Pionier der Digitalisierung im GaLaBau

Florian Feth gründete seinen Betrieb am 1. April 2001 mit einem Mitarbeiter. Heute beschäftigt er eine Assistenz der Geschäftsleitung und einen Bauleiter im Büro und je nach Saison sieben bis zehn Mitarbeiter draußen. Firmensitz ist Trebur, eine Gemeinde im Rhein-Main-Gebiet, in der Nähe von Frankfurt. 

Er bietet alle Leistungen an, die im Garten möglich sind und tritt immer als Generalunternehmer auf, auch wenn Spezialthemen zu realisieren sind, z.B. Wintergärten, Carports oder Toranlagen. Das bietet seinen Kunden den Vorteil, dass Sie nur einen Gewährleistungspartner haben und ist eines seiner Alleinstellungsmerkmale.

Florian Feth lebt die Digitalisierung schon seit vielen Jahren – lange bevor sie in aller Munde war. Es begeistert ihn, dass er durch die Nutzung neuer Technologien Arbeitsprozesse im Büro und auf der Baustelle optimieren und ganz neu denken kann. Schon seit 2008 hat er die Digitalisierung mit vielen kleinen Schritten und großer Entschlossenheit vorangetrieben. 

Im Interview gibt er uns einen Einblick in seine Arbeitsweisen und schildert uns, wie die Digitalisierung für ihn und seine Mitarbeiter ganz konkret im Alltag aussieht.

Sie sind seit 2001 am Markt und sehr erfolgreich. Was zeichnet Ihr Unternehmen aus?

Ich möchte immer ganz vorne dabei sein, wenn es um Innovationen geht. Ich will neue Technologien sofort nutzen und das mache ich dann auch. Z.B. als die Cloud-Lösungen aufkamen, hatten viele Vorbehalte. Ich habe die Vorteile von Anfang an für mich genutzt.

Oder beim Thema Totalstationen: Obwohl ich schon eine normale Totalstation hatte, habe ich mir vor sechs Jahren noch eine Leica 1-Mann-Station dazugekauft, damit ich gleich beim ersten Beratungstermin den Garten alleine aufmessen kann. Dabei ging es mir in diesem Fall gar nicht so sehr um die Zeiteinsparung, sondern um die Verfügbarkeit des zweiten Mannes. Ich kann diesen nicht jederzeit von anderen Baustellen abziehen und in den heutigen Zeiten des Fachkräftemangels schon gar nicht. Zurzeit fehlen mir drei Leute. Ich bin jetzt schon bis Oktober/November ausgebucht und muss viele Aufträge ablehnen.

Was tun Sie gegen den Fachkräftemangel?

Auch bei der Mitarbeitergewinnung muss man umdenken. Mein Ziel ist es, Ausbildungsbetrieb zu werden, damit ich mir neue Mitarbeiter selbst heranziehen kann. Ich denke auch über innovative Arbeitszeitmodelle nach, z.B. möchte ich generell eine 4-Tage-Woche einführen. Bei vielen Mitarbeitern geht es gar nicht so sehr ums Geld, sondern um den Freizeitwert, das merkt man ja schon bei sich selbst. Solche Themen werden aus meiner Sicht in den nächsten zwei bis fünf Jahren entscheidend für die Mitarbeitergewinnung und Mitarbeiterbindung sein.

 

Sie sind seit 2008 DATAflor-Kunde und setzen inzwischen alle für den GaLaBau bestimmten Produkte ein. Wie kamen Sie zu DATAflor?

Ich habe zunächst mit Lexware Office gearbeitet. 2008 habe ich dann zuerst DATAflor GREENXPERT und kurz danach auch BUSINESS gekauft. Damals fand ich es sehr teuer. Aber die Investition hat sich längst ausgezahlt. 2012 folgte dann die DATAflor Bauakte und 2014 DATAflor GRÜNSTUDIO 3D. Die DATAflor Apps nutze ich natürlich auch.

Der Garten- und Landschaftsbau boomt. Die meisten Firmen haben mehr Anfragen, als Sie bearbeiten können. Bemühen Sie sich aktiv um neue Kunden oder ist das gar nicht mehr nötig?

Ich gebe zu, die Wirkung der Internetseite habe ich unterschätzt. Ich hätte nie gedacht, dass ich darüber drei bis fünf Anfragen pro Tag erhalten würde, die telefonischen Anfragen kommen sogar noch hinzu. So kann ich mir die Rosinen herauspicken.

Allerdings dürfen wir nicht nur noch die ganz exklusiven Projekte übernehmen, sonst bekommen wir den Ruf, dass man bei uns gar nicht mehr anzurufen braucht. Es muss ein gesundes Gleichgewicht bleiben.

Schön, dass Sie so aus dem Vollen schöpfen können. Aber ist es nicht sehr schwierig zu entscheiden, welche Anfragen man annimmt und welche nicht?

Ja, allerdings. Mitte 2018 habe ich dazu ein neues Verfahren eingeführt. Meine Assistentin organisiert mir bei allen Anfragen ein Erstgespräch per Telefon. Dabei kann ich auch schon mal eine Zahl in den Raum werfen, damit der Kunde von Anfang an realistische Vorstellungen von den Kosten hat. Danach entscheide ich, ob ein Vor-Ort-Termin sinnvoll ist. In etwa der Hälfte der Fälle klappt das sehr gut, bei den anderen kann man die Situation erst vor Ort richtig einschätzen.

Welche digitalen Möglichkeiten nutzen Sie bei der Kundenberatung vor Ort?

Den Erstkontakt mache ich immer selbst. Ich gehe mit meinem iPad Pro im A4-Format zum Kunden. Die ersten Blicke sind manchmal komisch. Im Gespräch erkennen die Kunden dann aber schnell, dass ich alle Informationen dabeihabe und alles sofort zeigen und auch gleich Termine vereinbaren kann. Das wirkt sehr professionell, ist gut für unser Image und ich selbst spare damit viel Zeit und Aufwand ein. 

Wie stellen Sie sicher, dass alle Daten auf dem iPad verfügbar sind und wie verhindern Sie, dass Sie die Daten nicht doppelt erfassen müssen?

Mit dem iPad greife ich per VPN auf DATAflor BUSINESS im Büro zu. Das funktioniert bei mir, im Umkreis von 50-70 km um meinen Standort herum, mit tadelloser Geschwindigkeit und Stabilität. So kann ich alle Leerlaufzeiten unterwegs nutzen. Selbst wenn ich vier bis fünf Termine am Tag mache, habe ich abends schon die ersten Angebote geschrieben.

Meine Regel: Angebote müssen innerhalb von 24 Stunden beim Kunden sein, außer bei sehr speziellen Anfragen. Auch auf meine CAD- Pläne kann ich beim Kunden digital zugreifen, Maße abnehmen und korrigieren. Das mache ich mit der kostenlosen Version der Web-App AutoCAD WS.

Wie schaffen Sie es, Ihre Angebote so schnell fertigzustellen?

Das schaffe ich nur, weil ich unterwegs daran arbeite. Sobald ich ins Büro komme, habe ich so viele dringende Sachen zu erledigen, dass ich sonst wahrscheinlich zwei Wochen brauchen würde.

Außerdem geht die Angebotserstellung sehr schnell, weil ich alle Leistungstexte in meinem Standardkatalog mit Preisen und Kalkulationsdaten abgelegt habe. Ich glaube, dass man mit etwa 100 Leistungstexten 80-90% der normalerweise vorkommenden Positionen abdecken kann. Mittlerweile habe ich aber wesentlich mehr. Das Speichern der Texte ist dabei nach und nach erfolgt. Bei jeder neuen Leistung überlege ich, ob ich sie noch mal benötige. Wenn ja, speichere ich sie gleich im Katalog ab.

Welche Visualisierungstechniken nutzen Sie?

Welche Technik ich einsetze hängt vom Kunden und vom Projekt ab. Wenn es passt, verwende ich auf dem iPad oft ein Skizzenprogramm. Der Kunde kann dann zusehen wie sein Garten wächst, die Skizze ist schon nach drei Minuten fertig und der Kunde ist sehr beeindruckt.

Wenn das Aufmaß für die Angebotserstellung von Hand zu lange dauert, weil es zu kompliziert ist oder ich die Höhen sonst nicht genau genug erfassen kann, messe ich mit der Totalstation auf und mache die Planung auf jeden Fall digital mit DATAflor GREENXPERT. Für 3D-Visualierungen mit DATAflor GRÜNSTUDIO 3D habe ich im Büro einen Visualisierungsraum mit einem Präsentationsdisplay. Dort fühlt sich der Kunde wie im Kino, wenn er eine Kamerafahrt durch seinen neuen Garten anschaut.

Planungsleistungen nehmen viel Zeit in Anspruch. Da stellt sich im GaLaBau immer die Frage, ob diese Dienstleistung nicht etwas kosten muss…

Ich bin überzeugt, dass ich durch Visualisierungen 70% mehr Aufträge bekomme als meine Mitbewerber. Schon deshalb lohnt es sich. Aber seit Mitte 2018 berechne ich für jede CAD-Planung etwa 1.000,- € netto und sage zu, den Betrag bei Auftragserteilung wieder anzurechnen. Dafür liefere ich einen kompletten Plan mit Bemaßung und Absteckung.

Ich plane im Jahr etwa 50 Gärten mit DATAflor GREENXPERT, etwa 40% davon werden nicht beauftragt. Mit der Planung verdiene ich jetzt trotzdem 20.000 bis 25.000 € pro Jahr, meine Arbeitszeit ist bezahlt.

Das ist heute möglich, weil sich die Einstellung der Kunden gegenüber dem Garten- und Landschaftsbau geändert hat. Die Wertschätzung ist eine andere, das Image hat sich gewandelt. Der GaLaBau gilt jetzt als hochwertiges Handwerk, wofür man auch viel Geld investiert.

Sie arbeiten sehr modern. Wie stehen Ihre Kunden zu den digitalen Methoden? 

Man muss den Kunden da abholen, wo er steht. Ansonsten spielt es keine Rolle, ob er jung oder alt, modern oder konservativ ist. Die moderne Arbeitsweise kommt immer positiv an.

Bei mir werden nur noch etwa 10 Angebote pro Jahr per Post verschickt, weil die Kunden nicht mit E-Mails umgehen können. Alles andere wird per E-Mail versandt, bis auf wenige Ausnahmen auch die CAD-Pläne. 

Sie legen großen Wert auf gute Organisation. Trotzdem ist im Garten– und Landschaftsbau nicht alles vorhersehbar. Welche Probleme treten bei der Projektabwicklung auf?

In meinen Angeboten biete ich häufig exklusive Erweiterungsmöglichkeiten an, z.B. Bewässerungsanlagen, Mähroboter oder Außenlautsprecher. Diese werden meist erst mal aus dem Auftrag herausgenommen. Später, wenn die Baustelle läuft und alles schön wird, möchte der Kunde dann oft doch alles haben. Die Erweiterungen sollen natürlich sofort realisiert werden und ich will meine Leute auch nicht erst abziehen und 6 Wochen später wieder hinschicken. Obwohl ich für solche Fälle einen zeitlichen Puffer einplane, kommt es häufig dazu, dass sich nachfolgende Projekte verschieben.

Zum Glück habe ich mit einem sehr pflanzenverliebten Mitarbeiter einen Pflegetrupp aufbauen können. Den schicke ich hin, wenn jemand warten muss. Der Garten sieht dann schon mal schön aus und der Kunde ist zufrieden.


Sicher läuft nicht immer alles glatt, wenn Sie neue Digitalisierungsthemen angehen. Welche Probleme treten auf?

Manchmal dauert die Einführung länger als geplant. Z.B. bei der DATAflor App TIME. Nicht alle  Mitarbeiter wollten die Daten mit dem Smartphone erfassen. Wir haben es dann so gelöst, dass die Vorarbeiter die Zeiterfassung für alle durchführen. Auch unser Fahrer kam mit dem Smartphone nicht zurecht und hat zur Erfassung der Lieferscheine ein iPad bekommen.

Natürlich gibt es auch mal ein Problem mit der Software, aber das ist meist sehr schnell gelöst. Ein großes Lob an DATAflor, der Support ist nahezu perfekt.

Die neuen Technologien sind oft sehr kostspielig, es geht ja nicht nur um die Software, auch in Hardware und Schulung muss investiert werden. Wie stellen Sie die Finanzierung sicher?

Die meisten Investitionen habe ich aus Überschüssen finanziert. Bei der Entscheidung habe ich mich immer gefragt, ob es wichtiger ist, dass ich meine eigene Arbeit schneller mache oder ob durch die Investition in Maschinen die Arbeit auf der Baustelle schneller werden sollte. 

 

Wie schaffen Sie es zeitlich, all die neuen Themen umzusetzen?

Ich möchte innovativ sein und habe die Prioritäten so gesetzt. Ich nehme mir die Zeit dafür, weil ich es so will.

Sie haben viele Digitalisierungsthemen umgesetzt. Welches Thema ist für Sie am wichtigsten?

Die DATAflor BUSINESS Baustellenüberwachung zusammen mit den Plankosten als Steuerungsinstrument für die Baustellen. Sobald es Abweichungen gibt, kann ich eingreifen. Z.B. kann ich mit dem Vorarbeiter sprechen, ob er die Arbeiten in der noch zur Verfügung stehenden Woche schafft oder ob es eng wird. Ich kann ihm dann evtl. einen Helfer zur Seite stellen, der weniger kostet. Oder ich kann mir bei der Kalkulation der Nachträge mehr Zeit verschaffen.

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Was wünschen Sie sich von DATAflor?

Eine bessere Anbindung von Materiallieferanten. Angebote, Preisanfragen, Bestellungen und Lieferscheine sollten digital ausgetauscht und die Daten gleich automatisch zu Projekten und Positionen abgelegt werden. Das würde meiner Bürokraft 1,5-2 Stunden Zeit pro Tag einsparen.

Und ich möchte GRÜNSTUDIO 3D mit mehreren VR-Brillen nutzen können, damit ich wirklich zusammen mit meinen Kunden durch den Garten spazieren und dabei alles erklären und zeigen kann.

Wovon träumen Sie?

Echtzeitpreisabfragen vom Handel für die Angebotserstellung, das wäre eine tolle Sache, das würde sehr viel Zeit einsparen. Und ich hätte gern eine Art Verkaufsmobil mit Totalstation, Visualisierungstechnik und allem, was ich sonst noch zum Verkaufen brauche, damit ich gleich nach dem ersten Beratungstermin vor Ort den Auftrag für den Garten unterschrieben in der Tasche habe. 

 

Sie haben sehr viel Erfahrung mit der Digitalisierung. Haben Sie einen wichtigen Rat für andere GaLaBau-Unternehmer?

Man muss innovativ sein und mit der Zeit gehen, sonst wird man abgehängt - auch wenn das Unternehmen sonst gut dasteht. Das kann man am Beispiel der Elektroautos sehen.

Der Druck kommt auch von außen. Schon jetzt gibt es so viele Vorgaben, die man erfüllen muss, z.B. die Arbeitszeiterfassung für den Zoll und die GoBD. Allein schon wegen der unglaublichen Zeiteinsparung sollte man diese Themen digital abwickeln.

 

Woher bekommen Sie neue Impulse?

Es ist wichtig, mit offenen Augen durchs Leben zu gehen. Ich schaue, wie andere Firmen es machen, auch Händler oder branchenfremde Unternehmen. Z.B. die Deutsche Post. Als ich das erste Mal die Paketannahme digital unterschrieben habe, dachte ich mir „Das hätte ich auch gern!“ und  jetzt habe ich es, in der DATAflor App TIME.
 

Herzlichen Dank an Herrn Feth für das spannende Gespräch. Wir wünschen ihm ein gutes Gelingen für die digitalen Projekte, die er sich für 2019 vorgenommen hat. Die Zielstrebigkeit, mit der Herr Feth umsetzt, was er sich vorgenommen hat, hat uns sehr beindruckt. Wir hoffen, dass der Funke überspringen konnte und Sie dazu inspiriert, wichtige Digitalisierungsthemen jetzt anzupacken und die Chancen für Ihr Unternehmen zu nutzen.

Florian Feth

Firmengründer und Inhaber

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