algemene voorwaarden

§ 1 Toepassingsgebied

(1) Deze algemene voorwaarden bevatten de voorwaarden die uitsluitend van toepassing zijn tussen u als ondernemer en ons, Dataflor AG, voor zover deze niet door schriftelijke overeenkomsten tussen ons worden gewijzigd.

(2) Wij zullen u wijzigingen in deze algemene voorwaarden schriftelijk of per e-mail meedelen. Indien u niet binnen vier weken na ontvangst van de kennisgeving bezwaar maakt tegen deze wijziging, worden de wijzigingen geacht door u te zijn aanvaard. Wij zullen u in geval van wijziging van de algemene voorwaarden nog afzonderlijk wijzen op het recht van bezwaar tegen de nieuwe algemene voorwaarden en de rechtsgevolgen van het stilzwijgen.

§ 2 Levering van de producten

(1) Wij leveren u als klant telkens een exemplaar van het software- en databaseproduct in digitale vorm, op een gegevensdrager of als download. Bovendien worden u via de in de software geïntegreerde versiebeheerder updates en servicepacks ter beschikking gesteld totdat er een nieuwe versie (upgrade) van de aangeschafte versie verschijnt. Mocht u de benodigde hardware (voorwaarde: servicepakket Hardware-Service) tevens hebben aangeschaft, dan leveren wij deze overeenkomstig de afspraken bij uw bedrijf af. In dit geval zijn de bepalingen inzake verkoop op afstand op u als ondernemer van toepassing.

(2) De voor het gebruik van het software- en databaseproduct benodigde activeringscodes of licentiesleutels worden u binnen tien dagen na verzending van de orderbevestiging per post of elektronisch toegezonden.

§ 3 Activeringscodes en/of licentiesleutels

(1) U verbindt zich ertoe de activeringscodes en/of licentiesleutels vertrouwelijk te behandelen en deze met name niet aan derden ter beschikking te stellen, tenzij u hiervoor voorafgaande schriftelijke toestemming van ons hebt ontvangen.

(2) Indien de activeringscodes en/of licentiesleutels verloren zijn gegaan of er aanwijzingen zijn voor onrechtmatig gebruik door derden, verplicht u zich ons hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen en ons te ondersteunen bij het juridisch vervolgen van het onrechtmatig gebruik van activeringscodes of licentiesleutels van de software.

§ 4 Gebruiksrechten van de klant

(1) Alle rechten op de door ons ontwikkelde software- en/of databaseproducten berusten bij ons.

(2) Door de overeenkomst tussen ons verwerft u slechts eenvoudige gebruiksrechten binnen de reikwijdte van de door u aangeschafte licenties. Dit kan een licentie voor één werkplek, een clientlicentie of een netwerklicentie zijn. Voor het gelijktijdige gebruik van de aangeschafte software op meerdere apparaten of door meerdere gebruikers is in principe de aanschaf van een netwerklicentie vereist.

(3) Met betrekking tot de inhoud van de software (teksten, afbeeldingen, symbolen enz.) en het bijbehorende materiaal (werkbladen, dia’s enz.) verlenen wij u uitsluitend een gebruiksrecht voor uw interne bedrijfsvoering en de communicatie met uw klanten (bijvoorbeeld in offertes en beplantingsvoorstellen). Openbaar gebruik is niet toegestaan.

(4) U verwerft de licentie in het kader van de overeenkomst via de orderbevestiging en de opdrachtbevestiging. U kunt een licentie zonder beperkingen in tijd en ruimte (aankoop) verwerven of alleen een licentie voor een bepaalde periode (huur of abonnement).

(5) Mocht door een upgrade van uw besturingssysteem bij u als klant een upgrade naar een nieuwere versie van onze producten noodzakelijk zijn geworden, dan zijn de kosten hiervan voor uw rekening. Dit is eveneens voor uw rekening indien u uw systeem niet zo actueel houdt dat de huidige versie van uw besturingssysteem, of ten minste de vorige of voorvorige versie van de huidige versie, met alle op dat moment beschikbare systeemupdates op alle apparaten met Dataflor-producten is geïnstalleerd.

(6) Het is u niet toegestaan de software- of databaseproducten te vermenigvuldigen, te verspreiden of op enige andere wijze openbaar te maken. U mag hoogstens een reservekopie maken voor uzelf, uitsluitend ter back-up. Andere kopieën vallen niet onder de aangeboden licenties.

(7) Er wordt u uitdrukkelijk geen bewerkingsrecht, geen recht op gedeeltelijk gebruik en geen bevoegdheid tot wijziging (technische omkering, decompilatie, ontleding e.d.) van de softwareproducten verleend.

§ 5 Aansprakelijkheid

(1) Wij zijn aansprakelijk voor opzet en grove nalatigheid. Voorts zijn wij aansprakelijk voor de nalatige schending van verplichtingen waarvan de nakoming de correcte uitvoering van de overeenkomst überhaupt mogelijk maakt, waarvan de schending het bereiken van het doel van de overeenkomst in gevaar brengt en waarop u als klant regelmatig vertrouwt. In het laatstgenoemde geval zijn wij echter alleen aansprakelijk voor de voorzienbare, voor de overeenkomst typische schade. Wij zijn niet aansprakelijk voor de schending door lichte onzorgvuldigheid van andere verplichtingen dan die welke in de voorgaande zinnen zijn genoemd. De voorgaande aansprakelijkheidsuitsluitingen gelden niet bij letsel aan leven, lichaam en gezondheid. De aansprakelijkheid op grond van de wet op de productaansprakelijkheid blijft onaangetast.

(2) Wij verzekeren u dat wij ons systeem regelmatig controleren op fouten en storingen. Dit geldt ook met betrekking tot virussen en schadelijke software.

(3) U verbindt zich er eveneens toe om bij het gebruik van de download of de gegevensdragers uw apparatuur vooraf te controleren op fouten en storingen, alsmede op virussen en schadelijke software.

(4) De aansprakelijkheid voor gegevensverlies is beperkt tot de gebruikelijke herstelkosten die zouden zijn ontstaan bij het regelmatig en op de risico’s afgestemd maken van back-ups, waarvoor u als klant zelf verantwoordelijk bent. Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het feit dat u als klant het gebruik van de programma’s onderbreekt of stopzet. Wij raden u aan om ten minste dagelijks een back-up van uw gegevens te maken en deze wekelijks extern op te slaan.

§ 6 Garantie op software en goederen

Ten opzichte van ondernemers is de garantie uitgesloten.

§ 7 Eigendomsvoorbehoud

De goederen blijven ons eigendom totdat de volledige betaling heeft plaatsgevonden.

§ 8 Looptijden en opzegging

(1) Licenties

a) Aankoop van een licentie

De licentie geldt voor onbepaalde tijd of voor de concreet overeengekomen periode.
Bij aankoop van een licentie voor een specifiek beperkte periode (tijdelijk gebruiksrecht) hoeft u de overeenkomst niet op te zeggen.

b) Licentiehuur

De licentiehuur loopt voor onbepaalde tijd, tenzij deze door u of door ons wordt opgezegd.
Bij de aanschaf van een in de tijd beperkte licentie (softwarehuur) zijn de twee servicepakketten Support-Service en Upgrade-Service (zie B. Bijzonder deel) in de huurprijs inbegrepen.
De overeenkomst wordt tussen ons gesloten voor ten minste een half kalenderjaar. De overeenkomst wordt telkens met nog eens een half kalenderjaar verlengd, tenzij deze schriftelijk wordt opgezegd met een opzegtermijn van drie maanden per 30 juni of per 31 december van een jaar.
Het halfjaar waarin de overeenkomst wordt gesloten (verkort halfjaar) wordt niet meegerekend.

c) Demoversie van 30 dagen

De 30-dagen-demoversie is een proeflicentie voor één werkplek voor een concreet beperkte periode (tijdelijk gebruiksrecht) van 30 dagen; u hoeft de overeenkomst niet op te zeggen.

d) Serviceovereenkomsten

De serviceovereenkomsten hebben een onbepaalde looptijd, tenzij ze door u of door ons worden opgezegd.
De overeenkomst wordt tussen ons gesloten voor minimaal één kalenderjaar. De overeenkomst wordt telkens met een volgend kalenderjaar verlengd, tenzij deze schriftelijk wordt opgezegd met een opzegtermijn van drie maanden voor het einde van een kalenderjaar.
Het jaar waarin de overeenkomst is gesloten (onvolledig jaar) wordt niet meegerekend.

e) Apps

De licentie geldt voor onbepaalde tijd, tenzij deze door u of door ons wordt opgezegd.
De overeenkomst kan schriftelijk worden opgezegd met een opzegtermijn van drie maanden per 31 maart of per 30 september. De opzegging kan uitsluitend via de Mobiliteitsmanager plaatsvinden; mondelinge opzegging of andere vormen van opzegging zijn niet geldig.

(2) Versies met basistechnologie van derden

(1) Sommige functies van onze software zijn gebaseerd op elementen die wij als basistechnologie hebben aangeschaft. Mocht deze licentieovereenkomsten met derden aflopen, dan zullen wij de overeenkomst met u, onafhankelijk van de hierboven genoemde looptijden, opzeggen met een opzegtermijn van drie maanden, voor zover het gaat om een tijdelijke overeenkomst zoals onze softwarehuurovereenkomst of serviceovereenkomst.

(2) Indien u software hebt aangeschaft die dergelijke versies bevat, hebt u hierover een desbetreffende vermelding ontvangen in de offerte en/of in de orderbevestiging.

§ 9 Totstandkoming van de overeenkomst en tekst van de overeenkomst

(1) Voor alle programma’s (behalve apps) en modules, de hardware, evenals de trainingen en diensten ontvangt u na het opnemen van contact een offerte in tekstvorm per e-mail of per post van ons. Voor trainingen en diensten kan dit ook mondeling plaatsvinden.

(2) Als klant kunt u, indien u een servicepakket met upgradeservice hebt geboekt, onze apps bestellen in het BUSINESS-programma van de Dataflor-software, in de module „Mobiliteitsmanager“. U kunt de ingevoerde bestelgegevens na het verzenden van uw bestelling niet meer corrigeren. Door op de knop te klikken om het abonnement af te sluiten, plaatst u een bindende bestelling voor de apps. Ter bevestiging ontvangt u een bestelbevestiging, die tevens de orderbevestiging is.

(3) Met de orderbevestiging komt telkens de overeenkomst tussen ons tot stand. Samen met de orderbevestiging sturen wij u de tekst van de overeenkomst, de bestelgegevens en onze algemene voorwaarden toe. U kunt de algemene voorwaarden te allen tijde ook op onze website raadplegen. Wij bewaren de contracttekst (aanbod en orderbevestiging); op verzoek kunt u deze bij ons opvragen. Bij het mondeling bestellen van trainingen en diensten ontvangt u geen afzonderlijke orderbevestiging, maar uitsluitend de factuur.

§ 10 Vergoeding, betalingsvoorwaarden

(1) Prijzen

De prijzen worden bepaald op basis van de offerte en/of de orderbevestiging die wij in elk geval zijn overeengekomen.

(2) Vervaldatum aankoopprijs

De aankoopprijs is onmiddellijk verschuldigd bij facturering, tenzij wij anders zijn overeengekomen.

(3) Tijdcontracten (huur, service, apps enz.)

(i) Tenzij anders overeengekomen, is bij tijdcontracten, met uitzondering van apps, de overeengekomen vergoeding verschuldigd als een halfjaarlijks forfaitair bedrag dat 6 maanden vooruit moet worden betaald. Tenzij anders overeengekomen, geldt als afrekeningsperiode telkens de periode van 1 januari tot en met 30 juni en van 1 juli tot en met 31 december van een kalenderjaar. De facturering vindt telkens plaats in januari respectievelijk juli van het jaar. Indien de looptijd van de overeenkomst niet op 1 januari of 1 juli ingaat, is de vergoeding verschuldigd en betaalbaar voor de periode vanaf de ingangsdatum van de overeenkomst tot en met de daaropvolgende 30 juni of 31 december.

(ii) Tenzij anders overeengekomen, is de overeengekomen vergoeding voor de apps verschuldigd als een driemaandelijks forfaitair bedrag dat drie maanden vooraf moet worden betaald. Als afrekeningsperiode geldt het kwartaal van het kalenderjaar. De facturering vindt telkens plaats in januari, april, juli of oktober van het jaar. Indien de looptijd van de overeenkomst niet op het begin van een kwartaal ingaat, wordt de vergoeding voor de periode vanaf de ingangsdatum van de overeenkomst tot het begin van het volgende kwartaal niet door ons achteraf in rekening gebracht, maar is deze voor u kosteloos.

(iii)

Wij hebben het recht om de op basis van uw overeenkomst te betalen prijzen naar redelijkheid aan te passen aan de ontwikkeling van de kosten die bepalend zijn voor de prijsberekening.
Een prijsverhoging komt in aanmerking en een prijsverlaging moet worden doorgevoerd wanneer bijvoorbeeld de loon- en loonnekosten voor de werknemers op grond van wettelijke voorschriften stijgen of dalen, of stijgen op basis van de loonsverhogingen in de TVöD-SuE of ter compensatie van de inflatie, of wanneer de huur of de exploitatiekosten in de eigen of gehuurde ruimten stijgen of dalen. Stijgingen in een bepaalde kostenpost mogen slechts in die mate als basis voor een prijsverhoging worden gebruikt, voor zover deze niet worden gecompenseerd door eventueel dalende kosten op andere gebieden. Bij kostenverlagingen moeten de prijzen worden verlaagd, voor zover deze kostenverlagingen niet geheel of gedeeltelijk worden gecompenseerd door stijgingen op andere gebieden. Wij zullen bij de uitoefening van onze redelijke beoordelingsbevoegdheid de respectieve tijdstippen van een prijswijziging zodanig kiezen dat met kostenverlagingen niet volgens voor de klanten ongunstigere maatstaven rekening wordt gehouden dan bij kostenstijgingen, dat wil zeggen dat kostenverlagingen ten minste in dezelfde mate van invloed zijn op de prijzen als kostenstijgingen.
Prijswijzigingen op grond van deze bepaling van de Algemene Voorwaarden ((3) (iii)) zijn alleen mogelijk aan het begin van een nieuw kalenderjaar, dus op 1 januari van een jaar. Wij zullen de wijziging ten minste 6 weken vóór de geplande inwerkingtreding schriftelijk meedelen. In geval van een prijswijziging hebt u als klant het recht om de overeenkomst zonder inachtneming van een opzegtermijn schriftelijk op te zeggen op het moment dat de wijziging van kracht wordt. Hierop zullen wij u in de kennisgeving van de prijswijziging afzonderlijk wijzen. Voor het overige blijft § 315 BGB onverlet. U hebt met name de mogelijkheid om toekomstige prijsaanpassingen overeenkomstig § 315 lid 3 BGB door de rechter te laten toetsen op redelijkheid.

§ 11 Retentierecht en verrekening

(1) U hebt als ondernemer geen retentierecht.

(2) U mag alleen verrekening toepassen ten opzichte van onze vorderingen, indien deze voortvloeit uit onbetwiste of rechtsgeldig vastgestelde vorderingen.

(3) Indien door u verschuldigde bedragen ondanks drie aanmaningen met opgave van een termijn niet worden voldaan, behouden wij ons uitdrukkelijk het recht voor om de tegen betaling te verrichten diensten in te houden.

§ 12 Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

(1) Wij verbinden ons er jegens u toe om alle vertrouwelijke informatie en bedrijfsgeheimen van u, waarvan wij in het kader van de overeenkomst, in het bijzonder bij de installatie of de ondersteuning, kennis nemen, ook na afloop van de overeenkomst strikt vertrouwelijk te behandelen en hierover zwijgplicht te betrachten.

(2) Voor zover wij of onze medewerkers of onze hulppersonen in aanraking komen met vertrouwelijke informatie, persoonsgegevens van uw klanten of bedrijfsgeheimen van uw onderneming, zijn deze door ons verplicht tot geheimhouding door middel van een schriftelijke geheimhoudingsverklaring, die wij u op verzoek kunnen overleggen. Deze verplichting blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.

(3) De gegevens die bij de bestelling of registratie van ons product of elders worden opgevraagd, worden in het kader van de wet op de gegevensbescherming uitsluitend voor het doel van de overeenkomst gebruikt. Hiervoor verwijzen wij ook naar onze privacyverklaring.

(4) De software en de daarmee verbonden diensten stellen u in staat om gevoelige persoonsgegevens van uw klanten op te slaan. Dit gebeurt lokaal bij u en niet op onze servers. Indien u gebruikmaakt van de in de overeenkomst opgenomen software of de bijbehorende diensten van ons bedrijf, bent u daarmee de verantwoordelijke instantie in de zin van de wetgeving inzake gegevensbescherming en zelf verantwoordelijk voor de bescherming van de gegevens van uw klanten. U dient op eigen verantwoordelijkheid de nodige toestemmingen voor de opslag van gegevens van uw klanten te verkrijgen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens van uw klanten.

(5) Ook bij onze app-diensten vinden er geen online opslag van uw klantgegevens plaats. Onze clouddienst bemiddelt in de communicatie tussen uw mobiele apparaat en uw lokale server en stuurt op verzoek gegevens door; er vindt geen opslag van de gegevens door ons plaats.

(6) Wij wijzen u erop dat de gegevensbestanden mogelijk niet door softwareproducten van andere aanbieders kunnen worden uitgelezen. Een overstap naar een andere aanbieder kan ertoe leiden dat u uw gegevens niet meer kunt raadplegen.

§ 13 SEPA-incassomachtiging

Voor de incasso van de lopende huur- of servicekosten en de kosten voor app-abonnementen is het verlenen van een SEPA-incassomachtiging vereist. Wij sturen u het betreffende formulier samen met de offerte of andere relevante documenten toe.

§ 14 Schriftelijke vorm

Wijzigingen of aanvullingen op de overeenkomst tussen ons moeten schriftelijk worden vastgelegd om geldig te zijn. Dit geldt ook voor de opheffing, wijziging of aanvulling van deze schriftelijkheidsclausule.

§ 15 Bevoegde rechtbank en toepasselijk recht

(1) Onze rechtsbetrekkingen die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst vallen uitsluitend onder het recht van de Bondsrepubliek Duitsland, met uitsluiting van het VN-Verdrag inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken.

(2) De exclusieve bevoegde rechtbank voor alle geschillen met ondernemers die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst is Göttingen, respectievelijk Braunschweig voor geschillen inzake auteursrecht.

(3) De contracttaal en daarmee ook de taal waarin de overeenkomst kan worden gesloten, is het Duits.

§ 16 Salvatorische clausule

Indien afzonderlijke bepalingen van deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk ongeldig of nietig zijn of worden, laat dit de geldigheid van de overeenkomst in haar geheel voor het overige onverlet. Wij, de partijen, verbinden ons ertoe de ongeldige of nietige bepaling te vervangen door een andere geldige bepaling die het dichtst bij het beoogde economische doel ligt.

Hetzelfde geldt in geval van een leemte.

§ 1 Voorwerp van de overeenkomst

(1) In het kader van een softwareserviceovereenkomst hebt u bij ons een overeenkomstig servicepakket aangeschaft, zoals overeengekomen in het servicecertificaat.

(2) Bij programma-uitbreidingen wordt de service uitgebreid tot de aanvullingen. De aanvullende servicecertificaten maken integraal deel uit van deze overeenkomst.

(3) Bij het afsluiten van een servicecontract vanaf augustus 2024 vloeit de omvang van het software-servicecontract voort uit de aangeschafte licentieomvang. Servicecertificaten worden niet meer afzonderlijk opgesteld. U kunt de huidige licentieomvang te allen tijde in het Dataflor-programma bekijken of opvragen via de Dataflor-supporttool.

§ 2 Servicepakketten

(1) Ondersteuningsdienst

a) Ondersteuningstijden van de ondersteuningsdienst

De online ondersteuningsdienst voor onze producten staat op werkdagen (behalve op zaterdag) ten minste tussen 08:00 en 17:00 uur tot uw beschikking. Op overbruggingsdagen voor of na nationale feestdagen is de ondersteuning niet beschikbaar, evenmin als bij afzonderlijke interne bijscholingen. Hierover informeren wij u via onze homepage.

De ondersteuning verloopt in de volgende stappen:

b) Verloop van de ondersteuning

i) Stap 1: Supporttool

Stuur ons eerst via de supporttool in de software een screenshot, zodat het probleem zodanig wordt gedocumenteerd dat het voor ons begrijpelijk is en door onze bevoegde medewerker kan worden afgehandeld. Als de supporttool niet beschikbaar is binnen de software, kunt u de foutmelding ook per e-mail sturen naar support@dataflor.de.

ii) Stap 2: Contactopname door onze supportafdeling

Na ontvangst van de foutmelding neemt onze bevoegde medewerker contact met u op.

iii) Stap 3: Online-sessie

Om het probleem op te lossen, zal onze supportafdeling doorgaans via een onlinevergadering verbinding maken met uw werkplek.

(2) Upgradeservice

a) In het kader van de upgradeservice leveren wij u eenmaal per jaar een upgrade via een gegevensdrager of download.

b) Als klant voert u de installatie zelf uit, tenzij u een betaalde installatieservice hebt aangevraagd.

c) In de meeste van onze producten zijn een versiebeheerprogramma en een downloadmanager geïntegreerd. Als het versiebeheerprogramma is geactiveerd, informeert het u over beschikbare updates (hotfixes en servicepacks) of upgrades (nieuwe programmaversies), zodat u deze kunt downloaden om ze te installeren. Indien de versiebeheerder is geactiveerd, gaat u ermee akkoord dat uw Dataflor-softwareproduct controleert of er een update of upgrade beschikbaar is.

(3) Hardware-service als aanvulling op de online ondersteuning en upgradeservice

Ondernemers kunnen in het kader van de hardwareservice de benodigde hardware voor onze softwareproducten en tegelijkertijd een servicepakket hiervoor bij ons aanschaffen. De omvang van de hardware wordt in de serviceovereenkomst tussen ons nauwkeurig vastgelegd.

a) Ondersteuningstijden voor de hardwareservice

Wij stellen van maandag tot en met donderdag van 08.30 tot 16.30 uur en op vrijdag van 08.30 tot 14.30 uur vakpersoneel en reserveonderdelen ter beschikking, in overeenstemming met de in het serviceformulier gedefinieerde systemen.

Wij garanderen een reactietijd van vijf uur (tot 200 km) of tien uur (meer dan 200 km) bij storingen tijdens de normale kantooruren. Als reactietijd geldt het verschil in uren tussen het moment waarop wij uw melding van een storing ontvangen (schriftelijk of per e-mail) en het moment waarop een medewerker bij u arriveert.

b) Reserveonderdelen

Reserveonderdelen kunnen slechts worden geleverd tot het einde van het vijfde jaar na levering van de betreffende door ons geleverde hardware. Wij raden u aan computerapparatuur (werkplek-pc’s en servers) al na circa drie jaar te vervangen, maar in ieder geval na afloop van vijf jaar vanaf de levering.

c) Onderhoud (preventief onderhoud)

Om de werking van alle in de serviceovereenkomst vermelde systemen optimaal te handhaven, voeren wij eenmaal per jaar preventieve onderhoudswerkzaamheden uit volgens een vast onderhoudsschema. Wij zullen de nodige werkzaamheden uitvoeren om de werking te behouden. De vervanging van reserveonderdelen wordt apart in rekening gebracht. De vervanging van reserveonderdelen kan na het verstrijken van vijf jaar vanaf de levering van de betreffende hardware niet meer worden gegarandeerd.

d) Ondersteuning/onderhoud op afstand

Voor het verhelpen van de meeste systeemproblemen is bovendien de ondersteuningsdienst voor foutdiagnoses via een online conferentiegesprek beschikbaar. Daarbij is het aan ons om te beslissen of een interventie ter plaatse of een onderhoudssessie op afstand nodig is.

e) Terbeschikkingstelling van vervangende apparaten

(1) Vervangende apparaten worden door ons kosteloos ter leen ter beschikking gesteld, voor zover er bij u geen redelijke alternatieve oplossing (tijdelijk gebruik van vergelijkbare werkplekken of printers) mogelijk is. Het operationeel maken van deze vervangende apparaten (het installeren van systeem- en gebruikerssoftware, het integreren in het bestaande netwerk en de benodigde reiskosten) is tegen betaling en wordt op basis van de gemaakte kosten in rekening gebracht.

(2) Het ter beschikking stellen van vervangende apparaten door ons is beperkt tot een periode van maximaal vijf jaar vanaf de levering van de betreffende hardware aan u.

(3) Vervangen onderdelen, voor zover deze in het kader van een reparatievervanging zijn gedemonteerd, worden ons eigendom. Eventuele verwijderingskosten zijn voor uw rekening.

(4) De vervanging van verbruiksartikelen (bijv. toner) en onderdelen die door normale slijtage defect zijn geraakt, vindt plaats tegen betaling.

f) Reparatie (noodservice)

(1) Wij verhelpen storingen aan alle in de servicebon vermelde apparaten en vervangen defecte onderdelen, voor zover reserveonderdelen leverbaar zijn, om de bedrijfsklaarheid van uw apparaten te herstellen.

(2) De defecte onderdelen (met uitzondering van reserveonderdelen) worden kosteloos vervangen. De hiervoor benodigde arbeidstijd en de noodzakelijke reiskosten worden in rekening gebracht. De vervanging van defecte onderdelen en de levering van reserveonderdelen kunnen door ons slechts worden gegarandeerd tot vijf jaar na levering van de betreffende hardware aan u.

g) Garantie bij hardwareservice

De garantie voor de hardware is uitgesloten ten opzichte van ondernemers. Hardware wordt niet aan consumenten geleverd.

§ 3 Medewerkingsplicht van de klant

(1) Voordat u gebruikmaakt van de ondersteuningsdiensten, dient u altijd de meest recente geleverde programmaversie te hebben geïnstalleerd of Dataflor tegen betaling in het kader van de upgradeservice te hebben opdracht gegeven deze te installeren, tenzij de gebreken en problemen zich voordoen bij de installatie van de betreffende upgrade.

(2) U verbindt zich ertoe ons bij alle werkzaamheden te ondersteunen en er in het bijzonder voor te zorgen dat er personeel beschikbaar is dat is opgeleid in het gebruik van de betreffende IT-apparatuur en dat vertrouwd is met de door u gebruikte programma’s en werkprocessen. Wij verzoeken u een door ons opgeleide medewerker op de installatielocatie aan te wijzen als contactpersoon.

(3) Voor de uitvoering van de diensten verleent u ons onbelemmerde toegang tot de apparatuur.

(4) U bent verplicht om, voor zover redelijk, de nodige maatregelen te nemen voor het vaststellen, inperken en documenteren van problemen of gebreken. Hiertoe behoren het opstellen van gebrekenrapporten, het ter beschikking stellen van de betreffende gegevens, computertijd, testresultaten of andere geschikte documentatie.

De bijzondere bepalingen van dit deel zijn van toepassing op overeenkomsten betreffende het ter beschikking stellen van software in de vorm van een dienst voor tijdelijk gebruik (huur) in de cloud (clouddienst). Bij cloudprogramma’s en Software as a Service („SaaS“) worden de softwareproducten en de IT-infrastructuur beheerd door een externe IT-dienstverlener en door klanten als dienst voor een beperkte periode gebruikt. De klant krijgt toegang tot de software, die wordt gehost op servers van Dataflor of op servers van derde partijen. Dataflor biedt zowel eigen cloud- en SaaS-diensten aan als die van derde partijen (gezamenlijk: „Cloud & SaaS“).

§ 1 Toepassingsgebied, totstandkoming van de overeenkomst

1.1 Er komt een overeenkomst tot stand tussen Dataflor en de klant wanneer de klant bij Dataflor de cloudtoepassing of de cloudopslagruimte (hierna gezamenlijk: cloudtoepassing) voor een bepaalde periode bindend bestelt en Dataflor de bestelling van de klant aanvaardt. Dit kan ook online gebeuren via het door ons ter beschikking gestelde online bestelproces.

§ 2 Gebruiksrechten en diensten

2.1 Dataflor heeft geen rechten op de klantinhoud, ook niet in geanonimiseerde vorm; de klant is in de relatie tussen de partijen de enige eigenaar van de klantinhoud en van alle rechten op de klantinhoud.

2.2 Dataflor biedt ondersteuning en zorgt voor de functionele en technische verdere ontwikkeling van de software. De inhoud en omvang van de diensten worden beschreven in „B. Bijzonder deel – Serviceovereenkomsten“.

2.3 Dataflor stelt de cloudtoepassing op het overdrachtspunt ter beschikking aan de klant met een beschikbaarheid van 90,0 % per jaar.

2.4 De klant wordt via de elektronische informatiekanalen van Dataflor op de hoogte gebracht van verdere ontwikkelingen, foutcorrecties en nieuwe functies.

2.5 De cloudtoepassing wordt niet op de hardware van de klant geïnstalleerd.

§ 3 Vergoeding, betalingsvoorwaarden, prijsaanpassingen

3.1 De klant betaalt voor het ter beschikking stellen van de cloudapplicatie en het verlenen van de gebruiksrechten op de cloudapplicatie de in de overeenkomst vermelde bedragen, vermeerderd met de wettelijke omzetbelasting. De afrekening door Dataflor vindt plaats via een betalingsdienstaanbieder. Er zijn verschillende prijsmodellen met uiteenlopende omvang van de dienstverlening en gebruiksduur.

3.2 Alle bedragen zijn in geval van twijfel onmiddellijk verschuldigd, of, indien uitdrukkelijk overeengekomen, op het overeengekomen tijdstip. Er is sprake van verzuim indien de betaling niet binnen 30 dagen na de vervaldatum en ontvangst van de factuur is voldaan. Bij te late betaling brengt Dataflor de wettelijke vertragingsrente in rekening en kan het de toegang tot de cloudapplicatie ook deactiveren.

3.3 De klant kan alleen verrekening toepassen met vorderingen die onbetwist zijn of rechtsgeldig zijn vastgesteld. De klant heeft alleen het recht om een retentierecht in te roepen op grond van tegenvorderingen die voortvloeien uit dezelfde contractuele relatie.

3.4 Dataflor heeft het recht om alle prijzen naar billijk oordeel (§ 315 lid 3 BGB) eenzijdig aan te passen, rekening houdend met de algemene kostenontwikkeling (bijvoorbeeld als gevolg van gewijzigde materiaal- en personeelskosten of bijvoorbeeld datacentrumkosten). Dataflor zal de klant uiterlijk zes weken vóór de inwerkingtreding van de wijzigingen schriftelijk op de hoogte stellen van wijzigingen in de prijslijst.

§ 4 Aansprakelijkheid voor Cloud- en SaaS-producten

4.1 De klant is verantwoordelijk voor het handelen van zijn medewerkers en staat hiervoor in net als voor zijn eigen handelen. De klant dient zijn medewerkers vóór het eerste gebruik van de Cloud- & SaaS-producten te informeren over hun rechten en plichten en hen te verplichten zich te houden aan eventuele gebruiksvoorwaarden die van toepassing zijn op de Cloud- & SaaS-producten.

4.2 Via links of functionaliteiten van de cloud- en SaaS-producten kan de klant terechtkomen op websites en bij cloud- en SaaS-producten van derden, die niet door Dataflor worden beheerd en waarvoor Dataflor niet verantwoordelijk is. Dergelijke links of functionaliteiten zijn ofwel duidelijk gemarkeerd, ofwel herkenbaar aan een verandering in de adresbalk van de browser of een wijziging in de gebruikersinterface.

§ 5 Gegevensopslag door de klant

De klant heeft de mogelijkheid om in de cloudtoepassing zijn gegevens op te slaan, waartoe hij toegang heeft in het kader van het gebruik van de ter beschikking gestelde cloudtoepassing. Dataflor is hierbij uitsluitend verplicht tot het ter beschikking stellen van opslagruimte (gegevensvolume) in de overeengekomen omvang voor gebruik door de klant. Dataflor heeft geen bewaar- of zorgplicht met betrekking tot de door de klant overgedragen en verwerkte gegevens. De klant is zelf verantwoordelijk voor de naleving van de bewaartermijnen op grond van het handels- en belastingrecht.

§ 6 Verwerking van persoonsgegevens

6.1 Indien de klant in het kader van deze overeenkomst persoonsgegevens verwerkt, is hij zelf verantwoordelijk voor de naleving van de voorschriften inzake gegevensbescherming. Een overeenkomst inzake verwerking in opdracht overeenkomstig art. 28 AVG is opgenomen in de overeenkomst „Verwerkersovereenkomst“, die door de klant wordt aanvaard bij het gebruik van onze producten.

6.2 Gegevens tussen de server van Dataflor en de klant worden uitsluitend versleuteld verzonden (SSL).

§ 7 Overdracht en verwijdering van gegevens

7.1 De klant kan zijn in de cloudtoepassing opgeslagen documentgegevens te allen tijde zelf wijzigen, verwijderen of downloaden. De klant verbindt zich ertoe om, onmiddellijk vóór de beëindiging van de contractuele relatie, zijn door hem opgeslagen documentgegevens te downloaden of hiervan kopieën te maken. De klant dient ervoor te zorgen dat de door hemzelf opgeslagen gegevens leesbaar en volledig zijn. Op verzoek van de klant biedt Dataflor de klant een tegen betaling beschikbare export van metadata/metagegevens aan.

7.2 Dataflor zal de in de cloudtoepassing aanwezige gegevens van de klant zes maanden na beëindiging van de overeenkomst definitief, dat wil zeggen onherstelbaar, verwijderen. Deze verwijdering vindt plaats door Dataflor ongeacht de kwaliteit, aard, waarde en het belang van deze gegevens voor de klant. Indien er nog gegevens van de klant aanwezig zijn in de back-ups die Dataflor regelmatig maakt, is Dataflor echter niet verplicht om de back-ups dienovereenkomstig te zuiveren.

§ 8 Gegevensback-up en gegevensopslag door Dataflor

8.1 Dataflor maakt dagelijkse back-ups van de cloudgegevens om het systeem in geval van een serverstoring te kunnen herstellen. Er worden geen klantspecifieke back-ups bewaard. Het is mogelijk om door de klant verwijderde gegevens tegen betaling van een servicekostenvergoeding te herstellen.

8.2 De klant verleent Dataflor het recht om de gegevens die Dataflor voor de klant moet opslaan, te vermenigvuldigen, voor zover dit noodzakelijk is voor het verrichten van de krachtens deze overeenkomst verschuldigde diensten (met name ten behoeve van de gegevensbeveiliging). Om storingen te verhelpen, heeft Dataflor het recht wijzigingen aan te brengen in de structuur van de gegevens of het gegevensformaat.

§ 9 Materiële en juridische gebreken

9.1 Dataflor verleent, overeenkomstig de regels inzake digitale producten, garantie voor gebreken aan de cloudtoepassing, in het bijzonder door middel van zogenaamde updates.

9.2 Na de terbeschikkingstelling van de cloudtoepassing aan de klant zal de klant de cloudtoepassing controleren op volledigheid en in principe op toegankelijkheid en bruikbaarheid, en eventuele klachten onmiddellijk aan Dataflor melden.

9.3 Dataflor is verplicht de gebreken aan de cloudapplicatie binnen een redelijke termijn te verhelpen. Met het oog op het verhelpen van gebreken heeft Dataflor het recht om defecte softwarecomponenten te vervangen door software zonder gebreken; het verhelpen van gebreken wordt ook geacht te hebben plaatsgevonden wanneer Dataflor de klant redelijke mogelijkheden aangeeft om de gevolgen van het gebrek te vermijden. Bij juridische gebreken zorgt Dataflor, naar eigen keuze, ervoor dat de klant de cloudtoepassing of een vervangen of gewijzigde gelijkwaardige software op juridisch onberispelijke wijze kan gebruiken.

9.4 Voor gebreken in de cloudtoepassing die reeds aanwezig waren op het moment van levering aan de klant, is Dataflor alleen aansprakelijk indien Dataflor voor deze gebreken verantwoordelijk is.

9.5 De klant is verplicht een nieuwe, met name door Dataflor in het kader van het verhelpen van gebreken bijgewerkte softwareversie over te nemen, indien de contractuele functionaliteit behouden blijft en de overname geen aanzienlijke nadelen voor de klant met zich meebrengt. Updates ter verhelping van gebreken worden kosteloos aan de klant verstrekt.

9.6 Opzegging door de klant wegens het niet kunnen uitoefenen van het contractuele gebruik is pas toegestaan wanneer Dataflor voldoende gelegenheid is geboden om de gebreken te verhelpen en dit definitief is mislukt, hetgeen ten vroegste na twee vruchteloze pogingen tot het verhelpen van het concrete probleem wordt verondersteld.

9.7 Indien blijkt dat een door de klant gemeld gebrek in werkelijkheid niet bestaat of niet aan de cloudtoepassing te wijten is, heeft Dataflor het recht om de kosten die zijn gemaakt voor de analyse en overige afhandeling, overeenkomstig de actuele prijslijst voor diensten bij Dataflor, aan de klant in rekening te brengen.

9.8 Indien derden vorderingen indienen die de klant beletten de hem contractueel toegekende gebruiksrechten uit te oefenen, stelt de klant Dataflor hiervan onmiddellijk schriftelijk en uitvoerig op de hoogte en laat hij de verdediging tegen deze vorderingen zoveel mogelijk aan Dataflor over. Dataflor is verplicht om de vorderingen op eigen kosten af te weren en de klant te vrijwaren van alle kosten en schade die verband houden met de afweer van de vorderingen, voor zover deze niet het gevolg zijn van zijn plichtsverzuim.

§ 10 Overmacht

10.1 Geen van de contractpartijen is verplicht tot nakoming van de contractuele verplichtingen in geval van en voor de duur van overmacht. Met name de volgende omstandigheden worden in deze zin als overmacht beschouwd:

10.1.1 Gebeurtenissen waarvoor de contractpartij niet verantwoordelijk is, zoals aardbevingen, brand, explosies, overstromingen enz.

10.1.2 Oorlog, blokkade, embargo enz.

10.1.3 Een arbeidsconflict dat langer dan zes weken duurt en niet door toedoen van de contractpartner is veroorzaakt.

10.1.4 Technische problemen met het internet waarop geen van de contractpartijen invloed heeft.

10.2 Elke contractpartij dient de andere onmiddellijk schriftelijk op de hoogte te stellen van het optreden van een geval van overmacht.

§ 11 Contractduur

11.1 De overeenkomst loopt voor een bepaalde tijd, te rekenen vanaf het moment van het sluiten van de overeenkomst. De overeenkomst kan door de klant zonder specifieke opzegtermijn worden opgezegd per het einde van de lopende factureringsperiode en door Dataflor worden opgezegd. De klant moet de opzegging zelfstandig in het beheer gedeelte uitvoeren. Daarnaast zijn er ook programmapakketten die van zichzelf een tijdslimiet kunnen hebben en dan automatisch aflopen (bijvoorbeeld voor drie maanden).

11.2 Het recht op opzegging om zwaarwegende redenen blijft onverminderd van kracht. Er is met name sprake van een dringende reden die een buitengewone opzegging rechtvaardigt, wanneer de klant in gebreke is met zijn betalingsverplichtingen overeenkomstig § 543, lid 2, zin 1, nr. 3 BGB of wanneer ten aanzien van het vermogen van de klant een insolventieprocedure wordt geopend of deze wegens gebrek aan vermogen wordt afgewezen.

§ 1 Toepassingsgebied

(2) Wij zullen u wijzigingen in deze algemene voorwaarden schriftelijk, per fax of per e-mail meedelen. Indien u niet binnen vier weken na ontvangst van de kennisgeving bezwaar maakt tegen deze wijziging, worden de wijzigingen geacht door u te zijn aanvaard. In geval van wijziging van de algemene voorwaarden zullen wij u nog afzonderlijk wijzen op het recht van bezwaar tegen de nieuwe algemene voorwaarden en de rechtsgevolgen van het uitblijven van een reactie.

§ 2 Levering van de producten

(1) Wij leveren u als klant telkens één exemplaar van het software- en databaseproduct in digitale vorm, op een gegevensdrager of als download. Bovendien worden u via de in de software geïntegreerde Update-Manager hotfixes en servicepacks ter beschikking gesteld totdat er een nieuwe versie (upgrade) van de aangeschafte versie verschijnt. Indien u de benodigde hardware (voorwaarde: servicepakket Hardware-Service) hebt aangeschaft, leveren wij deze overeenkomstig de afspraken bij uw bedrijf af. In dit geval zijn de bepalingen inzake verkoop op afstand op u als ondernemer van toepassing.

§ 3 Activeringscodes en/of licentiesleutels

(2) Indien de activeringscodes en/of licentiesleutels verloren zijn gegaan of er aanwijzingen zijn voor onrechtmatig gebruik door derden, verplicht u zich ertoe ons hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen en ons te ondersteunen bij het vervolgen van het onrechtmatig gebruik van activeringscodes of licentiesleutels van de software.

§ 4 Gebruiksrechten van de klant

(1) Alle rechten op de door ons ontwikkelde software- en/of databaseproducten berusten bij ons.

(2) Door de overeenkomst tussen ons verwerft u slechts eenvoudige gebruiksrechten binnen de reikwijdte van de door u aangeschafte licenties. Dit kan een licentie voor één werkstation, een clientlicentie of een netwerklicentie zijn. Voor het gelijktijdige gebruik van de aangeschafte software op meerdere apparaten of door meerdere gebruikers is in principe de aanschaf van een netwerklicentie vereist.

(3) Met betrekking tot de inhoud van de software (teksten, afbeeldingen, symbolen enz.) en het bijbehorende materiaal (werkbladen, dia’s enz.) verlenen wij uitsluitend een gebruiksrecht voor uw interne bedrijfsvoering en de communicatie met uw klanten (bijv. in offertes en beplantingsvoorstellen). Openbaar gebruik is niet toegestaan.

(4) U verwerft de licentie in het kader van de overeenkomst via de orderbevestiging en de opdrachtbevestiging. U kunt een in tijd en ruimte onbeperkte licentie (aankoop) verwerven of alleen een licentie voor een bepaalde periode (huur).

(5) Mocht door een upgrade van uw besturingssysteem bij u als klant een upgrade naar een nieuwere versie van onze producten noodzakelijk zijn geworden, dan zijn de kosten hiervan voor uw rekening. Dit is eveneens voor uw rekening indien u uw systeem niet zo actueel houdt dat de huidige versie van uw besturingssysteem of ten minste de vorige of de versie daarvoor van de huidige versie, met alle op dat moment beschikbare systeemupdates, op alle apparaten met Dataflor-producten is geïnstalleerd.

(7) Er wordt u uitdrukkelijk geen bewerkingsrecht, geen recht op gedeeltelijk gebruik en geen recht op wijziging (technische omkering, decompilatie, demontage e.d.) van de softwareproducten verleend.

§ 5 Aansprakelijkheid

(1) Wij zijn aansprakelijk voor opzet en grove nalatigheid. Voorts zijn wij aansprakelijk voor de nalatige schending van verplichtingen waarvan de nakoming de correcte uitvoering van de overeenkomst überhaupt mogelijk maakt, waarvan de schending het bereiken van het doel van de overeenkomst in gevaar brengt en waarop u als klant regelmatig vertrouwt. In het laatstgenoemde geval zijn wij echter alleen aansprakelijk voor de voorzienbare, voor de overeenkomst typische schade. Wij zijn niet aansprakelijk voor de schending door lichte nalatigheid van andere verplichtingen dan die welke in de voorgaande zinnen zijn genoemd. De bovenstaande aansprakelijkheidsuitsluitingen gelden niet bij letsel aan leven, lichaam en gezondheid. De aansprakelijkheid op grond van de wet op de productaansprakelijkheid blijft onaangetast.

(2) Wij verzekeren u dat wij ons systeem regelmatig controleren op fouten en storingen. Dit geldt ook met betrekking tot virussen en schadelijke software.

(3) U verbindt zich er eveneens toe om bij het gebruik van de download of de gegevensdragers uw apparatuur vooraf te controleren op fouten en storingen, alsmede op virussen en schadelijke software.

§ 6 Garantie op software en goederen

Ten opzichte van ondernemers is de garantie uitgesloten.

§ 7 Eigendomsvoorbehoud

De goederen blijven ons eigendom totdat de volledige betaling is voldaan.

§ 8 Looptijden en opzegging

(1) Licenties

a) Aankoop van een licentie

De licentie geldt voor onbepaalde tijd of voor de concreet overeengekomen periode.

Bij aankoop van een licentie voor een specifieke, beperkte periode (tijdelijk gebruiksrecht) hoeft u de overeenkomst niet op te zeggen.

b) Licentiehuur

De licentiehuur loopt voor onbepaalde tijd, tenzij deze door u of door ons wordt opgezegd.

Bij de aanschaf van een in de tijd beperkte licentie (softwarehuur) zijn de twee servicepakketten Support-Service en Upgrade-Service (zie B. Bijzonder deel) in de huurprijs inbegrepen.

De overeenkomst wordt tussen ons gesloten voor minimaal een half kalenderjaar. De overeenkomst wordt telkens met een half kalenderjaar verlengd, tenzij deze schriftelijk wordt opgezegd met een opzegtermijn van drie maanden per 30 juni of per 31 december van een jaar.

Het halfjaar waarin de overeenkomst wordt gesloten (verkort halfjaar) wordt niet meegerekend.

c) Demoversie van 30 dagen

De 30-dagen-demoversie is een proeflicentie voor één werkplek voor een concrete, beperkte periode (tijdelijk gebruiksrecht) van 30 dagen; u hoeft de overeenkomst niet op te zeggen.

d) Serviceovereenkomsten

De serviceovereenkomsten lopen voor onbepaalde tijd, tenzij ze door u of door ons worden opgezegd.

De overeenkomst wordt tussen ons gesloten voor ten minste één kalenderjaar. De overeenkomst wordt telkens met een volgend kalenderjaar verlengd, tenzij deze met een opzegtermijn van drie maanden per het einde van een kalenderjaar schriftelijk wordt opgezegd.

Het jaar waarin de overeenkomst is gesloten (onvolledig jaar) wordt niet meegerekend.

e) Apps

De licentie geldt voor onbepaalde tijd, tenzij deze door u of door ons wordt opgezegd.

De overeenkomst kan schriftelijk worden opgezegd met een opzegtermijn van drie maanden per 31 maart of per 30 september. De opzegging kan uitsluitend via de Mobiliteitsmanager plaatsvinden; mondelinge opzegging of andere vormen van opzegging zijn niet geldig.

(2) Versies met basistechnologie van derden

(1) Sommige functies van onze software zijn gebaseerd op elementen die wij als basistechnologie hebben aangeschaft. Mocht deze licentieovereenkomsten met derden aflopen, dan zullen wij de overeenkomst met u, ongeacht de hierboven genoemde looptijden, met een opzegtermijn van drie maanden opzeggen, voor zover het een tijdelijke overeenkomst betreft, zoals onze softwarehuurovereenkomst of serviceovereenkomst.

(2) Indien u software hebt aangeschaft die dergelijke versies bevat, hebt u hierover een desbetreffende vermelding ontvangen in de offerte en/of in de orderbevestiging.

§ 9 Totstandkoming van de overeenkomst en tekst van de overeenkomst

(1) Voor alle programma’s (behalve apps) en modules, de hardware, evenals de trainingen en diensten ontvangt u na het opnemen van contact een offerte in tekstvorm per e-mail, fax of post van ons. Voor trainingen en diensten kan dit ook mondeling gebeuren.

(2) Als klant kunt u onze apps, indien u een servicepakket met upgradeservice hebt geboekt, bestellen in het BUSINESS-programma van de Dataflor-software in de module „Mobiliteitsmanager“. U kunt de ingevoerde bestelgegevens na het verzenden van uw bestelling niet meer corrigeren. Door op de knop te klikken om het abonnement af te sluiten, plaatst u een bindende bestelling van de apps. Ter bevestiging ontvangt u een orderbevestiging, die tevens de contractbevestiging is.

(3) Met de orderbevestiging komt telkens de overeenkomst tussen ons tot stand. Samen met de orderbevestiging sturen wij u de tekst van de overeenkomst, de bestelgegevens en onze algemene voorwaarden toe. U kunt de algemene voorwaarden te allen tijde ook op onze website raadplegen. Wij bewaren de contracttekst (aanbod en orderbevestiging); op verzoek kunt u deze bij ons opvragen. Bij het mondeling bestellen van opleidingen en diensten ontvangt u geen afzonderlijke orderbevestiging, maar uitsluitend de factuur.

§ 10 Vergoeding, betalingsvoorwaarden

(1) Prijzen

De prijzen worden bepaald op basis van de offerte en/of de orderbevestiging die wij in elk geval zijn overeengekomen.

(2) Vervaldatum aankoopprijs

De aankoopprijs is onmiddellijk verschuldigd bij facturering, tenzij wij anders zijn overeengekomen.

(3) Tijdcontracten (huur, service, apps enz.)

(i) Tenzij anders overeengekomen, is bij tijdcontracten, met uitzondering van apps, de overeengekomen vergoeding verschuldigd als halfjaarlijks forfaitair bedrag, dat zes maanden vooruit moet worden betaald. Tenzij anders overeengekomen, geldt als afrekeningsperiode telkens de periode van 1 januari tot en met 30 juni en van 1 juli tot en met 31 december van een kalenderjaar. De facturering vindt telkens plaats in januari respectievelijk juli van het jaar. Indien de looptijd van de overeenkomst niet op 1 januari of 1 juli ingaat, is de vergoeding verschuldigd en betaalbaar voor de periode vanaf de ingangsdatum van de overeenkomst tot en met de daaropvolgende 30 juni of 31 december.

(ii) Tenzij anders overeengekomen, is de overeengekomen vergoeding voor de apps verschuldigd als een driemaandelijks forfaitair bedrag, dat drie maanden vooraf moet worden betaald. Als afrekeningsperiode geldt het kwartaal van het kalenderjaar. De facturering vindt telkens plaats in januari, april, juli en oktober van het jaar. Indien de looptijd van de overeenkomst niet op het begin van een kwartaal ingaat, wordt de vergoeding voor de periode vanaf de ingangsdatum van de overeenkomst tot het begin van het volgende kwartaal door ons niet achteraf in rekening gebracht, maar is deze voor u kosteloos.

(iii)

Wij hebben het recht om de op basis van uw overeenkomst te betalen prijzen naar redelijk oordeel aan te passen aan de ontwikkeling van de kosten die bepalend zijn voor de prijsberekening.

Een prijsverhoging komt in aanmerking en een prijsverlaging moet worden toegepast wanneer bijvoorbeeld de loon- en loonnekosten voor de werknemers op grond van wettelijke voorschriften stijgen of dalen, of stijgen op basis van de loonstijgingen in de TVöD-SuE of ter compensatie van de inflatie, of wanneer de huur of de exploitatiekosten in de eigen of gehuurde ruimten stijgen of dalen. Stijgingen in een bepaalde kostenpost mogen slechts in die mate als basis voor een prijsverhoging worden gebruikt, voor zover deze niet worden gecompenseerd door eventueel dalende kosten op andere gebieden. Bij kostenverlagingen moeten de prijzen worden verlaagd, voor zover deze kostenverlagingen niet geheel of gedeeltelijk worden gecompenseerd door stijgingen op andere gebieden. Wij zullen bij de uitoefening van onze billijke beoordelingsbevoegdheid de respectieve tijdstippen van een prijswijziging zodanig kiezen dat met kostenverlagingen niet volgens voor de klanten ongunstigere maatstaven rekening wordt gehouden dan bij kostenstijgingen, dat wil zeggen dat kostenverlagingen ten minste in dezelfde mate van invloed zijn op de prijs als kostenstijgingen.

Prijswijzigingen op grond van deze bepaling van de Algemene Voorwaarden ((3) (iii)) zijn alleen mogelijk aan het begin van een nieuw kalenderjaar, dus op 1 januari van een jaar. Wij zullen de wijziging ten minste zes weken vóór de geplande inwerkingtreding schriftelijk meedelen. In geval van een prijswijziging heeft u als klant het recht om de overeenkomst zonder inachtneming van een opzegtermijn schriftelijk op te zeggen op het moment dat de wijziging van kracht wordt. Wij zullen u hierop afzonderlijk wijzen in de kennisgeving van de prijswijziging. Voor het overige blijft § 315 BGB onverlet. U hebt met name de mogelijkheid om toekomstige prijsaanpassingen overeenkomstig § 315 lid 3 BGB door de rechter te laten toetsen op redelijkheid.

§ 11 Retentierecht en verrekening

(1) U hebt als ondernemer geen retentierecht.

(2) U mag alleen verrekening toepassen ten opzichte van onze vorderingen indien deze voortvloeit uit onbetwiste of rechtsgeldig vastgestelde vorderingen.

(3) Indien door u verschuldigde bedragen ondanks driemaal een aanmaning met termijnstelling niet worden betaald, behouden wij ons uitdrukkelijk het recht voor om de kostenplichtige prestaties achter te houden.

§ 12 Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

(2) Voor zover wij, onze medewerkers of onze hulppersonen in aanraking komen met vertrouwelijke informatie, persoonsgegevens van uw klanten of bedrijfsgeheimen van uw onderneming, zijn deze door ons verplicht tot geheimhouding door middel van een schriftelijke geheimhoudingsverklaring, die wij u op verzoek kunnen overleggen. Deze verplichting blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.

(4) De software en de daarmee samenhangende diensten stellen u in staat om gevoelige persoonsgegevens van uw klanten op te slaan. Dit gebeurt lokaal bij u en niet op onze servers. Indien u gebruikmaakt van de in de overeenkomst opgenomen software of de daarmee samenhangende diensten van ons bedrijf, bent u daarmee de verantwoordelijke instantie in de zin van de wetgeving inzake gegevensbescherming en bent u zelf verantwoordelijk voor de bescherming van de gegevens van uw klanten. U dient op eigen verantwoordelijkheid de benodigde toestemmingen voor de gegevensopslag van uw klanten te verkrijgen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de gegevensbescherming van uw klantgegevens.

(5) Ook bij onze app-diensten worden uw klantgegevens niet online opgeslagen. Onze clouddienst bemiddelt in de communicatie tussen uw mobiele apparaat en uw lokale server en stuurt gegevens op verzoek door; wij slaan de gegevens niet op.

§ 13 SEPA-incassomachtiging

§ 14 Schriftelijke vorm

§ 15 Bevoegde rechtbank en toepasselijk recht

(3) De contracttaal en daarmee ook de taal waarin de overeenkomst kan worden gesloten, is het Duits.

§ 16 Salvatorische clausule

Indien afzonderlijke bepalingen van deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk ongeldig of nietig zijn of worden, blijft de geldigheid van de overeenkomst in haar geheel voor het overige hierdoor onaangetast. Wij, de partijen, verbinden ons ertoe de ongeldige of nietige bepaling te vervangen door een andere geldige bepaling die het dichtst bij het beoogde economische doel ligt. Hetzelfde geldt in geval van een leemte.

§ 1 Voorwerp van de overeenkomst

(1) In het kader van een softwareserviceovereenkomst hebt u bij ons een dienovereenkomstig servicepakket aangeschaft, zoals overeengekomen in het servicecertificaat.

(2) Bij programma-uitbreidingen wordt de service uitgebreid tot de aanvullingen. De aanvullende servicecertificaten worden onderdeel van deze overeenkomst.

(3) Bij het afsluiten van een serviceovereenkomst vanaf augustus 2024 vloeit de omvang van de software-serviceovereenkomst voort uit de aangeschafte licentieomvang. Servicecertificaten worden niet meer afzonderlijk opgesteld. U kunt de huidige omvang van de licentie te allen tijde in het programma Dataflor BUSINESS onder … inzien of opvragen via de Dataflor-supporttool.

§ 2 Servicepakketten

(1) Ondersteuningsservice

a) Ondersteuningstijden van de ondersteuningsdienst

De online ondersteuningsdienst voor onze producten staat op werkdagen (behalve op zaterdag) ten minste tussen 08:00 en 17:00 uur tot uw beschikking.

De ondersteuning verloopt in de volgende stappen:

b) Verloop van de ondersteuning

i) Stap 1: Supporttool

Stuur ons eerst via de ondersteuningstool in de software een screenshot, zodat het probleem zodanig wordt gedocumenteerd dat het voor ons begrijpelijk is en door onze bevoegde medewerker kan worden afgehandeld. Als de supporttool niet beschikbaar is in de software, kunt u de foutmelding ook per e-mail sturen naar support@dataflor.de.

ii) Stap 2: Contactopname door onze supportafdeling

Na ontvangst van de foutmelding neemt onze bevoegde medewerker contact met u op.

iii) Stap 3: Online-sessie

Om het probleem op te lossen, zal onze supportafdeling doorgaans via een onlinevergadering verbinding maken met uw werkplek.

(2) Upgradeservice

a) In het kader van de upgradeservice leveren wij u eenmaal per jaar een upgrade via een gegevensdrager of download.

b) U voert de installatie als klant zelf uit, tenzij u een betaalde installatie hebt aangevraagd.

c) In de meeste van onze producten zijn een updatebeheerder en een downloadbeheerder geïntegreerd. Als de updatebeheerder is geactiveerd, informeert deze u over beschikbare updates (hotfixes en servicepacks) of upgrades (nieuwe programmaversies), zodat u deze kunt downloaden om te installeren. Indien de update-manager is geactiveerd, gaat u ermee akkoord dat uw Dataflor-softwareproduct controleert of er een update of upgrade beschikbaar is.

(3) Hardwareservice als aanvulling op de online ondersteuning en upgradeservice

Ondernemers kunnen in het kader van de hardware-service de benodigde hardware voor onze softwareproducten en tegelijkertijd een servicepakket hiervoor bij ons aanschaffen. De omvang van de hardware wordt in de serviceovereenkomst tussen ons nauwkeurig vastgelegd.

a) Ondersteuningstijden voor de hardwareservice

Wij stellen van maandag tot en met donderdag van 08.30 tot 16.30 uur en op vrijdag van 08.30 tot 14.30 uur vakpersoneel en reserveonderdelen ter beschikking voor de systemen die in het serviceformulier zijn gedefinieerd.

Wij garanderen een reactietijd van vijf uur (tot 200 km) of tien uur (meer dan 200 km) bij storingen tijdens de normale kantooruren. Als reactietijd geldt het verschil in uren tussen het moment waarop wij uw melding van een storing ontvangen (in tekstvorm, per fax of per e-mail) en het moment waarop een medewerker bij u arriveert.

b) Reserveonderdelen

Reserveonderdelen kunnen slechts worden geleverd tot het einde van het vijfde jaar na levering van de betreffende door ons geleverde hardware. Wij raden u aan om computerapparatuur (werkplek-pc’s en servers) al na ongeveer drie jaar te vervangen, maar in ieder geval na afloop van vijf jaar vanaf de levering.

c) Onderhoud (preventief onderhoud)

Om de werking van alle in de serviceovereenkomst vermelde systemen optimaal te handhaven, voeren wij eenmaal per jaar preventieve onderhoudswerkzaamheden uit volgens een vast onderhoudsschema. Wij zullen de nodige werkzaamheden uitvoeren om de functionaliteit te behouden. De vervanging van reserveonderdelen wordt apart in rekening gebracht. De vervanging van reserveonderdelen kan na het verstrijken van vijf jaar vanaf de levering van de betreffende hardware niet meer worden gegarandeerd.

d) Ondersteuning/onderhoud op afstand

Voor het verhelpen van de meeste systeemproblemen is bovendien de ondersteuningsdienst voor foutdiagnoses via een online conferentiegesprek beschikbaar. Daarbij is het aan ons om te beslissen of een bezoek ter plaatse of een onderhoudssessie op afstand nodig is.

e) Terbeschikkingstelling van vervangende apparatuur

(1) Vervangende apparaten worden door ons kosteloos ter leen ter beschikking gesteld, voor zover er bij u geen redelijke alternatieve oplossing (tijdelijke uitwijking naar vergelijkbare werkplekken of printers) mogelijk is. Het gebruiksklaar maken van deze vervangende apparaten (installeren van systeem- en gebruikerssoftware, integratie in het bestaande netwerk en de benodigde reiskosten) is tegen betaling en wordt op basis van de gemaakte kosten in rekening gebracht.

(2) Het ter beschikking stellen van vervangende apparaten door ons is beperkt tot een periode van maximaal vijf jaar vanaf de levering van de betreffende hardware aan u.

(3) Vervangen onderdelen, voor zover deze in het kader van een reparatievervanging zijn gedemonteerd, worden ons eigendom. Eventuele kosten voor afvalverwerking komen voor uw rekening.

(4) De vervanging van verbruiksartikelen (bijv. toner) en onderdelen die door normale slijtage defect zijn geraakt, gebeurt tegen betaling.

f) Reparatie (noodservice)

(2) De defecte onderdelen (met uitzondering van reserveonderdelen) worden kosteloos vervangen. De hiervoor benodigde arbeidstijd en de reiskosten worden in rekening gebracht. De vervanging van defecte onderdelen en de levering van reserveonderdelen kunnen door ons slechts worden gegarandeerd tot vijf jaar na levering van de betreffende hardware aan u.

g) Garantie bij hardware-service

De garantie voor de hardware is uitgesloten ten opzichte van ondernemers. Hardware wordt niet aan consumenten geleverd.

§ 3 Medewerkingsplicht van de klant

(2) U verplicht zich ertoe ons bij alle werkzaamheden te ondersteunen en er in het bijzonder voor te zorgen dat er met betrekking tot de gebruikte IT opgeleid personeel beschikbaar is dat vertrouwd is met de door u gebruikte programma’s en werkprocessen. Wij verzoeken u een door ons opgeleide medewerker op de installatielocatie aan te wijzen als contactpersoon.

(3) Voor de uitvoering van de diensten verleent u ons onbelemmerde toegang tot de apparatuur.

Algemene voorwaarden vanaf 9 april 2026

A. Algemeen deel

B. Specifiek deel – Dienstverleningsovereenkomsten

C. Bijzonder deel – Bepalingen inzake het gebruik van software in de cloud

Algemene voorwaarden tot en met 9 april 2026

A. Algemeen deel

B. Bijzonder deel – Software-servicecontracten