Cię, gdy tylko pojawią się zalecenia dotyczące procesu testowania. 

Jak możesz z DATAflor BUSINESS Tworzyć e-faktury?

DATAflor BUSINESS może wystawiać e-faktury w formacie X-faktury lub w formacie ZUGFeRD. Faktura przesyłana jest do klienta drogą e-mailową z załącznikiem w postaci pliku lub poprzez zapisanie faktury w pliku i przesłanie go na platformę odbioru faktur klienta.

Należy pamiętać, że format faktury X będzie dostępny od 1.2 lutego. i 1.8. rok jest korygowany i używasz bieżącego do wygenerowania danych we właściwym formacie BUSINESSwymagana wersja.
 

Kiedy ZUGFeRD, a kiedy X-Rechnung?

Format ZUGFeRD zadomowił się w sektorze prywatnym już od kilku lat. Zaletą ZUGFeRD jest to, że oprócz danych strukturalnych przesyłany jest także plik PDF z informacjami czytelnymi dla człowieka. Obydwa formaty odpowiadają normie CEN 16931. Sektor publiczny zazwyczaj wymaga faktury X.

W obszarze B2G Twój klient decyduje, jakiego formatu wymaga agencja przetwarzająca (platforma czy adres e-mail). W sektorze B2B masz swobodę decydowania o formacie. Odbiorcy muszą zaakceptować wszystkie formaty zgodne z normą EN 16931.
 

Jak możesz z DATAflor BUSINESS Przetwarzać przychodzące faktury cyfrowo?

Dla DATAflor BUSINESS jest rozszerzeniem Cyfrowa skrzynka odbiorcza dostępny. Może to rejestrować różne źródła danych (e-mail, skaner, plik itp.) i wysyłać je do dalszych części programu przetwarzającego, a także do Bauakte naprzód.

Przychodzące faktury w formie papierowej są digitalizowane przez skanery i można je czytać i przetwarzać w taki sam sposób, jak pliki PDF.
Rozpoznawanie i przypisywanie pól danych (numer faktury, data dokumentu, kwota brutto, stawka podatku itp.) jest częściowo zautomatyzowane, wymagane jest częściowo ręczne porównanie;

Faktury przychodzące w ustrukturyzowanych formatach (ZUGFeRD i X-Rechnung) zawierają wszystkie pola danych w przejrzystych strukturach danych i można je znacznie łatwiej i szybciej przypisać do dostawcy, zamówień, rachunków wydatków i stawek podatkowych.
Cyfrowa skrzynka odbiorcza obsługuje oba typy e-faktur.
 

Pozdrawiam, Dirk Springer