E-Rechnungen mit DATAflor

© zasabe - stock.adobe.com

Wir beantworten Ihre wichtigsten Fragen

E-Rechnungen sind digitale Rechnungen mit strukturierten Daten. Diese lassen sich von einlesenden Programmen direkt weiterverarbeiten. Reine PDF-Dateien, wie beim digitalen Rechnungsversand per E-Mail, gehören nicht dazu.

DATAflor unterstützt Sie dabei, E-Rechnungen rechtzeitig in Ihrem Unternehmen einzuführen.

Dirk Springer, Produktmanager für DATAflor BUSINESS, beantwortet Ihnen hier die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung und DATAflor BUSINESS.

Tipps für die ersten Schritte mit der E-Rechnung

Auftraggeber und Auftragnehmer stehen am Anfang der Umstellung auf die E-Rechnung. Es ist mit Anlaufschwierigkeiten zu rechnen. Sprechen Sie vorab mit Ihrem Ansprechpartner beim Auftraggeber um optimal vorbereitet zu sein.

  • Rechnen Sie aktuelle Bauvorhaben nach Möglichkeit vor dem 27. November 2020 ab. Insbesondere Schlussrechnungen für laufende Abschlagsrechnungsketten sollten Sie nicht unmittelbar am Anfang abrechnen.
  • Lassen Sie sich von Ihrem Auftraggeber den genauen Übertragungsweg (Plattform, E-Mail) geben. Für die Auftraggeber des Bundes benötigen Sie eine Leitweg-ID. Auch diese erhalten Sie vom Auftraggeber.
  • Registrieren Sie sich auf den notwendigen Plattformen (kostenlos, ein einfaches Verfahren).
  • Besprechen Sie mit Ihrem Auftraggeber, wie das Verfahren der Rechnungsprüfung laufen kann. Möglicherweise erstellen Sie zunächst eine Proberechnung als PDF und schicken diese per E-Mail. Nach dem Okay übermitteln Sie die XML auf die Plattform.
  • Besprechen Sie mit Ihrem Auftraggeber, wie Sie mit Anhängen zur Rechnung (insbesondere Mengennachweis) umgehen.
  • Installieren Sie zur Ausgabe von ZUGFeRD oder XML-Rechnungen die BUSINESS Version 2021. Besprechen Sie hierzu mit Ihrem Kundenbetreuer den Installationszeitpunkt. Planen Sie für die Einführung der Version 2021 und der E-Rechnung etwas Zeit im Unternehmen ein.

Die Version 2021 enthält neben der E-Rechnung weitere Neuerungen, wie das DATAflor Printmanagement, mit denen Sie sich vertraut machen sollten. Mehr Informationen zu den Neuerungen der BUSINESS 2021 finden Sie im DATAflor Wiki.

Welche gesetzlichen Grundlagen gelten und welche Termine?

Für Rechnungen an Auftraggeber der Bundesrepublik Deutschland (Ministerien und Bundesbehörden) gilt die E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-Rech-VO) vom 6. September 2017. Hier ist geregelt, dass Auftragnehmer ab dem 27. November 2020 Ihre Rechnungen in digitaler, strukturierter Form über die Eingangsplattformen des Bundes einreichen müssen. Das sind  die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) für die direkten Behörden des Bundes (z.B. Bundeskanzleramt, Bundestag, Ministerien) oder die Platttorm OZG-RE für nachgeordnete Institutionen und Bundesländer.
Direktaufträge mit einem Nettoauftragswert von unter 1.000 € sind davon ausgenommen. 

Für die einzelnen Bundesländer, Landesbehörden und kommunale Auftraggeber gibt es eigene Verordnungen, bzw. wird es diese geben, in denen voraussichtlich eigene Termine festgelegt werden. Gleiches gilt für Auftraggeber der Privatwirtschaft und privatisierte Betriebe der öffentlichen Hand, z.B. die Deutsche Bahn. Diese werden ebenfalls eigene Termine und Fristen festlegen.
 

Welche Datenformate werden als E-Rechnungen anerkannt?

Eine E-Rechnung erfüllt die Anforderungen der E-Rech-VO, wenn der neue Datenaustauschstandard XRechnung oder ZUGFeRD oder ein anderer der europäischen Norm EN 16931 entsprechender Standard eingehalten wird.

Es ist davon auszugehen, dass sich die Landesbehörden und Kommunen diesen Formaten anschließen werden, ebenso die Privatwirtschaft.
 

Welche Übertragungswege können Sie nutzen?

Auf welche Plattform (Internetseite) Sie Ihre Rechnungen übertragen müssen, bekommen Sie von Ihren Auftraggebern mitgeteilt. Sie benötigen für die Plattformen eine Registrierung. Anschließend haben Sie die Möglichkeit eine Rechnung auf der Plattform direkt einzugeben oder eine Datei hochzuladen. Der komfortabelste Weg wird das Senden einer E-Mail mit dem Anhang der XML-Datei sein. Die notwendige E-Mail-Adrresse erfahren Sie auf der Plattform.
 

Wie ist mit Abschlagsrechnungen umzugehen?

In der E-Rech-VO gibt es keine konkreten Informationen darüber. Es ist davon auszugehen, dass Abschlagsrechnungen für Bauleistungen wie „ordentliche“ Rechnungen zu erstellen sind und ebenfalls der E-Rech-VO unterliegen.
 

Wie ist der Arbeitsablauf bei Rechnungsprüfungen?

Da es in der E-Rech-VO keine Informationen dazu gibt, erwarten wir, dass weitere Verordnungen zu diesem Thema folgen werden. 

An dem bisher üblichen Verfahren, dass die Rechnung zunächst an den bauüberwachenden Architekten geht und dieser die Rechnung prüft und ggf. kürzt, wird sich im Zeitalter der E-Rechnung etwas ändern. Eine E-Rechnung mit strukturierten Daten kann durch Prüfstellen nicht verändert werden.

Wie diese Verfahren genau aussehen werden, wird sich erst im Laufe der Einführungsphase ergeben. Eine Empfehlung können wir jetzt schon dazu aussprechen: Erstellen Sie zur Abstimmung mit dem Bauherrn oder Architekten auf jeden Fall eine Proberechnung im PDF- oder Papierformat, bevor Sie die endgültige Rechnung als E-Rechnung erzeugen.

Wir werden Sie informieren, sobald sich genauere Verfahrensweisen etablieren.
 

Wie können Sie mit DATAflor BUSINESS E-Rechnungen erstellen?

Die DATAflor BUSINESS Programmversion 2021 wird im Herbst 2020 erscheinen und E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format ausgeben können. Dabei erfolgt die Übermittlung an den Auftraggeber per E-Mail mit Dateianhang oder durch Speichern der Rechnung als Datei und Hochladen auf die Rechnungseingangsplattform des Auftraggebers.

Die LV-Daten werden um eine "Leitweg-ID" und Auftragsnummer erweitert. Diese werden bei der Übermittlung der Daten benötigt.

Eine Anbindung an Rechnungseingangsplattformen, z.B. die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und automatische Datenübergabe ist in der ersten Stufe noch nicht vorgesehen.
 

Warum realisiert DATAflor zuerst das ZUGFeRD-Format und nicht XRechnung?

In der Privatwirtschaft hat sich seit einigen Jahren das ZUGFeRD-Format etabliert. ZUGFeRD bietet den Vorteil, dass neben den strukturierten Daten auch eine PDF mit von Menschen lesbaren Informationen übergeben wird. Beide Formate entsprechen der EN 16931. Die Bundesbehörden bevorzugen zur Zeit die XRechnung, müssen aber auch ZUGFeRD annehmen und verarbeiten.

Welches Format die einzelnen Bundesländer und Kommunen bevorzugen, wird sich zeigen. Auch diese müssen sowohl ZUGFeRD als auch X-Rechnung annehmen.
 

Wie können Sie mit DATAflor BUSINESS Eingangsrechnungen digital verarbeiten?

Für die DATAflor BUSINESS Programmversion 2021 entwickelt DATAflor einen neuen digitalen Posteingang. Dieser wird dazu in der Lage sein, unterschiedliche Datenquellen (E-Mail, Scanner, Datei etc.) aufzunehmen und an die weiterverarbeitenden Programmteile sowie die Bauakte weiterzuleiten.

Eingangsrechnungen vom Scanner können bereits in der Programmversion 2021 eingelesen werden. Eingangsrechnungen in strukturierten Formaten (ZUGFeRD und XRechnung) dann nach einer Einführungsphase ab Programmversion 2022.
 

    Ihr Dirk Springer

    Autor:

    Dirk Springer

    Produktmanager BUSINESS

    (Kopie 1)

    DATAflor BUSINESS

    Die Branchensoftware für den GaLaBau

     Mehr erfahren

    Was tun bei Rechnungskürzungen?