Zobowiązania

Słowo wstępne Zarządu

Umierać DATAflor AG (dalej: firma) zobowiązuje się do prowadzenia wyłącznie działalności zgodnej z prawem oraz od samego początku zapobiegania korupcji i jej skutkom. 

W Niemczech podejmowanie działań antykorupcyjnych należy do obowiązków kierownictwa w zakresie zgodności. Można to wyprowadzić z różnych przepisów indywidualnych (art. 91 ust. 2 AktG, art. 130 OWiG i art. 14 ust. 2 ustawy o praniu pieniędzy).

Uczciwość i uczciwość, przestrzeganie prawa i prawa muszą determinować to, jak postępujemy w firmie ze sobą nawzajem, a także z klientami i wszelkimi kontaktami biznesowymi. Celem tej regulacji jest zapobieganie sytuacjom, które mogłyby kwestionować uczciwość naszego postępowania oraz stworzenie warunków ramowych, które pomogą zapobiegać korupcji i podobnym naruszeniom prawa.

Dlatego też jako Zarząd opracowaliśmy poniższe wytyczne, według których pracownicy i partnerzy biznesowi firmy DATAflor i spółki powiązane muszą działać.

Wytyczne zostały opracowane przy współpracy i doradztwie kancelarii prawnej Michalka, Labour Law & Confused Management, Schwanthalerstraße 99, D-80336 Monachium.

1. zakres  

Przepis ten dotyczy wszystkich pracowników DATAflor AG, łącznie ze stażystami.

2. Prośba, przyjmowanie i wręczanie prezentów i korzyści

(1) Przyjmowanie lub wręczanie prezentów pieniężnych lub innych korzyści finansowych od osób trzecich jest surowo zabronione. Obejmuje to również datki na „fundusz kawowy”, udzielanie rabatów i zniżek na towary lub usługi zakupione prywatnie, zaproszenia na imprezy prywatne oraz upominki promocyjne. Jednakże upominki reklamowe o wartości do 35 euro (np. kalendarze, długopisy itp.) nie są z tej kwoty wyłączone.

(2) Prezenty o wartości powyżej 35 euro lub rozrywki przekraczające „zakres tego, co jest ogólnie zwyczajowe i właściwe” muszą zostać wcześniej zatwierdzone przez specjalistę ds. zgodności (patrz paragraf 10). Jeżeli nie jest to możliwe, należy niezwłocznie wystąpić o zgodę. Może to podlegać pewnym warunkom, np. wpłaceniu kwoty pieniężnej równej szacunkowej wartości darowizny instytucji charytatywnej. Nawiasem mówiąc, zgoda przełożonego nie wystarczy; zazwyczaj odpowiedzialny jest dział księgowości/kadr. 

(3) Przed przyjęciem zaproszeń na imprezy dla klientów o charakterze innym niż wyłącznie biznesowy, imprezy rekreacyjne itp. należy uzyskać zgodę przełożonego i ewentualnie inspektora ds. zgodności. Pracownik musi zostać poinformowany o możliwych podlegających opodatkowaniu korzyściach pieniężnych wynikających z udziału w takim wydarzeniu.

(4) Okazjonalna rozrywka jest dozwolona w zwyczajowych ramach (zakaz luksusowych restauracji, zakaz nadmiernych napojów alkoholowych itp.). Następnie pracownik informuje specjalistę ds. zgodności o okolicznościach gościnności, okazji, osobie zapraszającej i miejscu wydarzenia.

(5) Żądanie jakichkolwiek korzyści poza pisemną umową z partnerem biznesowym jest niedozwolone.
 

3. Zakaz wydawania poleceń naruszających przestrzeganie przepisów

(1) Zabronione jest zlecanie podległym pracownikom namawiania osób trzecich, w szczególności klientów i/lub dostawców, do zawierania transakcji ze spółką w drodze wręczania korzyści osobistych (łapówek). Nie ma przy tym znaczenia, czy przełożony korzysta lub zleca spółce wykorzystanie w tym celu świadczeń rzeczowych lub pieniężnych, czy też korzysta ze środków własnych czy też pochodzących od osób trzecich. Jeżeli mimo wszystko takie instrukcje zostaną wydane, obowiązują następujące przepisy:

• Podlegli pracownicy są zobowiązani i uprawnieni do skontaktowania się z inspektorem ds. zgodności oraz do niezwłocznego i pełnego przekazania informacji w tej sprawie. Pozostali pracownicy firmy mają prawo poinformować o tym inspektora ds. zgodności.
• Firma ma obowiązek odpowiedzieć na to odpowiednimi sankcjami wobec przełożonego.
• Przepisy dowodowe zawarte w art. 619a niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) obowiązują odpowiednio na korzyść pracowników zgłaszających fakty. Sankcje za zgłoszenie sprawy inspektorowi ds. zgodności są wyłączone w każdym przypadku.
• Jeśli pracownicy nie zgłoszą sprawy inspektorowi ds. zgodności w odpowiednim czasie, sankcje na pracownika za naruszenie zasad zgodności mogą zostać nałożone tylko wtedy, gdy firma wcześniej ukarała przełożonego, który wydał polecenie.

(2) Pracownicy uczestniczący w naruszeniu ponoszą solidarną odpowiedzialność wobec firmy za zasoby materialne i finansowe wykorzystane z naruszeniem przepisów. Zastrzegamy sobie prawo do naprawienia dalszych szkód.
 

4. Transakcje z podmiotami powiązanymi

Pracownikom zabrania się występowania w imieniu spółki we własnych sprawach lub w sprawach osób im bliskich. W takich przypadkach pracownik musi poinformować przełożonego, który decyduje, który pracownik będzie realizował transakcję biznesową w imieniu firmy. Osobami bliskimi w tym rozumieniu są w szczególności małżonkowie, partnerzy niebędący w związku małżeńskim, niezarejestrowani i zarejestrowani partnerzy życiowi, rodzeństwo, rodzeństwo małżonków lub partnerów życiowych, a także bezpośredni krewni i teściowie (np. rodzice, teściowie, dziadkowie, dzieci, zięcia, wnuki). Nawet osoby niebędące krewnymi mogą być bliską osobą, dla której bliskość stwarza konflikt interesów, jeśli istnieją bliskie kontakty osobiste lub przyjacielskie. W razie wątpliwości należy zawsze poinformować przełożonego, który w razie potrzeby może skonsultować się z inspektorem ds. zgodności.
 

5. Umowy prywatne z klientami, dostawcami, partnerami biznesowymi

Prowadząc prywatne transakcje biznesowe z klientami, dostawcami i partnerami biznesowymi firmy, pracownicy mają obowiązek poinformować swoich przełożonych, jeśli wiedzą o stosunkach biznesowych. Musisz dokładnie sprawdzić, czy przyznane Ci warunki zawierają rabat, który jest Ci przyznawany wyłącznie na podstawie relacji biznesowej z firmą. W takim wypadku należy uwzględnić zakaz z punktu 2.
 

6. Udział w kapitale zakładowym

Inwestycje kapitałowe pracowników i ich małżonków oraz partnerów życiowych w spółki partnerów biznesowych i konkurentów należy zgłaszać kierownictwu firmy (księgowość) w formie pisemnej. Obowiązek raportowania nie dotyczy nabycia aktywów rynkowych lub czystych inwestycji, które nie mają wpływu na spółkę.
 

7. Zatrudnienie dodatkowe

Pracownicy mają obowiązek zgłaszać pisemnie kierownictwu firmy (działowi kadr) wszelkie dodatkowe zatrudnienie przed jego rozpoczęciem. Zabroniona jest działalność drugorzędna, konkurująca z działalnością gospodarczą firmy. Jeżeli istnieją przesłanki wskazujące, że działalność dodatkowa zaszkodzi interesom spółki lub że zostaną naruszone inne zobowiązania prawne lub umowne dotyczące zatrudnienia, spółka ma prawo zakazać prowadzenia działalności dodatkowej. Dalsze szczegóły dotyczące wydawania zezwoleń na pracę dodatkową można znaleźć w regulaminie umowy o pracę odpowiedniego pracownika ubiegającego się o pracę.
 

8. Przeciwdziałanie korupcji

(1) Korupcja oznacza nadużycie stanowiska urzędnika lub firmy w celu uzyskania korzyści osobistej lub korzyści dla osób trzecich.
(2) Pracownicy powinni zgłaszać inspektorowi ds. zgodności zachowania korupcyjne współpracowników lub partnerów biznesowych. Obowiązki określone w ust. 2 niniejszego regulaminu pozostają nienaruszone. Wszystkie przychodzące informacje będą traktowane poufnie. Żaden pracownik, który uczciwie zgłasza podejrzenia korupcji lub inne kwestie inspektorowi ds. zgodności, nie musi obawiać się niekorzystnej sytuacji, nawet jeśli podejrzenie okaże się bezpodstawne.
(3) Inspektor ds. zgodności udziela pracownikom porad, pomaga w kwestiach związanych z zapewnieniem zgodności, chroni przed nieuzasadnionymi zarzutami i zapobiega nadużyciom.
(4) Wszyscy pracownicy proszeni są o przekazywanie sugestii i informacji inspektorowi ds. zgodności, aby przyczynić się do stworzenia jasnych i przejrzystych procesów pracy i struktur organizacyjnych.
 

9. Informacje dla pracowników 

Raz w roku pracownicy są informowani o środkach i przepisach mających na celu zapobieganie korupcji.
 

10. Specjalista ds. zgodności

(1) W celu wdrożenia rozporządzenia zostanie wyznaczony inspektor ds. zgodności. Inspektor ds. zgodności musi dopilnować, aby wszystkie kierowane do niego wątpliwości były rozpatrywane obiektywnie i niezależnie od instrukcji. Nie może on być pokrzywdzony z powodu tej działalności.
(2) Jeżeli inspektor ds. zgodności stwierdzi, że istnieje wystarczające wstępne podejrzenie naruszenia niniejszych przepisów, poinformuje o tym kierownictwo firmy. Compliance Officer zachowuje gwarantowaną poufność w odniesieniu do nazwisk informatorów, chyba że informator wyraźnie wyrazi zgodę na przekazanie nazwiska kierownictwu spółki.
(3) O godz DATAflor zarząd pełni rolę specjalisty ds. zgodności.
 

11. Sankcje

Naruszenie tych przepisów, biorąc pod uwagę wszystkie aspekty konkretnego przypadku, może skutkować podjęciem środków wynikających z prawa pracy (upomnienia, upomnienia), aż do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, roszczeń odszkodowawczych i innych konsekwencji prawnych, takich jak zarzuty karne włącznie.

Getynga, 18.09.2020 września XNUMX r