Digitaler Posteingang

Wie aus Papier ein digitaler Workflow wird

Die Überführung analoger Daten in intelligente digitale Daten ist eine der größten Herausforderungen der Digitalisierung. Dabei geht es nicht nur darum, aus einem Papierdokument eine digitale Datei zu machen, sondern es sollen auch die im Dokument enthaltenen Informationen automatisch erkannt und weiterverarbeitet werden.

Den Digitalen Posteingang im Video erleben

Ihre Vorteile auf einen Blick

Papierdokumente werden digital
Alle Dokumente in einem System
OCR-Technologie für Text- und Felderkennung
Weniger Aufwand bei der Erfassung von Eingangsrechnungen
Standardisierte Arbeitsabläufe auf Knopfdruck

Digitalen Posteingang jetzt testen

Den Digitalen Posteingang können Sie im Abonnement erwerben.
Das Abonnement können Sie jederzeit selbständig im Cloud-Manager Ihres BUSINESS-Programms abschließen bzw. kündigen.

Vor Abschluss eines Abonnements können Sie eine Demo-Version bestellen und den Digitalen Posteingang zunächst 30 Tage kostenlos kennenlernen.

Wie das funktioniert, erfahren Sie in unseren Filmen im DATAflor WIKI

Voraussetzungen zur Nutzung des Digitalen Posteingangs

DATAflor BUSINESS Version 2021 oder höher
DATAflor BUSINESS-Netzwerkinstallation
Eine BUSINESS-Einzelplatzinstallation kann mit Unterstützung durch den DATAflor Service in eine Netzwerkinstallation gewandelt werden. Senden Sie uns dazu eine Anfrage über das Support-Tool.
DATAflor Service-Vertrag

Benötigte BUSINESS-Module:

DATAflor Bauakte
Der Digitale Posteingang ist eine Erweiterung der DATAflor Bauakte
Nachkalkulation, Controlling 1 oder Controlling 2 oder ZV Kreditoren
Zur Erfassung der einzelnen Posten von Lieferantenrechnungen (Aufteilungsbuchungen) sowie zur Auswertung der im Digitalen Posteingang erfassten Lieferantenrechnungen.

Außerdem benötigen Sie einen Scanner zur Digitalisierung von Papierdokumenten:

TWAIN-fähiger Scanner
TWAIN 2-kompatibler Treiber

Preise für die Nutzung des Digitalen Posteingangs

Einrichtungsgebühr (einmalig)
DPE Grundpauschale (Abo einmal je Mandant / Monat)
DPE Verzeichnisüberwachung (Abo je Mandant / Monat)

99,00 €
49,00 €
9,90 €

DPE Seitenpakete für Texterkennung und automatische Datenermittlung (Kauf nach Bedarf)

1.000 Seiten
5.000 Seiten
10.000 Seiten

80,00 €
350,00 €
600,00 €

(8 Cent/Seite)
(7 Cent/Seite)
(6 Cent/Seite)

Diese Preise sind Nettopreise und gelten zzgl. der gesetzlichen MwSt.

Alle Dokumente in einem Posteingangskorb

Der Startpunkt im digitalen Workflow Dokumente: Egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als Papierdokument, PDF-Datei, E-Mail oder Foto, sie werden in einem digitalen Posteingang verwaltet.

Dokumentenarten werden automatisch erkannt

Der Digitale Posteingang von DATAflor BUSINESS ordnet die Dokumente automatisch Kategorien wie "Rechnung" und "Sonstige" zu und löst den für die jeweilige Dokumentart hinterlegten digitalen Workflow aus.

Dokumentenarten mit firmeneigenem digitalen Workflow

Sie definieren die einzelnen Arbeitsschritte genau so, wie sie in Ihrem Unternehmen ablaufen, z.B. die "Erfassung", "Prüfung", "Freigabe" und "Buchung" von Rechnungen. Dabei kann die Verantwortung nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie "Buchhaltung" oder "Bauleitung" zugewiesen werden, damit bei Abwesenheit eines Mitarbeitenden sofort ein*e Kolleg*in einspringen kann.

Dokumente werden automatisch in die digitale Bauakte aufgenommen

Alle Dokumente, die über den Digitalen Posteingang eingehen, werden in der DATAflor Bauakte erfasst und bei Änderungen revisionssicher archiviert. Das schützt Sie und Ihre Mitarbeitenden vor dem Vergessen und hilft bei der GoBD-konformen Aufbewahrung von Dokumenten.

Papierdokumente können entsorgt werden

Digitaler Posteingang und DATAflor Bauakte erfüllen alle Anforderungen für ersetzendes Scannen der TR-03138 (Technische Regelung) des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie). Das bedeutet, dass Sie die originalen Papierdokumente nach dem Scannen GoBD-konform vernichten dürfen.

Eingangsrechnungen einfacher buchen

Die OCR-Technologie erkennt nicht nur den Dokumententext, sondern auch alle steuerrechtlich relevanten Datenfelder wie Belegnummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag etc.. Die eingelesenen Daten stehen für Controllingauswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Das spart Ihnen lästige Erfassungsarbeit und reduziert Buchungsfehler.

Passend für jede Betriebsgröße

Die Kosten hängen von der Nutzungsintensität ab. Wie bei den DATAflor-Apps können Sie den Digitalen Posteingang direkt in Ihrer BUSINESS-Software buchen und stornieren.

Wie bringt der digitale Posteingang die Digitalisierung voran?

Der digitale Posteingang ist eine Schlüsseltechnologie für das digitale Dokumentenmanagement.

Analoge Dokumente müssen in digitale Dokumente umgewandelt werden
Analoge Arbeitsabläufe der Dokumente müssen in einen digitalen Workflow überführt werden
Dokumentenintensive Workflows müssen optimiert werden

Das Dokumentenmanagement ist der erste Schritt zur digitalen Transformation und besteht aus den Bausteinen Digitaler Posteingang, digitale Bauakte, mobile Dokumentennutzung und Printmanagement. Der Digitale Posteingang setzt da an, wo Dokumente im Unternehmen ankommen und sorgt dafür, dass die mit dem Posteingang in Zusammenhang stehenden Arbeitsabläufe standardisiert sind und so weit wie möglich digital ablaufen.