Die Verarbeitung von E-Rechnungen sowie die Überführung analoger Daten in intelligente digitale Daten sind zentrale Herausforderungen der Digitalisierung. Dabei geht es einerseits um die effiziente Erfassung und die Verarbeitung von E-Rechnungen, andererseits darum, aus Papierdokumenten und PDFs digitale Daten zu generieren und die darin enthaltenen Informationen automatisch zu erkennen und weiterzuverarbeiten.
Der digitale Posteingang ermöglicht die effiziente Erfassung und die Verarbeitung von E-Rechnungen. E-Rechnungen sind elektronische Rechnungen, die in einem strukturierten Format übermittelt werden und automatisch in Ihr System eingelesen werden können.
Der Startpunkt im digitalen Workflow: Egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als E-Rechnung, Papierdokument, PDF-Datei oder Foto, sie werden in einem digitalen Posteingang verwaltet und verarbeitet. Dabei geht es nicht nur darum, aus einem Papierdokument eine digitale Datei zu machen, sondern es sollen auch die im Dokument enthaltenen Informationen automatisch erkannt und weiterverarbeitet werden.
Egal ob Papierdokument, PDF-Datei, E-Rechnung oder Foto – alle Dokumente werden im digitalen Posteingang verwaltet und kategorisiert. Unsere KI-gestützte Technologie erkennt automatisch die Dokumentenarten und ordnet diese den passenden Kategorien wie „Rechnungseingang“ oder „Sonstige“ zu, um den entsprechenden digitalen Workflow zu starten.
Sie können die Arbeitsschritte individuell an die Abläufe in Ihrem Unternehmen anpassen, zum Beispiel „Erfassung“, „Prüfung“, „Freigabe“ und „Buchung“ von Rechnungen. Die Verantwortung kann nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie „Buchhaltung“ oder „Bauleitung“ zugewiesen werden, sodass bei Abwesenheit eines Mitarbeitenden eine Vertretung einspringen kann.
Alle über den digitalen Posteingang eingehenden Dokumente werden in der DATAflor Bauakte erfasst und bei Änderungen revisionssicher archiviert. Dies schützt Sie und Ihre Mitarbeitenden vor Vergessen und hilft bei der GoBD-konformen Aufbewahrung von Dokumenten.
Unser digitaler Posteingang und die DATAflor Bauakte erfüllen alle Anforderungen für das ersetzende Scannen gemäß der Technischen Regelung TR-03138 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI). Das bedeutet, dass Sie die originalen Papierdokumente nach dem Scannen in der Regel GoBD-konform vernichten dürfen.
Unsere KI-basierte OCR-Technologie erkennt nicht nur den Text, sondern auch alle steuerrechtlich relevanten Datenfelder wie Belegnummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag. Die eingelesenen Daten stehen für Controllingauswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung, was Ihnen lästige Erfassungsarbeit erspart und Buchungsfehler reduziert.
Dank der flexiblen, KI-unterstützten Lösung sind die Kosten nutzungsabhängig. Wie bei den DATAflor-Apps können Sie den digitalen Posteingang direkt in Ihrer BUSINESS-Software buchen und stornieren, was ihn auch für kleine Betriebe ideal macht.
Der digitale Posteingang ist eine Schlüsseltechnologie für das digitale Dokumentenmanagement. Er wandelt analoge Dokumente in digitale Formate um, transformiert analoge Arbeitsabläufe in digitale Workflows und ermöglicht die automatische Erkennung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Als erster Schritt zur digitalen Transformation umfasst unser Dokumentenmanagement den digitalen Posteingang, die digitale Bauakte, mobile Dokumentennutzung und Printmanagement. So stellen wir sicher, dass alle dokumentenbezogenen Arbeitsabläufe standardisiert und so weit wie möglich digitalisiert sind.
Das Dokumentenmanagement ist der erste Schritt zur digitalen Transformation und besteht aus den Bausteinen Digitaler Posteingang, digitale Bauakte, mobile Dokumentennutzung und Printmanagement. Der Digitale Posteingang setzt da an, wo Dokumente im Unternehmen ankommen und sorgt dafür, dass die mit dem Posteingang in Zusammenhang stehenden Arbeitsabläufe standardisiert sind und so weit wie möglich digital ablaufen.
Den Digitalen Posteingang können Sie im Abonnement erwerben.
Das Abonnement können Sie jederzeit selbständig im Cloud-Manager Ihres BUSINESS-Programms abschließen bzw. kündigen.
Vor Abschluss eines Abonnements können Sie eine Demo-Version bestellen und den Digitalen Posteingang zunächst 30 Tage kostenlos kennenlernen.
Wie das funktioniert, erfahren Sie in unseren Filmen im DATAflor WIKI
Voraussetzungen zur Nutzung des Digitalen Posteingangs
Benötigte BUSINESS-Module:
Außerdem benötigen Sie einen Scanner zur Digitalisierung von Papierdokumenten:
Preise für die Nutzung des Digitalen Posteingangs
Einrichtungsgebühr (einmalig) | 99,00 € |
DPE Seitenpakete für automatisierte Datenermittlung aus E-Rechnungen oder Texterkennung mit KI (Kauf nach Bedarf)
1.000 Seiten | 80,00 € | (8 Cent/Seite) |
Diese Preise sind Nettopreise und gelten zzgl. der gesetzlichen MwSt.
Herzstück im digitalen Workflow Dokumente
Mobiler Zugriff auf alle digitalen Dokumente
Digitaler Workflow für die Ausgabe von Dokumenten