| Gedanken zum Thema |
Autor: Michael Oppermann, Prokurist und Experte für Betriebswirtschaft bei DATAflor
Wie funktioniert die Materialbeschaffung eigentlich im Arbeitsalltag? Nach gründlichem Kennenlernen von vielen hundert GaLaBau-Betriebsabläufen kann ich sagen, allermeistens so: man greift zum Telefon und spricht mit dem Lieferanten! Diese Art von Preisverhandlung ist im Grunde ja auch das, was zwischenmenschlich am besten funktioniert und zum Menschen passt: entweder man verhandelt mündlich oder – noch besser – Aug‘ in Aug‘. Der Nachteil: nach einer telefonischen Preisvereinbarung gibt es nichts Schriftliches. Das Prüfen der Rechnung kann nur einer erledigen, und zwar der, der telefoniert/verhandelt hat.
Sehr oft sehe ich, dass dann Excel-Listen erstellt und in die Bauakte geheftet werden, damit Materialpreise vergleichbar sind. Nachteil dieser Methode ist der hohe Zeitaufwand und die händische Übertragung in die Vorkalkulation. Auch stehen diese Preise nicht allen anderen Bauvorhaben zur Verfügung, denn die Bauakte liegt ja nicht im Büro, sondern nur auf „ihrer“ Baustelle (hier sei mir der Hinweis auf unsere „Elektronische Bauakte“ gestattet. Wie dieses Dokumentenmanagementsystem Ordnung ins Büro bringt, zeigen meine Kollegen und ich Ihnen sehr gern).
Transparenz, Vergleichbarkeit, schnelle Entscheidungen: für genau diese Ansprüche an den Materialeinkauf hat DATAflor das Modul Beschaffung für Sie entwickelt. Es unterstützt Sie bei Preisanfragen, bei Verhandlungen mit Kunden und Lieferanten, schafft klare und eindeutige Preisvereinbarungen und erlaubt schnelle, sichere Entscheidungen (Beispiel), und das heute natürlich auch durch elektronischen Datenaustausch.
In der Praxis bedeutet das…
a) in der Angebotsphase:
Es wird nicht nur die Vorkalkulation mit dem neuen Einkaufspreis angepasst, sondern auch der Angebotspreis, um wettbewerbsfähig zu sein (Beispiel). Eine ständige Kontrolle bietet hier die DB-Rechnung, die seit dem letzten Update allen Wartungskunden und Nutzern der neuen Version zur Verfügung steht. Ein Highlight für jeden Anwender! |
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| Geringere Einkaufskosten = Erhöhung des Deckungsbeitrags |
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b) wenn das Angebot beauftragt ist:
In dieser Phase – das kenne ich von fast allen Betrieben - wird der Lieferant noch einmal richtig "gequält", um den Deckungsbeitrag der Baustelle zu erhöhen. Aus diesem Grund ist das Modul Beschaffung ein wichtiger Baustein des Baustellenmanagements. Jetzt wird beim Zurückschreiben in die Vorkalkulation nur der Einkaufspreis angepasst und hinterlegt und der beauftragte Preis zum Festpreis gemacht (Beispiel). Dieser Vorgang hat den Vorteil, dass beim Prüfen der Rechnung keine Rückfragen an den "Einkäufer" nötig sind. Denn das Rückfragen verschlingt oft sehr viel unproduktive Zeit. Außerdem wird eine händische Eingabe in der Nachkalkulation überflüssig, denn durch Doppelklick auf das Material/die Pflanze wird diese(s) automatisch in die Nachkalkulation übernommen - mit Berechnung des vereinbarten Preises (Beispiel).
Wichtig finde ich auch zu erwähnen, dass jede Preisanfrage am LV hängt und so jederzeit einsehbar und wiederfindbar ist. Eine typische Situation: Ein Auftraggeber möchte nach Jahren etwas Zusätzliches beauftragen. Normalerweise beginnt jetzt das hektische Suchen. Mit dem Modul Beschaffung bedeutet das einen einzigen Klick, und ich finde alles: das Material, den Lieferanten, die Qualität, die Farbe usw. Natürlich auch den Preis. (Beispiel)
Fazit:
Ein zentrales Thema für jeden Betrieb ist das Baustellenmanagement. Meine feste Überzeugung ist: das Modul Beschaffung erleichtert den Tagesablauf, erhöht den Deckungsbeitrag, spart Zeit, schafft Transparenz und damit Freiraum für die Bauleitung oder Akquise. Nehmen Sie mich beim Wort: meine Kollegen und ich zeigen es Ihnen gern!
Ihr Michael Oppermann
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