Naleving bij Dataflor

Deze compliance-beginselen gelden voor alle medewerkers van DATAflor AG. Hieronder vallen met name leidinggevenden, stagiaires, praktijkstagiaires en andere personen die voor Dataflor werkzaam zijn.

Ook van onze zakenpartners verwachten wij dat zij zich rechtmatig en integer gedragen. Voor zover nodig worden deze beginselen via overeenkomstige contractuele afspraken juridisch bindend vastgelegd.

Alle werknemers zijn verplicht

• zich aan de geldende wetten en interne voorschriften te houden,
• zakelijke beslissingen objectief en onafhankelijk te nemen,
• zich te onthouden van corruptie, omkoping en oneerlijke beïnvloeding,
• daadwerkelijke of mogelijke belangenconflicten openbaar te maken,
• bedrijfsmiddelen uitsluitend te gebruiken voor legitieme bedrijfsdoeleinden en
• vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens te beschermen.

Leidinggevenden dragen een bijzondere verantwoordelijkheid. Zij moeten door hun gedrag het goede voorbeeld geven, duidelijke verantwoordelijkheden vaststellen en meldingen van mogelijke overtredingen op gepaste wijze onderzoeken.

Geldgeschenken en geldachtige voordelen mogen noch worden aangenomen, noch worden aangeboden of toegekend. Hieronder vallen met name contant geld, tegoedbonnen die als contant geld fungeren, persoonlijke provisies, terugbetalingen, particuliere leningen en overige persoonlijke betalingen.

Ook andere geschenken of voordelen mogen een zakelijke beslissing niet daadwerkelijk beïnvloeden, noch de indruk wekken dat er sprake is van een dergelijke beïnvloeding.

Incidentele relatiegeschenken en beleefdheidsgeschenken met een waarde tot 50 euro bruto mogen worden aangenomen of verstrekt, mits deze

• sociaal gebruikelijk en redelijk zijn,
• op transparante wijze plaatsvinden,
• niet gepaard gaan met een tegenprestatie,
• niet regelmatig door dezelfde persoon of hetzelfde bedrijf worden aangeboden en
• niet verband houden met een lopende aanbestedings-, inkoop- of contractbeslissing.

De waardegrens is een interne goedkeuringsgrens en geen algemene wettelijke toelaatbaarheidsgrens.

Geschenken boven deze drempel moeten vooraf worden goedgekeurd door de bevoegde compliance-afdeling. Geschenken die niet kunnen worden goedgekeurd, moeten worden teruggegeven. Indien een onmiddellijke weigering bij wijze van uitzondering niet mogelijk is, moet het geschenk onmiddellijk worden gemeld en veilig worden bewaard totdat er een beslissing is genomen.

Redelijke zakelijke gastvrijheid is toegestaan als er een aantoonbare zakelijke aanleiding is. Uitnodigingen voor vrijetijdsactiviteiten, reizen, overnachtingen of evenementen met een overwegend entertainmentkarakter moeten vooraf worden goedgekeurd.

Er mag nooit om giften worden gevraagd.

Bij contacten met ambtenaren, overheidsinstanties, openbare instellingen en medewerkers van openbare opdrachtgevers gelden bijzonder strenge eisen.

Geschenken, uitnodigingen of andere voordelen mogen in dit verband alleen worden aangeboden als ze ondubbelzinnig wettelijk zijn toegestaan en vooraf zijn goedgekeurd door de compliance-afdeling. Geld en geldachtige voordelen zijn zonder uitzondering verboden.

Dit geldt ook voor indirecte verstrekkingen, bijvoorbeeld via familieleden, verenigingen, adviseurs of andere derden.

Er is sprake van een belangenconflict wanneer persoonlijke, familiale, financiële of andere privébelangen een zakelijke beslissing zouden kunnen beïnvloeden.

Medewerkers moeten een daadwerkelijk of mogelijk belangenconflict onmiddellijk melden aan hun leidinggevende of de compliance-afdeling. Totdat er duidelijkheid is, mogen zij niet meewerken aan de betreffende beslissing.

Dit geldt in het bijzonder voor transacties met

• familieleden,
• partners,
• naaste persoonlijke vrienden,
• eigen bedrijven of
• bedrijven waarin de werknemer een beslissende invloed heeft.

Het melden van een belangenconflict leidt niet automatisch tot een verbod op de transactie. Dataflor stelt passende maatregelen vast om een onafhankelijke en transparante besluitvorming te waarborgen.

Privézaken met klanten, leveranciers of andere zakenpartners van Dataflor zijn in principe toegestaan. Werknemers mogen daarbij echter geen speciale voorwaarden of voordelen aanvaarden die uitsluitend op grond van hun werkzaamheden voor Dataflor worden verleend.

Eigen belangen in concurrenten of zakenpartners moeten worden gemeld indien hieruit een concreet of mogelijk belangenconflict kan voortvloeien. Louter financiële beleggingen zonder mogelijkheid tot beïnvloeding, in het bijzonder breed gespreide fondsen of geringe belangen in beursgenoteerde ondernemingen, vallen in principe niet onder deze regeling.

Informatie over deelnemingen van verbonden personen hoeft alleen te worden gemeld voor zover deze bekend is bij de werknemer en aanleiding kan geven tot een concreet belangenconflict.

Nevenactiviteiten moeten vooraf worden gemeld, indien dit in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd of indien hierdoor gerechtvaardigde belangen van Dataflor in het geding kunnen komen.

Dit kan met name het geval zijn wanneer de nevenactiviteit

• concurreert met Dataflor,
• de in de arbeidsovereenkomst vastgelegde prestaties kan belemmeren,
• in strijd is met wettelijke voorschriften inzake arbeidstijden,
• betrekking heeft op bedrijfsmiddelen of vertrouwelijke informatie, of
• tot een belangenconflict leidt.

Een nevenactiviteit mag alleen om gerechtvaardigde bedrijfsmatige of wettelijke redenen worden verboden of aan redelijke voorwaarden worden onderworpen.

Niemand mag werknemers opdragen, aanzetten of onder druk zetten om wetten of deze compliance-beginselen te overtreden.

Onwettige instructies hoeven niet te worden opgevolgd. Betrokken medewerkers dienen zich onmiddellijk te wenden tot de compliance-afdeling of het interne meldpunt.

Bedrijfsmiddelen mogen niet worden gebruikt voor omkoping, verborgen betalingen, privévoordelen of andere onwettige doeleinden. Dit geldt ongeacht of het gaat om eigen middelen, middelen van Dataflor of middelen van derden.

Een eventuele persoonlijke aansprakelijkheid is uitsluitend gebaseerd op de wettelijke bepalingen en de arbeidsrechtelijke beginselen van het betreffende individuele geval.

Dataflor moedigt medewerkers en andere personen die in het kader van hun beroepsactiviteiten kennis krijgen van mogelijke overtredingen aan om dit te melden.

Meldingen kunnen met name betrekking hebben op de volgende zaken:

• corruptie of omkoping,
• fraude, verduistering of diefstal,
• schendingen van voorschriften inzake gegevensbescherming of informatiebeveiliging,
• kartel- of concurrentieverstorend gedrag,
• discriminatie of ernstige vormen van intimidatie,
• overtredingen van arbeidsveiligheids- of milieuregels, en
• andere ernstige overtredingen van wetten of voorschriften.

Het interne meldpunt werkt onafhankelijk, onpartijdig en vertrouwelijk. De afhandeling wordt uitsluitend toevertrouwd aan deskundige en daartoe bevoegde personen.

De ontvangst van een melding wordt in principe binnen zeven dagen bevestigd. De klokkenluider ontvangt binnen de wettelijke termijnen feedback over geplande of reeds genomen vervolgmaatregelen, voor zover dit geen afbreuk doet aan interne onderzoeken of de rechten van betrokken personen.

De identiteit van klokkenluiders, betrokken personen en andere in een melding genoemde personen wordt beschermd binnen de wettelijk vastgestelde grenzen. Openbaarmaking vindt alleen plaats indien dit wettelijk is toegestaan of voorgeschreven.

Klokkenluiders mogen niet worden benadeeld vanwege een melding of openbaarmaking die onder de wettelijke beschermingsbepalingen valt. Dit geldt ook voor het dreigen met of het poging tot benadeling.

Voorwaarde voor deze bescherming is met name dat de klokkenluider op het moment van de melding voldoende reden had om aan te nemen dat de gemelde informatie juist is. Opzettelijk valse beschuldigingen worden niet getolereerd en kunnen juridische gevolgen hebben.

Meldingen worden objectief onderzocht. Daarbij gelden in het bijzonder de beginselen van evenredigheid, vertrouwelijkheid, gegevensbescherming en het vermoeden van onschuld. Ook wordt rekening gehouden met de gerechtvaardigde belangen van de personen op wie een melding betrekking heeft.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens is te vinden in de afzonderlijke privacyverklaring voor het meldingssysteem:

Gegevensbescherming

De algehele verantwoordelijkheid voor compliance ligt bij de raad van bestuur van DATAflor AG.

Het operationele advies, het onderzoeken van compliancekwesties en de afhandeling van meldingen worden toevertrouwd aan de hiervoor aangewezen compliance-afdeling respectievelijk de interne meldpunt. Deze afdelingen moeten over de vereiste vakkennis beschikken en hun taken onafhankelijk kunnen uitvoeren.

Medewerkers worden regelmatig geïnformeerd over de compliance-principes, meldingskanalen en maatregelen ter voorkoming van corruptie. Voor werkgebieden die een bijzonder risico inhouden, kunnen aanvullende opleidingen en goedkeuringsprocessen worden voorzien.

Overtredingen van wetten, verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst of bindende interne richtlijnen kunnen, rekening houdend met de omstandigheden van het individuele geval, passende gevolgen hebben.

Hieronder vallen met name:

• organisatorische of procedurele maatregelen,
• arbeidsrechtelijke maatregelen,
• schadeclaims,
• de beëindiging van zakelijke relaties en
• het inschakelen van bevoegde autoriteiten.

Arbeidsrechtelijke maatregelen worden genomen met inachtneming van de wettelijke vereisten en het evenredigheidsbeginsel.

Deze nalevingsbeginselen worden regelmatig en bij belangrijke juridische of organisatorische wijzigingen geëvalueerd en indien nodig aangepast.

Stand: juli 2026