E-Rechnungen mit DATAflor

Welche gesetzlichen Grundlagen gelten und welche Termine?

Für Rechnungen an Auftraggeber der Bundesrepublik Deutschland (Ministerien und Bundesbehörden) gilt die E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-Rech-VO) vom 6. September 2017. Hier ist geregelt, dass Auftragnehmer ab dem 27. November 2020 Ihre Rechnungen in digitaler, strukturierter Form über die Eingangsplattformen des Bundes einreichen müssen. Das sind  die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) für die direkten Behörden des Bundes (z.B. Bundeskanzleramt, Bundestag, Ministerien) oder die Platttorm OZG-RE für nachgeordnete Institutionen und Bundesländer.
Direktaufträge mit einem Nettoauftragswert von unter 1.000 € sind davon ausgenommen. 

Für die einzelnen Bundesländer, Landesbehörden und kommunale Auftraggeber gibt es eigene Verordnungen, bzw. wird es diese geben, in denen voraussichtlich eigene Termine festgelegt werden. Gleiches gilt für Auftraggeber der Privatwirtschaft und privatisierte Betriebe der öffentlichen Hand, z.B. die Deutsche Bahn. Diese werden ebenfalls eigene Termine und Fristen festlegen.
 

Welche Datenformate werden als E-Rechnungen anerkannt?

Eine E-Rechnung erfüllt die Anforderungen der E-Rech-VO, wenn der neue Datenaustauschstandard X-Rechnung oder ZUGFeRD oder ein anderer der europäischen Norm CEN 16931 entsprechender Standard eingehalten wird.

Es ist davon auszugehen, dass sich die Landesbehörden und Kommunen diesen Formaten anschließen werden, ebenso die Privatwirtschaft.
 

Welche Übertragungswege können Sie nutzen?

Auf welche Plattform (Internetseite) Sie Ihre Rechnungen übertragen müssen, bekommen Sie von Ihren Auftraggebern mitgeteilt. Sie benötigen für die Plattformen eine Registrierung. Anschließend haben Sie die Möglichkeit eine Rechnung auf der Plattform direkt einzugeben oder eine Datei hochzuladen. Der komfortabelste Weg wird das Senden einer E-Mail mit dem Anhang der XML-Datei sein. Die notwendige E-Mail-Adrresse erfahren Sie auf der Plattform.
 

Wie ist mit Abschlagsrechnungen umzugehen?

In der E-Rech-VO gibt es keine konkreten Informationen darüber. Es ist davon auszugehen, dass Abschlagsrechnungen für Bauleistungen wie „ordentliche“ Rechnungen zu erstellen sind und ebenfalls der E-Rech-VO unterliegen.
 

Wie ist der Arbeitsablauf bei Rechnungsprüfungen?

Da es in der E-Rech-VO keine Informationen dazu gibt, erwarten wir, dass weitere Verordnungen zu diesem Thema folgen werden. 

An dem bisher üblichen Verfahren, dass die Rechnung zunächst an den bauüberwachenden Architekten geht und dieser die Rechnung prüft und ggf. kürzt, wird sich im Zeitalter der E-Rechnung etwas ändern. Eine E-Rechnung mit strukturierten Daten kann durch Prüfstellen nicht verändert werden.

Wie diese Verfahren genau aussehen werden, wird sich erst im Laufe der Einführungsphase ergeben. Eine Empfehlung können wir jetzt schon dazu aussprechen: Erstellen Sie zur Abstimmung mit dem Bauherrn oder Architekten auf jeden Fall eine Proberechnung im PDF- oder Papierformat, bevor Sie die endgültige Rechnung als E-Rechnung erzeugen.

Wir werden Sie informieren, sobald sich genauere Verfahrensweisen etablieren.
 

Wie können Sie mit DATAflor BUSINESS E-Rechnungen erstellen?

Die DATAflor BUSINESS Programmversion 2021 ist im Herbst 2020 erschienen und kann E-Rechnungen als X-Rechnung oder im im ZUGFeRD-Format ausgeben. Dabei erfolgt die Übermittlung an den Auftraggeber per E-Mail mit Dateianhang oder durch Speichern der Rechnung als Datei und Hochladen auf die Rechnungseingangsplattform des Auftraggebers.

Die LV-Daten werden um eine "Leitweg-ID" und Auftragsnummer erweitert. Diese werden bei der Übermittlung der Daten benötigt.

Eine Anbindung an Rechnungseingangsplattformen, z.B. die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und automatische Datenübergabe ist in der ersten Stufe noch nicht vorgesehen.
 

Wann ZUGFeRD und wann X-Rechnung?

In der Privatwirtschaft hat sich seit einigen Jahren das ZUGFeRD-Format etabliert. ZUGFeRD bietet den Vorteil, dass neben den strukturierten Daten auch eine PDF mit von Menschen lesbaren Informationen übergeben wird. Beide Formate entsprechen der CEN 16931. Die öffentliche Hand verlangt die X-Rechnung.

Letztendlich entscheidet Ihr Auftraggeber, welches Format von der verarbeitenden Stelle (Plattform oder Mailadresse) benötigt wird.
 

Wie können Sie mit DATAflor BUSINESS Eingangsrechnungen digital verarbeiten?

Für die DATAflor BUSINESS Programmversion 2021 entwickelte DATAflor den Digitalen Posteingang. Dieser kann unterschiedliche Datenquellen (E-Mail, Scanner, Datei etc.) aufnehmen und an die weiterverarbeitenden Programmteile sowie die Bauakte weiterleiten.

Eingangsrechnungen vom Scanner können bereits in der Programmversion 2021 eingelesen werden. Eingangsrechnungen in strukturierten Formaten (ZUGFeRD und X-Rechnung) dann nach einer Einführungsphase ab Programmversion 2023.
 

Ihr Dirk Springer