DATAflor BUSINESS Printmanagement

So viel Entlastung kann ein digitaler Workflow bringen

Beim neuen Angebots- und Rechnungsdruck von DATAflor BUSINESS ist ein kleines Digitalisierungswunder zu erleben. Die einfachsten und häufigsten Tätigkeiten bieten das größte Zeiteinsparungspotenzial. Individuelle und persönliche Standards der Druckausgabe werden automatisch angewendet und sorgen dafür, dass der Anwender sich beim Drucken nicht mehr um die Details kümmern muss. Die Software denkt mit und der Kopf bleibt frei für die inhaltliche Arbeit!

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Zeiteinsparung bei jedem LV-Ausdruck
  • Texte und Druckeinstellungen direkt in der Vorschau ändern
  • Weniger Fehldrucke durch digitale Steuerung
  • Mit ZUGFeRD die Vorgaben der öffentlichen Auftraggeber erfüllen

Digitaler Rechnungsversand an Kunden

Neben der Papierausgabe können Rechnungen als Datei, PDF und E-Mail ausgegeben werden. Der Stapeldruck von Pflegerechnungen per E-Mail bringt noch mehr Zeiteinsparung als bisher. Die für den Rechnungsversand vorgesehenen E-Mail-Adressen werden im Adress-Manager in einem dafür reservierten Feld hinterlegt.
 

ZUGFeRD/XRechnung zur Übergabe strukturierter Rechnungsdaten

Öffentliche und gewerbliche Auftraggeber werden zukünftig nur noch vorgegebene digitale Rechnungsformate akzeptieren. Diese "E-Rechnungen" speichern zusätzlich zum Rechnungstext strukturierte maschinenlesbare Rechnungsdaten, die in die Buchhaltungssysteme des Empfängers eingelesen werden können.
 

Abweichende Rechnungsanschriften von Auftraggebern verwalten

Bei komplexen Auftraggeberstrukturen von Kommunen, Bauträgern und Wohnungsbaugesellschaften hinterlegen Sie die abweichenden Rechnungsanschriften (Debitoren) direkt in den Auftraggeberdaten.
 

Formular- und Druckprofile für einzelne Ausdrucke

Für jeden Ausdruck werden die typischen Verfahren voreingestellt. Auch um die Auswahl des richtigen Papierschachtes müssen Sie sich keine Gedanken mehr machen, diese sind für Drucker und Ausdrucke fest hinterlegt.

Beispiel: Angebote werden auf den Drucker ausgegeben, Abschlagsrechnungen per E-Mail und beide werden automatisch als PDF in der Bauakte abgelegt. Abschlagsrechnungen werden im Kurztext mit Mengen aus dem Mengenansatz gedruckt, Schlussrechnungen im Langtext mit Mengen aus dem Mengennachweis.
 

Formular- und Druckprofile für Geschäftsbereiche und Auftraggeber

Für jeden Geschäftsbereich wird automatisch das Druckprofil mit dem richtigen Briefkopf verwendet. Auch bei den Auftraggebern können Vorgaben hinterlegt und an allen Arbeitsplätzen genutzt werden.

Beispiel: Kunde A bekommt seine Angebote immer in zweifacher Ausfertigung per Post, Kunde B in einfacher Ausfertigung per E-Mail.
 

Druckeinstellungen und Änderungen direkt in der Vorschau

Auch die vom Anwender zu erledigenden Arbeitsschritte sind gut organisiert: Greifen Sie bei der Auswahl der Druckeinstellungen auf Ihre persönlichen Favoriten zu, wählen Sie die gewünschten Positionen komfortabel aus und machen Sie die letzten Änderungen schnell in der Druckvorschau.
 

 

Warum ist das Printmanagement so wichtig für die Digitalisierung?

© adam121- stock.adobe.com

Das Printmanagement ist eine Schlüsseltechnologie für das digitale Dokumentenmanagement.

  • Analoge Dokumente müssen in digitale Dokumente umgewandelt werden
  • Analoge Arbeitsabläufe der Dokumente müssen in einen digitalen Workflow überführt werden
  • Dokumentenintensive Workflows müssen optimiert werden

Das Dokumentenmanagement ist der erste Schritt zur digitalen Transformation und besteht aus den Bausteinen digitaler Posteingangdigitale Bauakte, mobile Dokumentennutzung und Printmanagement. Das Printmanagement setzt da an, wo Dokumente im Unternehmen erzeugt werden und sorgt dafür, dass die Arbeitsabläufe rund um analoge und digitale Dokumente von Anfang an optimal organisiert sind und automatisch im Hintergrund ablaufen.

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DATAflor BUSINESS Printmanagement - Drucken von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen als digitaler Workflow

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