Zgodność z przepisami w firmie Dataflor

Niniejsze zasady zgodności mają zastosowanie do wszystkich pracowników spółki DATAflor AG. Obejmują one w szczególności kadrę kierowniczą, praktykantów, stażystów oraz inne osoby pracujące na rzecz Dataflor.

Od naszych partnerów biznesowych również oczekujemy postępowania zgodnego z prawem i opartego na uczciwości. W razie potrzeby zasady te zostaną prawnie wiążąco uwzględnione w odpowiednich umowach.

Wszyscy pracownicy są zobowiązani do

• przestrzegać obowiązujących przepisów prawa i regulacji wewnętrznych oraz
• podejmować decyzje biznesowe w sposób obiektywny i niezależny,
• powstrzymywać się od korupcji, przekupstwa i nieuczciwego wywierania wpływu,
• ujawniać rzeczywiste lub potencjalne konflikty interesów,
• wykorzystywać środki przedsiębiorstwa wyłącznie do zgodnych z prawem celów operacyjnych oraz
• chronić informacje poufne oraz dane osobowe.

Kierownictwo ponosi szczególną odpowiedzialność. Musi ono swoim zachowaniem dawać przykład, jasno określać zakresy odpowiedzialności oraz odpowiednio reagować na sygnały dotyczące potencjalnych naruszeń.

Nie wolno przyjmować, oferować ani przyznawać prezentów pieniężnych ani korzyści o charakterze pieniężnym. Obejmują one w szczególności gotówkę, bony o charakterze pieniężnym, prowizje osobiste, zwroty kosztów, prywatne pożyczki oraz inne płatności osobiste.

Również inne prezenty lub korzyści nie mogą faktycznie wpływać na decyzje biznesowe ani budzić wrażenia takiego wpływu.

Sporadyczne upominki reklamowe i grzecznościowe o wartości do 50 euro brutto mogą być przyjmowane lub wręczane, o ile są

• są zgodne z przyjętymi normami społecznymi i odpowiednie oraz
• są przekazywane w sposób przejrzysty,
• nie wiążą się z żadną wzajemną usługą,
• nie są wręczane regularnie przez tę samą osobę lub tę samą firmę oraz
• nie są związane z toczącą się procedurą udzielania zamówień, zakupów lub zawierania umów.

Limit wartości stanowi wewnętrzny próg zatwierdzania i nie jest ogólnym prawnym limitem dopuszczalności.

Prezenty przekraczające ten limit muszą zostać wcześniej zatwierdzone przez właściwy dział ds. zgodności. Prezenty, które nie podlegają zatwierdzeniu, należy zwrócić. Jeśli w wyjątkowych przypadkach natychmiastowe odrzucenie nie jest możliwe, prezent należy niezwłocznie zgłosić i bezpiecznie przechowywać do czasu podjęcia decyzji.

Odpowiednie reprezentacje biznesowe są dozwolone, o ile istnieje uzasadniony powód biznesowy. Zaproszenia na imprezy rekreacyjne, wyjazdy, noclegi lub wydarzenia o charakterze głównie rozrywkowym muszą zostać zatwierdzone z wyprzedzeniem.

Nigdy nie wolno domagać się korzyści.

W kontaktach z urzędnikami, organami administracji, instytucjami publicznymi oraz pracownikami podmiotów zamawiających obowiązują szczególnie rygorystyczne wymogi.

Prezenty, zaproszenia lub inne korzyści mogą być w tym kontekście przekazywane wyłącznie wtedy, gdy są one jednoznacznie dozwolone przez prawo i zostały wcześniej zatwierdzone przez dział ds. zgodności. Pieniądze i korzyści o charakterze pieniężnym są bez wyjątku zabronione.

Dotyczy to również pośrednich korzyści, na przykład przekazywanych za pośrednictwem członków rodziny, stowarzyszeń, doradców lub innych osób trzecich.

Konflikt interesów ma miejsce, gdy interesy osobiste, rodzinne, finansowe lub inne prywatne mogą wpływać na decyzję biznesową.

Pracownicy muszą niezwłocznie zgłaszać rzeczywisty lub potencjalny konflikt interesów swojemu przełożonemu lub działowi ds. zgodności. Do czasu wyjaśnienia sytuacji nie mogą brać udziału w podejmowaniu danej decyzji.

Dotyczy to w szczególności transakcji z

• członkami rodziny,
• partnerami życiowymi,
• bliskimi przyjaciółmi,
• własnymi przedsiębiorstwami lub
• przedsiębiorstwami, na które zatrudniona osoba ma znaczący wpływ.

Ujawnienie konfliktu interesów nie prowadzi automatycznie do zakazu zawarcia transakcji. Dataflor określa odpowiednie środki w celu zapewnienia niezależności i przejrzystości decyzji.

Prywatne transakcje z klientami, dostawcami lub innymi partnerami biznesowymi firmy Dataflor są co do zasady dozwolone. Pracownicy nie mogą jednak przyjmować żadnych specjalnych warunków ani korzyści, które są im przyznawane wyłącznie ze względu na ich pracę w firmie Dataflor.

Należy ujawniać własne udziały w spółkach konkurencyjnych lub u partnerów biznesowych, jeśli może to prowadzić do konkretnego lub potencjalnego konfliktu interesów. Czysto inwestycyjne lokaty kapitałowe, w przypadku których nie ma możliwości wywierania wpływu, w szczególności szeroko zdywersyfikowane fundusze lub niewielkie udziały w spółkach notowanych na giełdzie, zasadniczo nie podlegają obowiązkowi zgłoszenia.

Informacje o udziałach osób powiązanych należy zgłaszać tylko wtedy, gdy są one znane pracownikowi i mogą stanowić podstawę konkretnego konfliktu interesów.

O podejmowaniu dodatkowej działalności należy poinformować przed jej rozpoczęciem, jeśli przewiduje to umowa o pracę lub jeśli może to mieć wpływ na uzasadnione interesy firmy Dataflor.

Może to mieć miejsce w szczególności wtedy, gdy działalność dodatkowa

• konkuruje z firmą Dataflor,
• może negatywnie wpływać na wykonywanie obowiązków wynikających z umowy o pracę,
• narusza ustawowe przepisy dotyczące czasu pracy,
• dotyczy zasobów firmy lub informacji poufnych lub
• prowadzi do konfliktu interesów.

Wykonywanie dodatkowej działalności może zostać zabronione lub obwarowane odpowiednimi warunkami wyłącznie z uzasadnionych przyczyn operacyjnych lub prawnych.

Nikt nie może nakazywać pracownikom, podżegać ich ani wywierać na nich presji, aby naruszali przepisy prawa lub niniejsze zasady zgodności.

Nie ma obowiązku wykonywania niezgodnych z prawem poleceń. Pracownicy, których to dotyczy, powinni niezwłocznie skontaktować się z działem ds. zgodności lub wewnętrznym punktem zgłaszania nieprawidłowości.

Środki przedsiębiorstwa nie mogą być wykorzystywane do celów przekupstwa, ukrytych płatności, uzyskania prywatnych korzyści ani innych celów niezgodnych z prawem. Dotyczy to zarówno środków własnych, środków firmy Dataflor, jak i środków osób trzecich.

Ewentualna odpowiedzialność osobista wynika wyłącznie z przepisów ustawowych i zasad prawa pracy obowiązujących w danym przypadku.

Firma Dataflor zachęca pracowników oraz inne osoby, które w związku z wykonywaną pracą dowiedzą się o potencjalnych naruszeniach, do zgłaszania odpowiednich informacji.

Zgłoszenia mogą dotyczyć w szczególności następujących kwestii:

• korupcję lub przekupstwo,
• oszustwa, nadużycia zaufania lub kradzieży,
• naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych lub bezpieczeństwa informacji,
• zachowania antymonopolowe lub naruszające zasady konkurencji,
• dyskryminację lub poważne przypadki molestowania,
• naruszenia przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy lub ochrony środowiska, a także
• inne istotne naruszenia przepisów ustawowych lub regulacyjnych.

Wewnętrzny punkt zgłaszania nieprawidłowości działa niezależnie, bezstronnie i z zachowaniem poufności. Rozpatrywaniem zgłoszeń zajmują się wyłącznie kompetentne i upoważnione do tego osoby.

Otrzymanie zgłoszenia jest zasadniczo potwierdzane w ciągu siedmiu dni. Osoba zgłaszająca otrzymuje w terminach przewidzianych przepisami prawa informację zwrotną na temat planowanych lub już podjętych działań następczych, o ile nie wpływa to negatywnie na przebieg wewnętrznych dochodzeń lub prawa osób, których sprawa dotyczy.

Tożsamość osób zgłaszających, osób, których dotyczy zgłoszenie, oraz innych osób wymienionych w zgłoszeniu jest chroniona w zakresie przewidzianym przez prawo. Ujawnienie następuje wyłącznie wtedy, gdy jest to dozwolone lub wymagane przez prawo.

Osoby zgłaszające nie mogą być dyskryminowane z powodu zgłoszenia lub ujawnienia informacji objętych przepisami dotyczącymi ochrony prawnej. Dotyczy to również groźby lub próby dyskryminacji.

Warunkiem tej ochrony jest w szczególności to, że w momencie zgłoszenia osoba zgłaszająca miała wystarczające podstawy, by przypuszczać, że zgłoszone informacje są prawdziwe. Celowe fałszywe oskarżenia nie będą tolerowane i mogą pociągać za sobą konsekwencje prawne.

Zgłoszenia są rozpatrywane w sposób obiektywny. W tym zakresie obowiązują w szczególności zasady proporcjonalności, poufności, ochrony danych oraz domniemania niewinności. Uwzględniane są również uzasadnione interesy osób, których dotyczy zgłoszenie.

Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych można znaleźć w oddzielnej polityce prywatności dotyczącej systemu zgłaszania nieprawidłowości:

Ochrona danych

Ogólną odpowiedzialność za zgodność z przepisami ponosi zarząd spółki DATAflor AG.

Doradztwo operacyjne, rozpatrywanie kwestii związanych z przestrzeganiem przepisów oraz rozpatrywanie zgłoszeń są powierzone wyznaczonemu w tym celu działowi ds. zgodności z przepisami lub wewnętrznemu punktowi zgłoszeniowemu. Jednostki te muszą dysponować niezbędną wiedzą fachową i być w stanie wykonywać swoje zadania w sposób niezależny.

Pracownicy są regularnie informowani o zasadach zgodności z przepisami, ścieżkach zgłaszania oraz środkach zapobiegania korupcji. W przypadku obszarów działalności szczególnie narażonych na ryzyko można przewidzieć dodatkowe szkolenia i procesy zatwierdzania.

Naruszenia przepisów prawa, obowiązków wynikających z umowy o pracę lub wiążących wytycznych wewnętrznych mogą pociągać za sobą odpowiednie konsekwencje, z uwzględnieniem okoliczności danego przypadku.

Mogą one w szczególności obejmować:

• środki organizacyjne lub proceduralne,
• środki z zakresu prawa pracy,
• roszczenia odszkodowawcze,
• zakończenie stosunków handlowych, a także
• zwrócenie się do właściwych organów.

Działania z zakresu prawa pracy są podejmowane z uwzględnieniem wymogów ustawowych oraz zasady proporcjonalności.

Niniejsze zasady zgodności są regularnie weryfikowane, a także w przypadku istotnych zmian prawnych lub organizacyjnych, i w razie potrzeby dostosowywane.

Stan na lipiec 2026 r.