E-Rechnungen mit DATAflor

Welche gesetzlichen Grundlagen gelten und welche Termine?

Bitte beachten Sie: Dieser Beitrag wird aktuell im Hinblick auf das Wachstumschancengesetz überarbeitet und angepasst.

Termine für den Rechnungsversand im B2G Bereich (öffentliche Einrichtungen) 

Für Rechnungen an Auftraggeber der Bundesrepublik Deutschland (Ministerien und Bundesbehörden) gilt die E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-Rech-VO) vom 6. September 2017. Hier ist geregelt, dass Auftragnehmer seit dem 27. November 2020 Ihre Rechnungen in digitaler, strukturierter Form über die Eingangsplattformen des Bundes einreichen müssen. Das sind die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) für die direkten Behörden des Bundes (z.B. Bundeskanzleramt, Bundestag, Ministerien) oder die Platttorm OZG-RE für nachgeordnete Institutionen und Bundesländer.
Direktaufträge mit einem Nettoauftragswert von unter 1.000 € sind davon ausgenommen. 

Für die einzelnen Bundesländer, Landesbehörden und kommunale Auftraggeber gibt es eigene Verordnungen. Gleiches gilt für Auftraggeber der Privatwirtschaft und privatisierte Betriebe der öffentlichen Hand, z.B. die Deutsche Bahn.

Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können.

Diese Verpflichtung wird schrittweise bis 2028 auf den Versand und die Verarbeitung ausgedehnt. 

Die E-Rechnungspflicht betrifft Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) oder öffentliche Einrichtungen (B2G) stellen. Ab 2025 müssen diese Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Dies bedeutet, dass Sie eine E-Rechnung nicht mehr ablehnen dürfen und auf eine Papierrechnung bestehen können. 

Es gibt eine Reihe von Übergangsregelungen, die Unternehmen Zeit geben, sich an die neuen Anforderungen anzupassen:

• Ab dem 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen beim Empfang keine E-Rechnungen mehr ablehnen.
• Bis Ende 2026 können Unternehmen zusätzlich zu E-Rechnungen auch weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden.
• Ab Anfang 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro elektronische Rechnungen versenden, während kleinere Unternehmen weiterhin auch andere Formate nutzen können.
• Ab 2028 sind elektronische Rechnungen für alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend

Welche Datenformate werden als E-Rechnungen anerkannt?

Eine E-Rechnung erfüllt die Anforderungen der E-Rech-VO, wenn der neue Datenaustauschstandard X-Rechnung oder ZUGFeRD oder ein anderer der europäischen Norm CEN 16931 entsprechender Standard eingehalten wird.
 

Welche Übertragungswege können Sie nutzen?

Auf welche Plattform (Internetseite) Sie im B2G Bereich Ihre Rechnungen übertragen müssen, bekommen Sie von Ihren öffentlichen Auftraggebern mitgeteilt. Sie benötigen für die Plattformen eine Registrierung. Anschließend haben Sie die Möglichkeit eine Rechnung auf der Plattform direkt einzugeben oder eine Datei hochzuladen. Der komfortabelste Weg wird das Senden einer E-Mail mit dem Anhang der XML-Datei sein. Die notwendige E-Mail-Adresse erfahren Sie auf der Plattform.

Im B2B Bereich wird der Übertragungsweg das Senden einer E-Mail mit dem Anhang der XML-Datei sein.
 

Wie ist mit Abschlagsrechnungen umzugehen?

In der E-Rech-VO gibt es keine konkreten Informationen darüber. Es ist davon auszugehen, dass Abschlagsrechnungen für Bauleistungen wie „ordentliche“ Rechnungen zu erstellen sind und ebenfalls der E-Rech-VO unterliegen.
 

Wie ist der Arbeitsablauf bei Rechnungsprüfungen?

Da es in der E-Rech-VO keine Informationen dazu gibt, erwarten wir, dass weitere Verordnungen zu diesem Thema folgen werden. 

An dem bisher üblichen Verfahren, dass die Rechnung zunächst an den bauüberwachenden Architekten geht und dieser die Rechnung prüft und ggf. kürzt, wird sich im Zeitalter der E-Rechnung etwas ändern. Eine E-Rechnung mit strukturierten Daten kann durch Prüfstellen nicht verändert werden.

Wie diese Verfahren genau aussehen werden, wird sich erst im Laufe der Einführungsphase ergeben. Eine Empfehlung können wir jetzt schon dazu aussprechen: Erstellen Sie zur Abstimmung mit dem Bauherrn oder Architekten auf jeden Fall eine Proberechnung im PDF- oder Papierformat, bevor Sie die endgültige Rechnung als E-Rechnung erzeugen.

Wir werden Sie informieren, sobald sich genauere Verfahrensweisen etablieren.
 

Wie können Sie mit DATAflor BUSINESS E-Rechnungen erstellen?

DATAflor BUSINESS kann E-Rechnungen als X-Rechnung oder im im ZUGFeRD-Format ausgeben. Dabei erfolgt die Übermittlung an den Auftraggeber per E-Mail mit Dateianhang oder durch Speichern der Rechnung als Datei und Hochladen auf die Rechnungseingangsplattform des Auftraggebers.

Beachten Sie bitte, dass das X-Rechnungsformat zum 1.2. und 1.8. eines Jahres angepasst wird und Sie für die Erzeugung der Daten im richtigen Format jeweils eine aktuelle BUSINESS-Version benötigen.
 

Wann ZUGFeRD und wann X-Rechnung?

In der Privatwirtschaft hat sich seit einigen Jahren das ZUGFeRD-Format etabliert. ZUGFeRD bietet den Vorteil, dass neben den strukturierten Daten auch eine PDF mit von Menschen lesbaren Informationen übergeben wird. Beide Formate entsprechen der CEN 16931. Die öffentliche Hand verlangt die X-Rechnung.

Letztendlich entscheidet Ihr Auftraggeber, welches Format von der verarbeitenden Stelle (Plattform oder Mailadresse) benötigt wird.
 

Wie können Sie mit DATAflor BUSINESS Eingangsrechnungen digital verarbeiten?

Für DATAflor BUSINESS steht die Erweiterung Digitaler Posteingang zur Verfügung. Dieser kann unterschiedliche Datenquellen (E-Mail, Scanner, Datei etc.) aufnehmen und an die weiterverarbeitenden Programmteile sowie die Bauakte weiterleiten.

Eingangsrechnungen in Papierform werden durch Scanner digitalisiert und können ebenso wie PDF-Dateien eingelesen und weiterverarbeitet werden.
Die Erkennung und Zuordnung der Datenfelder (Rechnungsnummer, Belegdatum, Bruttobetrag, Steuersatz, usw.) erfolgt zum Teil automatisiert, zum Teil ist ein manueller Abgleich erforderlich.

Eingangsrechnungen in strukturierten Formaten (ZUGFeRD und X-Rechnung) enthalten alle Datenfelder in eindeutigen Datenstrukturen und können sehr viel leichter und schneller dem Lieferanten, den Aufträgen, den Aufwandskonten und Steuersätzen zugeordnet werden.
Der Digitale Posteingang verarbeitet beide E-Rechnungsarten.
 

Ihr Dirk Springer