DATAflor Bauakte: Dokumentenmanagement-System für den GaLaBau

DATAflor Bauakte

Dokumentenmanagement speziell für den GaLaBau

Zeit sparen und gleichzeitig die Digitalisierung vorantreiben: Das geht mit der digitalen Bauakte fast von allein. Denn dieses Dokumentenmanagement-System ist bereits für die Arbeitsabläufe im Garten- und Landschaftsbau vorbereitet und kann sofort in Betrieb genommen werden.

Die Verschlagwortung, z.B. die Zuordnung von Dokumentart, Bearbeiter und Datum, erfolgt automatisch, damit der Aufwand für die Ablage der Dokumente minimal ist. Bei Standardabläufen, wie dem Druck von Angeboten und Rechnungen läuft der Vorgang fast unbemerkt im Hintergrund. Neben den in DATAflor BUSINESS erzeugten Ausdrucken können Sie auch beliebige externe Dokumente zuordnen, z.B. Word- und Excel-Dateien, E-Mails, Fotos und sogar CAD-Pläne.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Zeit und Platz sparen, nie wieder Akten suchen
Alle Mitarbeiter nutzen eine einheitliche Struktur
Jederzeit und gleichzeitig auf alle Baustellen- und Projektinformationen zugreifen
Mobile Nutzung und Datenerfassung per App
Arbeitsabläufe digital organisieren
GoBD und Datenschutz werden eingehalten

Dokumente digital aufbewahren

Das Dokumentenmanagement-System für den GaLaBau speichert die verschiedensten Dokumentarten. Einheitliche Schlagworte sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter die Dokumente schnell wiederfinden.

Jederzeit auf alle benötigten Unterlagen zugreifen

Nie wieder hektisch nach dem Baustellenordner suchen! Alle Baustellen- und Projektinformationen stehen nun an einer zentralen Stelle bereit. Jeder Projektbeteiligte hat alle Unterlagen zur Verfügung. Hierbei wird ein Dokument beim Projekt UND beim Auftraggeber UND beim Lieferanten UND beim Architekten angezeigt, obwohl es nur einmal gespeichert wird.

Mit den DATAflor Apps oder einem Fernzugriff können Sie die Dokumente und Informationen sogar von unterwegs nutzen. Viele Rückfragen und Probleme lassen sich dadurch sofort lösen.

Neue Versionsverwaltung zur Einhaltung der GoBD

Die neue Versionsverwaltung sorgt dafür, dass die Originalversionen der Dokumente auch bei Änderungen gespeichert werden. Das ist eine Voraussetzung für die GoBD-konforme Aufbewahrung digitaler Dokumente und damit auch für die Entsorgung der Papieroriginale.

Neue Volltextsuche für schnelles und sicheres Finden

Je mehr Dokumente Sie digital aufbewahren, um so wichtiger wird es, diese schnell und sicher zu finden. Die Dokumente und Wiedervorlagen werden in einer übersichtlichen Tabelle angezeigt. Diese können Sie nach Ihren persönlichen Bedürfnissen selbst zusammenstellen und nach beliebigen Kriterien filtern, sortieren und gruppieren.

Mit der neuen Volltextsuche in allen Dokumenten finden Sie zuverlässig auch Dokumente, deren Zuordnung Sie längst vergessen haben.

Arbeitsabläufe digital organisieren

Die Wiedervorlage der digitalen Bauakte wird beim Programmstart angezeigt. So hat jeder Mitarbeiter seine Aufgaben immer im Blick.

Digitale ToDo-Listen schützen vor dem Vergessen

Mit der digitalen Bauakte können Sie Ihre Arbeitsabläufe digital organisieren. Jedes Dokument kann mit einem Wiedervorlagetermin versehen und Ihnen oder einem Kollegen zugeordnet werden. Beim Programmstart werden alle fälligen Aufgaben angezeigt und können komfortabel bearbeitet oder an andere Personen übertragen werden. Auch eine Übergabe an Outlook ist möglich. So behalten Sie und Ihre Mitarbeiter alles Wichtige im Blick.

Schritt für Schritt zum papierlosen Büro

Auch wenn Sie im Arbeitsalltag aus praktischen Gründen weiterhin noch einige Papierausdrucke benötigen: Die digitale Bauakte führt Sie Schritt für Schritt zum papierlosen Büro. Sie sparen den Platz für Ordner und Aktenschränke und gewinnen wertvollen Büroraum. Vielleicht sparen sie sogar Mietkosten ein.

„Wir haben die DATAflor Bauakte jetzt ungefähr fünf Jahre im Einsatz und sind sehr zufrieden - die Anwendungsbreite steigt ständig. Ihre für mich größte Stärke: sie verhindert, dass sich die klassischen Problemfälle - Krankheit, Urlaub, Arbeitsausfall – zu richtigen Katastrophen im Bauablauf ausweiten. Die zentrale Ablage schafft eine große Transparenz. Man muss sich nie mehr durch fremde Schreibtische wühlen und verzweifelt nach Plänen suchen.”