Compliance

Compliance

Vorwort des Vorstands

Die DATAflor AG (im Folgenden: Firma) verpflichtet sich dazu nur rechtmäßige Geschäfte zu betreiben und Korruption und deren Folgen von Anfang an zu unterbinden. 

Es gehört in Deutschland zu den Compliance-Pflichten der Geschäftsleitungen, Antikorruptionsmaßnahmen zu ergreifen. Dies lässt sich aus verschiedenen Einzelgesetzen ableiten (§ 91 Abs. 2 AktG, § 130 OWiG sowie § 14 Abs. 2 GeldwäscheG).

Ehrlichkeit und Fairness, Gesetzes- und Rechtstreue müssen den Umgang miteinander im Unternehmen genauso bestimmen wie den Umgang mit Kundeninnen und Kunden und allen geschäftlichen Kontakten. Ziel dieser Regelung ist es, Situationen vorzubeugen, die die Integrität unseres Verhaltens in Frage stellen können und Rahmenbedingungen zu schaffen, die Korruption und ähnliche Gesetzesverstöße zu verhindern helfen.

Wir als Vorstand haben daher nachfolgende Richtlinie erarbeitet nach denen die Beschäftigten, Geschäftspartner von DATAflor und verbundene Unternehmen handeln müssen.

Die Richtlinie wurde erarbeitet unter Mitwirkung und Beratung der Kanzlei Michalka, Arbeitsrecht & Konfliktmanagement, Schwanthalerstraße 99, D-80336 München.

1. Geltungsbereich  

Diese Regelung gilt für alle Beschäftigten der DATAflor AG einschließlich der Auszubildenden.

2. Fordern, Annehmen und Gewähren von Geschenken und Zuwendungen

(1) Das Annehmen und Gewähren von Geldgeschenken oder sonstigen finanziellen Vorteilen von Dritten ist ausnahmslos untersagt. Dazu zählen auch Spenden für eine „Kaffeekasse“, die Gewährung von Rabatten und Preisnachlässen bei privat bezogenen Waren oder Dienstleistungen, Einladungen zu privaten Veranstaltungen und Werbegeschenke. Werbegeschenke im Wert von bis zu 35 Euro (z.B. Kalender, Kugelschreiber, o.ä.) sind hiervon jedoch ausgenommen.

(2) Geschenke über 35 Euro oder Bewirtungen, die „den Rahmen des allgemein Üblichen und Angemessenen“ überschreiten, muss der Compliance Beauftragte (siehe Absatz 10) vorab genehmigen. Ist das nicht möglich, muss die Zustimmung unverzüglich nachträglich beantragt werden. Diese kann mit Auflagen verbunden sein, etwa dass ein Geldbetrag in Höhe des geschätzten Wertes der Zuwendung an eine gemeinnützige Einrichtung gezahlt wird. Die Zustimmung des*der Vorgesetzten reicht übrigens nicht aus, zuständig ist in der Regel die Buchhaltung/Personalabteilung. 

(3) Vor der Annahme von Einladungen zu nicht rein geschäftlichen Kundenveranstaltungen, Freizeitereignissen und Ähnlichem ist die Zustimmung des*der Vorgesetzten und evtl. des Compliance-Beauftragten einzuholen. Der*die Mitarbeiter*in ist auf den möglicherweise zu versteuernden geldwerten Vorteil des Besuchs einer solchen Veranstaltung hinzuweisen.

(4) Gelegentliche Bewirtungen sind im üblichen Rahmen (kein Luxus-Restaurant, keine übermäßigen alkoholischen Getränke etc.) gestattet. Der*die Mitarbeiter*in teilt dem Compliance-Beauftragten im Nachgang den Umstand der Bewirtung, den Anlass, den Einladenden und die Lokalität mit.

(5) Das Fordern jeglicher Zuwendungen außerhalb des schriftlichen Vertrages mit einem Geschäftspartner ist unzulässig.
 

3. Verbot Compliance-widriger Weisungen

(1) Es ist verboten, unterstellte Mitarbeiter*innen anzuweisen, Dritte, insbesondere Kunden*innen und/oder Lieferanten, durch Gewährung von persönlichen Vorteilen (Bestechung) zum Abschluss von Geschäften mit der Firma zu bewegen. Es ist dabei unerheblich, ob der/die Vorgesetzte hierfür Sach- oder Geldleistungen der Firma einsetzt bzw. einzusetzen anweist oder eigene Mittel oder Mittel Dritter. Erfolgen solche Anweisungen gleichwohl, so gelten folgende Regelungen:

  • Die unterstellten Mitarbeiter*innen sind verpflichtet und berechtigt, hierzu den Compliance-Beauftragten zu kontaktieren und unverzüglich und vollständig über den Sachverhalt aufzuklären. Andere Mitarbeiter*innen der Firma sind berechtigt, den Compliance-Beauftragten hierüber zu informieren.
  • Die Firma ist verpflichtet, hierauf mit angemessenen Sanktionen gegenüber dem*der Vorgesetzte*n zu reagieren.
  • Zugunsten der den Sachverhalt anzeigenden Mitarbeiter*innen gilt die Beweisregelung des §619a BGB entsprechend. Sanktionen wegen der Anzeige beim Compliance-Beauftragten sind in jedem Fall ausgeschlossen.
  • Unterlassen Mitarbeiter*innen eine rechtzeitige Anzeige beim Compliance-Beauftragten, so können Sanktionen gegenüber den Mitarbeiter*innen wegen des Compliance-Verstoßes nur erfolgen, soweit die Firma zuvor den*die Vorgesetzte*n, der die Weisung erteilt hat, sanktioniert hat.

(2) Für Compliance-widrig verwandte Sach- oder Geldmittel haften die an dem Verstoß beteiligten Mitarbeiter*innen als Gesamtschuldner gegenüber der Firma. Der Ersatz weiterer Schäden bleibt vorbehalten.
 

4. Geschäfte mit nahestehenden Personen

Den Mitarbeiter*innen ist es untersagt, in eigenen Angelegenheiten oder in Angelegenheiten ihm nahestehender Personen für das Unternehmen tätig zu werden. In solchen Fällen hat der*die Mitarbeiter*in den/die Vorgesetzte*n zu informieren, der*die entscheidet, welche*r Mitarbeiter*in für das Unternehmen den Geschäftsvorfall bearbeitet. Nahestehende Personen in diesem Sinne sind insbesondere Ehepartner, nichteheliche Lebenspartner, nichteingetragene und eingetragene Lebenspartner, Geschwister, Geschwister der Ehe- oder Lebenspartner sowie Verwandte und Verschwägerte gerader Linie (z.B. Eltern, Schwiegereltern, Großeltern, Kinder, Schwiegerkinder, Enkel). Auch nicht verwandte Personen können eine nahestehende Person sein, bei der das Näheverhältnis einen Interessenkonflikt begründet, wenn enge persönliche bzw. freundschaftliche Kontakte bestehen. Im Zweifel ist stets der*die Vorgesetzte zu informieren, der*die bei Bedarf den Compliance-Beauftragten hinzuziehen kann.
 

5. Private Vertragsabschlüsse mit Kunden*innen, Lieferanten, Geschäftspartnern

Mitarbeiter*innen haben bei privaten Geschäftsabschlüssen mit Kunden*innen, Lieferanten und Geschäftspartnern des Unternehmens, soweit sie von der Geschäftsverbindung Kenntnis haben, ihre*n Vorgesetzte*n zu unterrichten. Sie haben gewissenhaft zu prüfen, ob die ihnen gewährten Konditionen eine Vergünstigung enthalten, die ihnen nur aufgrund der Geschäftsbeziehung zum Unternehmen gewährt wird. In diesem Falle ist das Verbot nach Ziffer 2 zu berücksichtigen.
 

6. Kapitalbeteiligung

Kapitalbeteiligungen von Mitarbeiter*innen und deren Ehe- und Lebenspartnern an den Unternehmen von Geschäftspartnern und Wettbewerbern sind der Unternehmensleitung (Buchhaltung) schriftlich anzuzeigen. Diese Anzeigepflicht besteht nicht beim Erwerb von börsengängigen Werten oder reinen Vermögensanlagen, die keinen Einfluss auf das Unternehmen bewirken.
 

7. Nebentätigkeit

Mitarbeiter*innen sind verpflichtet, Nebentätigkeiten vor deren Aufnahme der Unternehmensleitung (Personalabteilung) schriftlich anzuzeigen. Nebentätigkeiten, die im Wettbewerb zu Geschäftstätigkeiten des Unternehmens stehen, sind untersagt. Bestehen Anhaltspunkte, dass durch die Nebentätigkeit die Interessen des Unternehmens beeinträchtigt werden oder sonstige gesetzliche oder arbeitsvertragliche Verpflichtungen verletzt werden, ist das Unternehmen berechtigt, die Nebentätigkeit zu untersagen. Wegen der weiteren Einzelheiten zur Erteilung von Nebentätigkeitsgenehmigungen wird auf die arbeitsvertraglichen Regelungen des jeweiligen antragstellenden Mitarbeitenden verwiesen.
 

8. Korruptionsbekämpfung

(1) Korruption bezeichnet den Missbrauch einer dienstlichen bzw. betrieblichen Funktion zur Erlangung eines persönlichen Vorteils oder eines Vorteils für Dritte.
(2) Mitarbeiter*innen sollen korruptes Verhalten von Kolleg*innen oder Geschäftspartnern dem Compliance-Beauftragten mitteilen. Verpflichtungen nach Ziffer 2 dieser Regelung bleiben hiervon unberührt. Alle eingehenden Hinweise werden vertraulich behandelt. Kein*e Mitarbeiter*in, der*die in redlicher Absicht Mitteilung von einem Korruptionsverdacht oder von sonstigen Sachverhalten gegenüber dem Compliance-Beauftragten macht, muss Nachteile befürchten, auch dann nicht, wenn sich der Verdacht als unbegründet erweist.
(3) Der Compliance-Beauftragte steht den Mitarbeiter*innen beratend zur Seite, gibt ihnen Hilfestellungen bei Compliance-Fragestellungen, schützt sie gegen unberechtigte Vorwürfe und verhindert präventiv Fehlverhalten.
(4) Alle Mitarbeiter*innen sind aufgefordert, dem Compliance-Beauftragten Vorschläge und Hinweise zu geben, um zu klaren und transparenten Arbeitsabläufen und Organisationsstrukturen beizutragen.
 

9. Information der Mitarbeiter*innen 

Die Mitarbeiter*innen werden einmal jährlich auf die Maßnahmen und Regelungen zur Vermeidung von Korruption hingewiesen.
 

10. Compliance-Beauftragte*r

(1) Für die Umsetzung der Regelung wird ein*e Compliance-Beauftragte*r ernannt. Der/die Compliance-Beauftragte hat eine weisungsunabhängige und objektive Bearbeitung aller an ihn/sie gerichteten Anliegen zu gewährleisten. Er/sie darf wegen dieser Tätigkeit nicht benachteiligt werden.
(2) Stellt der*die Compliance-Beauftragte einen hinreichenden Anfangsverdacht des Verstoßes gegen diese Regelungen fest, informiert er/sie die Unternehmensleitung. Der/die Compliance-Beauftragte wahrt die zugesicherte Vertraulichkeit hinsichtlich der Namen der Informanten, es sei denn, der/die Informant*in erteilt ausdrücklich seine*ihre Zustimmung, dass der Name an die Unternehmensleitung weitergegeben werden darf.
(3) Bei DATAflor übernimmt der Vorstand die Funktion des Compliance-Beauftragten.
 

11. Sanktionen

Ein Verstoß gegen diese Regelungen kann unter Berücksichtigung aller Aspekte des Einzelfalls zu arbeitsrechtlichen Maßnahmen (Ermahnungen, Abmahnungen) bis hin zur fristlosen Kündigung, zu Schadensersatzforderungen und anderen rechtlichen Konsequenzen, beispielsweise einer Strafanzeige, führen.


Göttingen, den 18.09.2020

Matthias Gehrke
- Vorstand -

Christoph Honig
- Vorstand -