Interview: GoBD

Die GoBD betreffen alle Systeme, in denen steuerlich relevante Daten und Dokumente verarbeitet oder aufbewahrt werden. Dazu gehört auch BUSINESS.

Entscheidend ist, dass Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, nachvollziehbar und vor unbemerkten Veränderungen geschützt dokumentiert werden. BUSINESS unterstützt Sie dabei mit entsprechenden Funktionen. Für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und die betrieblichen Abläufe bleibt jedoch Ihr Unternehmen verantwortlich.

Die Verfahrensdokumentation muss individuell für Ihr Unternehmen erstellt werden. Sie beschreibt, wie steuerlich relevante Daten erfasst, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden.

Dataflor stellt eine Anwendungsdokumentation zur Verfügung, die Sie als Grundlage für die Beschreibung der Softwareprozesse nutzen und in Ihre eigene Verfahrensdokumentation integrieren können.

Zur Anwendungsdokumentation

Mit der GoBD-Exportschnittstelle von BUSINESS können Sie steuerlich relevante Daten für eine digitale Betriebsprüfung bereitstellen.

Dazu gehören beispielsweise Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Angebote, Nachkalkulationsdaten, Adressen und Positionen. Die Daten werden in einem strukturierten Format exportiert, das die Weiterverarbeitung mit entsprechender Prüfsoftware unterstützt.

Je nach Prüfungsanforderung kann auch ein geregelter Zugriff auf die Software erforderlich sein.

Nein, die erweiterte Benutzerverwaltung ist dafür nicht grundsätzlich erforderlich.

BUSINESS bietet bereits vordefinierte Benutzergruppen mit unterschiedlichen Berechtigungen. Mit der erweiterten Benutzerverwaltung können Sie darüber hinaus individuelle Benutzergruppen und Zugriffsrechte festlegen.

So lässt sich gezielt steuern, welche Mitarbeitenden bestimmte Funktionen und Informationen nutzen dürfen.

Die Bauakte unterstützt die zentrale Verwaltung und Ablage elektronischer Dokumente wie Rechnungen, E-Mails und Anhänge.

Mit der Dokumentenversionierung können unterschiedliche Bearbeitungsstände gespeichert und bei Bedarf vor weiteren Änderungen geschützt werden. So bleiben beispielsweise ursprüngliche Rechnungsdokumente erhalten, während ergänzende Bearbeitungen in weiteren Versionen erfolgen.

Wichtig: Die Nutzung der Bauakte allein gewährleistet noch keine GoBD-konforme Archivierung. Dafür müssen auch die organisatorischen Abläufe, die Unveränderbarkeit und die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung sichergestellt sein.

Das hängt davon ab, ob die Rechnung bereits versendet wurde.

Solange es sich um einen nicht versendeten Entwurf handelt, kann dieser im Rahmen der vorgesehenen Berechtigungen und Abläufe korrigiert oder verworfen werden.

Wurde die Rechnung bereits versendet, muss die Korrektur nachvollziehbar dokumentiert werden. Dafür sind die vorgesehenen Storno- oder Korrekturfunktionen sowie gegebenenfalls die entsprechenden Buchungen zu verwenden.

Unser Tipp: Prüfen Sie Rechnungen vor dem endgültigen Erstellen und Versenden sorgfältig in der Druckvorschau. So lassen sich unnötige Korrekturen vermeiden.

Auch elektronische Rechnungen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsanforderungen.

Bei strukturierten E-Rechnungen, beispielsweise im Format XRechnung oder ZUGFeRD, muss insbesondere der strukturierte Rechnungsteil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Die Daten müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist verfügbar und nachvollziehbar sein.

BUSINESS unterstützt die digitale Rechnungsverarbeitung. Entscheidend ist, dass auch die anschließende Ablage und Aufbewahrung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben organisiert werden.