DATAflor Bauakte

DATAflor Bauakte

Dokumentenmanagement speziell für den GaLaBau

Zeit sparen und gleichzeitig die Digitalisierung vorantreiben: Das geht mit der digitalen Bauakte fast von allein. Denn dieses Dokumentenmanagement-System ist bereits für die Arbeitsabläufe im Garten- und Landschaftsbau vorbereitet und kann sofort in Betrieb genommen werden. 

Die Verschlagwortung, z.B. die Zuordnung von Dokumentart, Bearbeiter und Datum, erfolgt automatisch, damit der Aufwand für die Ablage der Dokumente minimal ist. Bei Standardabläufen, wie dem Druck von Angeboten und Rechnungen läuft der Vorgang fast unbemerkt im Hintergrund. Neben den in BUSINESS erzeugten Ausdrucken können Sie auch beliebige externe Dokumente zuordnen, z.B. Word- und Excel-Dateien, E-Mails, Fotos und sogar CAD-Pläne.

Dokumente digital aufbewahren

Das Dokumentenmanagement-System für den GaLaBau speichert die verschiedensten Dokumentarten. Einheitliche Schlagworte sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter die Dokumente schnell wiederfinden.


Jederzeit auf alle benötigten Unterlagen zugreifen

Nie wieder hektisch nach dem Baustellenordner suchen! Alle Baustellen- und Projektinformationen stehen nun an einer zentralen Stelle bereit. Jeder Projektbeteiligte hat alle Unterlagen zur Verfügung. Hierbei wird ein Dokument beim Projekt UND beim Auftraggeber UND beim Lieferanten UND beim Architekten angezeigt, obwohl es nur einmal gespeichert wird. 

Mit den DATAflor Apps oder einem Fernzugriff können Sie die Dokumente und Informationen sogar von unterwegs nutzen. Viele Rückfragen und Probleme lassen sich dadurch sofort lösen.
 

Neue Versionierungsfunktion zur Einhaltung der GoBD

Die neue Versionierungsfunktion sorgt dafür, dass die Originalversionen der Dokumente auch bei Änderungen gespeichert werden. Das ist eine Voraussetzung für die GoBD-konforme Aufbewahrung digitaler Dokumente und damit auch für die Entsorgung der Papieroriginale.
 

Neue Volltextsuche für schnelles und sicheres Finden

Je mehr Dokumente Sie digital aufbewahren, um so wichtiger wird es, diese schnell und sicher zu finden. Die Dokumente und Wiedervorlagen werden in einer übersichtlichen Tabelle angezeigt. Diese können Sie nach Ihren persönlichen Bedürfnissen selbst zusammenstellen und nach beliebigen Kriterien filtern, sortieren und gruppieren.

Mit der neuen Volltextsuche in allen Dokumenten finden Sie zuverlässig auch Dokumente, deren Zuordnung Sie längst vergessen haben.

Arbeitsabläufe digital organisieren

Die Wiedervorlage der digitalen Bauakte wird beim Programmstart angezeigt. So hat jeder Mitarbeiter seine Aufgaben immer im Blick.


Digitale ToDo-Listen schützen vor dem Vergessen

Mit der digitalen Bauakte können Sie Ihre Arbeitsabläufe digital organisieren. Jedes Dokument kann mit einem Wiedervorlagetermin versehen und Ihnen oder einem Kollegen zugeordnet werden. Beim Programmstart werden alle fälligen Aufgaben angezeigt und können komfortabel bearbeitet oder an andere Personen übertragen werden. Auch eine Übergabe an Outlook ist möglich. So behalten Sie und Ihre Mitarbeiter alles Wichtige im Blick.

Vorlagen für rechtssichere Texte und Checklisten

VOB-konforme Textvorlagen und Checklisten für die Baustellenorganisation geben Ihnen mehr Sicherheit im Bauablauf


Mehr Sicherheit im Bauablauf mit den Organisations-Elementen

Die von den Autoren Professor Alfred Niesel, Professor Martin Thieme-Hack und Professor Jens Thomas zusammen mit DATAflor entwickelten Organisations-Elemente sind eine Erweiterung für die DATAflor Bauakte mit Vorlagen, Checklisten und Erläuterungen für einen reibungslosen Bauablauf.

In den Organisations-Elementen sind alle wichtigen Texte enthalten, die für eine VOB-konforme Korrespondenz und Baustellendokumentation bei privaten und öffentlichen oder gewerblichen Kunden notwendig sind.

Mit den zusätzlich enthaltenen Checklisten können Sie von Anfang an Ihren Vertrag und die Baustellenabläufe prüfen. Jede Unstimmigkeit wird aufgedeckt. Damit sind eine ordentliche Arbeitsvorbereitung und ein sicheres Nachtragsmanagement gewährleistet. Natürlich wird auch das firmeneigene Corporate Design in den Vorlagen gewahrt.

Schritt für Schritt zum papierlosen Büro

Auch wenn Sie im Arbeitsalltag aus praktischen Gründen weiterhin noch einige Papierausdrucke benötigen: Die digitale Bauakte führt Sie Schritt für Schritt zum papierlosen Büro. Sie sparen den Platz für Ordner und Aktenschränke und gewinnen wertvollen Büroraum. Vielleicht sparen sie sogar Mietkosten ein.

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„Wir nutzen die DATAflor Bauakte sehr intensiv und sehr gern. Mit ihr wird in unserem Betrieb beinahe alles verwaltet - die Aktenordner sind leer! Ich schätze besonders, dass ich sehr schnell suchen kann und das, was ich suche, sehr schnell finde.”

Kristian Hanelt, Oppermann GmbH, Hildesheim

„Wir haben die DATAflor Bauakte jetzt ungefähr fünf Jahre im Einsatz und sind sehr zufrieden - die Anwendungsbreite steigt ständig. Ihre für mich größte Stärke: sie verhindert, dass sich die klassischen Problemfälle - Krankheit, Urlaub, Arbeitsausfall – zu richtigen Katastrophen im Bauablauf ausweiten. Die zentrale Ablage schafft eine große Transparenz. Man muss sich nie mehr durch fremde Schreibtische wühlen und verzweifelt nach Plänen suchen.”

Hans-Jörg Kiesewetter, PRO NATUR GmbH, Metzingen

Das ist Ihr Nutzen:

  • Zeit und Platz sparen, nie wieder Akten suchen
  • Alle Mitarbeiter nutzen eine einheitliche Struktur
  • Einmal speichern, aus verschiedenen Perspektiven finden
  • Alle Baustellen- und Projektinformationen stehen allen an einer zentralen Stelle zur Verfügung
  • Schritt für Schritt zum papierlosen Büro

Das sind die Funktionen:

  • Automatische Verschlagwortung
  • Filterfunktionen für eine übersichtliche Anzeige
  • Kinderleicht sortieren und gruppieren
  • Einfacher Einstieg durch eine vorgegebene Struktur
  • Beliebige externe Dokumente zuordnen
  • Einbindung von Scanner und Outlook
  • Komplette Integration in DATAflor BUSINESS Telefonprotokolle, Gesprächsnotizen und Besuchsberichte ablegen

Filme

Das Funktionsprinzip der DATAflor Bauakte kann man beschreiben, doch besser noch kann man es zeigen!

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