E-Rechnungen mit DATAflor

Die neue Version der X-Rechnung ist da - BUSINESS 2024 wird benötigt!

Die Datenbeschreibung der X-Rechnung wird in regelmäßigen Abständen (Februar und August) aktualisiert. Dazu werden neue Versionen der X-Rechnung veröffentlicht, die ab einem Stichtag verpflichtend für die Rechnungseingangsplattformen der öffentlichen Auftraggeber zu nutzen sind!

Seit dem 01.02.2024 ist es wieder so weit und die X-Rechnung wurde auf die neue Version 3.0.1 umgestellt. Diese Version wird durch die BUSINESS 2024 und ab Herbst die Version 2025 unterstützt.
 

Denken Sie also bitte daran rechtzeitig das Upgrade auf die neue BUSINESS 2024 durchzuführen!
 

Die Umstellungen auf den neuen X-Rechnungsstandard erfolgen in BUSINESS 2024 voll automatisch und bedürfen durch den Anwendenden keinerlei Anpassung!

SIe haben einen Servicevertrag? Dann können Sie die neue hier Version downloaden und installieren
Sie haben keinen Servicevertrag? Dann melden Sie sich bitte bei Ihrer Kundenbetreuung.
 

X-Rechnungsversion Ausgabe mit:
Aktuell gültige Version 3.0.1          BUSINESS 2024
  

Wir beantworten Ihre wichtigsten Fragen

E-Rechnungen sind digitale Rechnungen mit strukturierten Daten. Diese lassen sich von einlesenden Programmen direkt weiterverarbeiten. Reine PDF-Dateien, wie beim digitalen Rechnungsversand per E-Mail, gehören nicht dazu.

DATAflor unterstützt Sie dabei, E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen einzuführen.

Dirk Springer, Produktmanager für DATAflor BUSINESS, beantwortet Ihnen hier die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung und DATAflor BUSINESS.

Tipps für die ersten Schritte mit der E-Rechnung

Auftraggeber und Auftragnehmer stehen am Anfang der Umstellung auf die E-Rechnung. Es ist mit Anlaufschwierigkeiten zu rechnen. Sprechen Sie vorab mit Ihrem Ansprechpartner beim Auftraggeber um optimal vorbereitet zu sein.

  • Rechnen Sie aktuelle Bauvorhaben nach Möglichkeit vor der Einführung der E-Rechnungen ab. Insbesondere Schlussrechnungen für laufende Abschlagsrechnungsketten sollten Sie nicht unmittelbar am Anfang abrechnen.
  • Lassen Sie sich von Ihrem Auftraggeber den genauen Übertragungsweg (Plattform, E-Mail) geben. Für die öffentlichen Auftraggeber benötigen Sie in der Regel eine Leitweg-ID und Auftragsnummer. Diese sind bei der X-Rechnung Pflichtfelder. Auch diese erhalten Sie vom Auftraggeber.
  • Registrieren Sie sich auf den notwendigen Plattformen (kostenlos, ein einfaches Verfahren).
  • Besprechen Sie mit Ihrem Auftraggeber, wie das Verfahren der Rechnungsprüfung laufen kann. Möglicherweise erstellen Sie zunächst eine Proberechnung als PDF und schicken diese per E-Mail. Nach dem Okay übermitteln Sie die XML auf die Plattform.
  • Besprechen Sie mit Ihrem Auftraggeber, wie Sie mit Anhängen zur Rechnung (insbesondere Mengennachweis) umgehen.
  • Installieren Sie zur Ausgabe von ZUGFeRD oder X-Rechnungen die aktuelle BUSINESS Version. Besprechen Sie hierzu mit Ihrem Kundenbetreuer den Installationszeitpunkt.
  • Planen Sie für die Einführung der E-Rechnung etwas Zeit im Unternehmen ein. 

Änderungen zu  den E-Rechnungsformaten beschreiben wir Ihnen im Rahmen unserer Update- und Upgrade-Neuerungen im  DATAflor Wiki zur jeweils gültigen BUSINESS-Version.

Welche gesetzlichen Grundlagen gelten und welche Termine?

Bitte beachten Sie: Dieser Beitrag wird aktuell im Hinblick auf das Wachstumschancengesetz überarbeitet und angepasst.

Für Rechnungen an Auftraggeber der Bundesrepublik Deutschland (Ministerien und Bundesbehörden) gilt die E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-Rech-VO) vom 6. September 2017. Hier ist geregelt, dass Auftragnehmer seit dem 27. November 2020 Ihre Rechnungen in digitaler, strukturierter Form über die Eingangsplattformen des Bundes einreichen müssen. Das sind die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) für die direkten Behörden des Bundes (z.B. Bundeskanzleramt, Bundestag, Ministerien) oder die Platttorm OZG-RE für nachgeordnete Institutionen und Bundesländer.
Direktaufträge mit einem Nettoauftragswert von unter 1.000 € sind davon ausgenommen. 

Für die einzelnen Bundesländer, Landesbehörden und kommunale Auftraggeber gibt es eigene Verordnungen, bzw. wird es diese geben, in denen voraussichtlich eigene Termine festgelegt werden. Gleiches gilt für Auftraggeber der Privatwirtschaft und privatisierte Betriebe der öffentlichen Hand, z.B. die Deutsche Bahn. Diese werden ebenfalls eigene Termine und Fristen festlegen.
 

Welche Datenformate werden als E-Rechnungen anerkannt?

Eine E-Rechnung erfüllt die Anforderungen der E-Rech-VO, wenn der neue Datenaustauschstandard X-Rechnung oder ZUGFeRD oder ein anderer der europäischen Norm CEN 16931 entsprechender Standard eingehalten wird.

Es ist davon auszugehen, dass sich die Landesbehörden und Kommunen diesen Formaten anschließen werden, ebenso die Privatwirtschaft.
 

Welche Übertragungswege können Sie nutzen?

Auf welche Plattform (Internetseite) Sie Ihre Rechnungen übertragen müssen, bekommen Sie von Ihren Auftraggebern mitgeteilt. Sie benötigen für die Plattformen eine Registrierung. Anschließend haben Sie die Möglichkeit eine Rechnung auf der Plattform direkt einzugeben oder eine Datei hochzuladen. Der komfortabelste Weg wird das Senden einer E-Mail mit dem Anhang der XML-Datei sein. Die notwendige E-Mail-Adresse erfahren Sie auf der Plattform.
 

Wie ist mit Abschlagsrechnungen umzugehen?

In der E-Rech-VO gibt es keine konkreten Informationen darüber. Es ist davon auszugehen, dass Abschlagsrechnungen für Bauleistungen wie „ordentliche“ Rechnungen zu erstellen sind und ebenfalls der E-Rech-VO unterliegen.
 

Wie ist der Arbeitsablauf bei Rechnungsprüfungen?

Da es in der E-Rech-VO keine Informationen dazu gibt, erwarten wir, dass weitere Verordnungen zu diesem Thema folgen werden. 

An dem bisher üblichen Verfahren, dass die Rechnung zunächst an den bauüberwachenden Architekten geht und dieser die Rechnung prüft und ggf. kürzt, wird sich im Zeitalter der E-Rechnung etwas ändern. Eine E-Rechnung mit strukturierten Daten kann durch Prüfstellen nicht verändert werden.

Wie diese Verfahren genau aussehen werden, wird sich erst im Laufe der Einführungsphase ergeben. Eine Empfehlung können wir jetzt schon dazu aussprechen: Erstellen Sie zur Abstimmung mit dem Bauherrn oder Architekten auf jeden Fall eine Proberechnung im PDF- oder Papierformat, bevor Sie die endgültige Rechnung als E-Rechnung erzeugen.

Wir werden Sie informieren, sobald sich genauere Verfahrensweisen etablieren.
 

Wie können Sie mit DATAflor BUSINESS E-Rechnungen erstellen?

DATAflor BUSINESS kann E-Rechnungen als X-Rechnung oder im im ZUGFeRD-Format ausgeben. Dabei erfolgt die Übermittlung an den Auftraggeber per E-Mail mit Dateianhang oder durch Speichern der Rechnung als Datei und Hochladen auf die Rechnungseingangsplattform des Auftraggebers.

Die LV-Daten werden um eine "Leitweg-ID" und Auftragsnummer erweitert. Diese werden bei der Übermittlung der Daten benötigt.

Eine Anbindung und Datenübertragung mit dem PEPPOL-Netzwerk ist in Vorbereitung, steht jedoch aktuell noch nicht zur Verfügung.

Beachten Sie bitte, dass das X-Rechnungsformat zum 1.2. und 1.8. eines Jahres angepasst wird und Sie für die Erzeugung der Daten im richtigen Format jeweils eine aktuelle BUSINESS-Version benötigen.
 

Wann ZUGFeRD und wann X-Rechnung?

In der Privatwirtschaft hat sich seit einigen Jahren das ZUGFeRD-Format etabliert. ZUGFeRD bietet den Vorteil, dass neben den strukturierten Daten auch eine PDF mit von Menschen lesbaren Informationen übergeben wird. Beide Formate entsprechen der CEN 16931. Die öffentliche Hand verlangt die X-Rechnung.

Letztendlich entscheidet Ihr Auftraggeber, welches Format von der verarbeitenden Stelle (Plattform oder Mailadresse) benötigt wird.
 

Wie können Sie mit DATAflor BUSINESS Eingangsrechnungen digital verarbeiten?

Für DATAflor BUSINESS steht die Erweiterung Digitaler Posteingang zur Verfügung. Dieser kann unterschiedliche Datenquellen (E-Mail, Scanner, Datei etc.) aufnehmen und an die weiterverarbeitenden Programmteile sowie die Bauakte weiterleiten.

Eingangsrechnungen in Papierform werden durch Scanner digitalisiert und können ebenso wie PDF-Dateien eingelesen und weiterverarbeitet werden.
Die Erkennung und Zuordnung der Datenfelder (Rechnungsnummer, Belegdatum, Bruttobetrag, Steuersatz, usw.) erfolgt zum Teil automatisiert, zum Teil ist ein manueller Abgleich erforderlich.

Eingangsrechnungen in strukturierten Formaten (ZUGFeRD und X-Rechnung) enthalten alle Datenfelder in eindeutigen Datenstrukturen und können sehr viel leichter und schneller dem Lieferanten, den Aufträgen, den Aufwandskonten und Steuersätzen zugeordnet werden.
Der Digitale Posteingang verarbeitet beide E-Rechnungsarten.
 

    Ihr Dirk Springer

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    Autor:

    Dirk Springer

    Produktmanager BUSINESS

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