Digitaler Posteingang

Effiziente Verarbeitung von E-Rechnungen und intelligente Digitalisierung mit KI

Die Verarbeitung von E-Rechnungen sowie die Überführung analoger Daten in intelligente digitale Daten sind zentrale Herausforderungen der Digitalisierung. Dabei geht es einerseits um die effiziente Erfassung und die Verarbeitung von E-Rechnungen, andererseits darum, aus Papierdokumenten und PDFs digitale Daten zu generieren und die darin enthaltenen Informationen automatisch zu erkennen und weiterzuverarbeiten.

E-Rechnungen empfangen und verarbeiten

Der digitale Posteingang ermöglicht die effiziente Erfassung und die Verarbeitung von E-Rechnungen. E-Rechnungen sind elektronische Rechnungen, die in einem strukturierten Format übermittelt werden und automatisch in Ihr System eingelesen werden können.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Automatische Erfassung und Verarbeitung von E-Rechnungen
  • Schnellere Bearbeitung
  • Reduzierung von Fehlern
  • Integration in bestehende Buchhaltungssysteme
  • Standardisierte Workflows
Wie aus Papier ein digitaler Workflow wird

Der Startpunkt im digitalen Workflow: Egal in welcher Form die Dokumente im Unternehmen ankommen, ob als E-Rechnung, Papierdokument, PDF-Datei oder Foto, sie werden in einem digitalen Posteingang verwaltet und verarbeitet. Dabei geht es nicht nur darum, aus einem Papierdokument eine digitale Datei zu machen, sondern es sollen auch die im Dokument enthaltenen Informationen automatisch erkannt und weiterverarbeitet werden.

Alle Dokumente in einem Posteingang

Egal ob Papierdokument, PDF-Datei, E-Rechnung oder Foto – alle Dokumente werden im digitalen Posteingang verwaltet und kategorisiert. Unsere KI-gestützte Technologie erkennt automatisch die Dokumentenarten und ordnet diese den passenden Kategorien wie „Rechnungseingang“ oder „Sonstige“ zu, um den entsprechenden digitalen Workflow zu starten.

Individuelle Workflows für verschiedene Dokumentenarten

Sie können die Arbeitsschritte individuell an die Abläufe in Ihrem Unternehmen anpassen, zum Beispiel „Erfassung“, „Prüfung“, „Freigabe“ und „Buchung“ von Rechnungen. Die Verantwortung kann nicht nur einzelnen Personen, sondern auch Benutzergruppen wie „Buchhaltung“ oder „Bauleitung“ zugewiesen werden, sodass bei Abwesenheit eines Mitarbeitenden eine Vertretung einspringen kann.

Automatische Integration in die digitale Bauakte

Alle über den digitalen Posteingang eingehenden Dokumente werden in der DATAflor Bauakte erfasst und bei Änderungen revisionssicher archiviert. Dies schützt Sie und Ihre Mitarbeitenden vor Vergessen und hilft bei der GoBD-konformen Aufbewahrung von Dokumenten.

Einhaltung der Aufbewahrungsvorgaben

Unser digitaler Posteingang und die DATAflor Bauakte erfüllen alle Anforderungen für das ersetzende Scannen gemäß der Technischen Regelung TR-03138 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI). Das bedeutet, dass Sie die originalen Papierdokumente nach dem Scannen in der Regel GoBD-konform vernichten dürfen.

Eingangsrechnungen einfacher buchen mit KI-basierter OCR-Technologie

Unsere KI-basierte OCR-Technologie erkennt nicht nur den Text, sondern auch alle steuerrechtlich relevanten Datenfelder wie Belegnummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag. Die eingelesenen Daten stehen für Controllingauswertungen, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zur Verfügung, was Ihnen lästige Erfassungsarbeit erspart und Buchungsfehler reduziert.

Flexibilität für jede Betriebsgröße

Dank der flexiblen, KI-unterstützten Lösung sind die Kosten nutzungsabhängig. Wie bei den DATAflor-Apps können Sie den digitalen Posteingang direkt in Ihrer BUSINESS-Software buchen und stornieren, was ihn auch für kleine Betriebe ideal macht.

Der digitale Posteingang als Schlüssel zur Digitalisierung

© BillionPhotos.com - stock.adobe.com

Der digitale Posteingang ist eine Schlüsseltechnologie für das digitale Dokumentenmanagement. Er wandelt analoge Dokumente in digitale Formate um, transformiert analoge Arbeitsabläufe in digitale Workflows und ermöglicht die automatische Erkennung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Als erster Schritt zur digitalen Transformation umfasst unser Dokumentenmanagement den digitalen Posteingang, die digitale Bauakte, mobile Dokumentennutzung und Printmanagement. So stellen wir sicher, dass alle dokumentenbezogenen Arbeitsabläufe standardisiert und so weit wie möglich digitalisiert sind.

Das Dokumentenmanagement ist der erste Schritt zur digitalen Transformation und besteht aus den Bausteinen Digitaler Posteingang, digitale Bauaktemobile Dokumentennutzung und Printmanagement. Der Digitale Posteingang setzt da an, wo Dokumente im Unternehmen ankommen und sorgt dafür, dass die mit dem Posteingang in Zusammenhang stehenden Arbeitsabläufe standardisiert sind und so weit wie möglich digital ablaufen.

Digitalen Posteingang jetzt testen

Den Digitalen Posteingang können Sie im Abonnement erwerben.
Das Abonnement können Sie jederzeit selbständig im Cloud-Manager Ihres BUSINESS-Programms abschließen bzw. kündigen.

Vor Abschluss eines Abonnements können Sie eine Demo-Version bestellen und den Digitalen Posteingang zunächst 30 Tage kostenlos kennenlernen.

  Wie das funktioniert, erfahren Sie in unseren Filmen im DATAflor WIKI

Voraussetzungen zur Nutzung des Digitalen Posteingangs

  • DATAflor BUSINESS Version 2021 oder höher
  • DATAflor BUSINESS-Netzwerkinstallation
    Eine BUSINESS-Einzelplatzinstallation kann mit Unterstützung durch den DATAflor Service in eine Netzwerkinstallation gewandelt werden. Senden Sie uns dazu eine Anfrage über das Support-Tool.
  • DATAflor Service-Vertrag

Benötigte BUSINESS-Module:

  • DATAflor Bauakte
    Der Digitale Posteingang ist eine Erweiterung der DATAflor Bauakte
  • Nachkalkulation, Controlling 1 oder Controlling 2 oder ZV Kreditoren
    Zur Erfassung der einzelnen Posten von Lieferantenrechnungen (Aufteilungsbuchungen) sowie zur Auswertung der im Digitalen Posteingang erfassten Lieferantenrechnungen.

Außerdem benötigen Sie einen Scanner zur Digitalisierung von Papierdokumenten:

  • TWAIN-fähiger Scanner
  • TWAIN 2-kompatibler Treiber

Preise für die Nutzung des Digitalen Posteingangs

Einrichtungsgebühr (einmalig)
DPE Grundpauschale (Abo einmal je Mandant / Monat)
DPE Verzeichnisüberwachung (Abo je Mandant / Monat)   

99,00 €
49,00 €
  9,90 €

DPE Seitenpakete für automatisierte Datenermittlung aus E-Rechnungen oder Texterkennung mit KI (Kauf nach Bedarf)

1.000 Seiten
5.000 Seiten
10.000 Seiten

80,00 €
350,00 €
600,00 €

(8 Cent/Seite)
(7 Cent/Seite)
(6 Cent/Seite)

Diese Preise sind Nettopreise und gelten zzgl. der gesetzlichen MwSt.

DATAflor Bauakte

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