Zeit sparen und gleichzeitig die Digitalisierung vorantreiben: Das geht mit der digitalen Bauakte fast von allein. Denn dieses Dokumentenmanagement-System ist bereits für die Arbeitsabläufe im Garten- und Landschaftsbau vorbereitet und kann sofort in Betrieb genommen werden.
Die Verschlagwortung, z.B. die Zuordnung von Dokumentart, Bearbeiter und Datum, erfolgt automatisch, damit der Aufwand für die Ablage der Dokumente minimal ist. Bei Standardabläufen, wie dem Druck von Angeboten und Rechnungen läuft der Vorgang fast unbemerkt im Hintergrund. Neben den in DATAflor BUSINESS erzeugten Ausdrucken können Sie auch beliebige externe Dokumente zuordnen, z.B. Word- und Excel-Dateien, E-Mails, Fotos und sogar CAD-Pläne.
Nie wieder hektisch nach dem Baustellenordner suchen! Alle Baustellen- und Projektinformationen stehen nun an einer zentralen Stelle bereit. Jeder Projektbeteiligte hat alle Unterlagen zur Verfügung. Hierbei wird ein Dokument beim Projekt UND beim Auftraggeber UND beim Lieferanten UND beim Architekten angezeigt, obwohl es nur einmal gespeichert wird.
Mit den DATAflor Apps oder einem Fernzugriff können Sie die Dokumente und Informationen sogar von unterwegs nutzen. Viele Rückfragen und Probleme lassen sich dadurch sofort lösen.
Die neue Versionsverwaltung sorgt dafür, dass die Originalversionen der Dokumente auch bei Änderungen gespeichert werden. Das ist eine Voraussetzung für die GoBD-konforme Aufbewahrung digitaler Dokumente und damit auch für die Entsorgung der Papieroriginale.
Je mehr Dokumente Sie digital aufbewahren, um so wichtiger wird es, diese schnell und sicher zu finden. Die Dokumente und Wiedervorlagen werden in einer übersichtlichen Tabelle angezeigt. Diese können Sie nach Ihren persönlichen Bedürfnissen selbst zusammenstellen und nach beliebigen Kriterien filtern, sortieren und gruppieren.
Mit der neuen Volltextsuche in allen Dokumenten finden Sie zuverlässig auch Dokumente, deren Zuordnung Sie längst vergessen haben.
Mit der digitalen Bauakte können Sie Ihre Arbeitsabläufe digital organisieren. Jedes Dokument kann mit einem Wiedervorlagetermin versehen und Ihnen oder einem Kollegen zugeordnet werden. Beim Programmstart werden alle fälligen Aufgaben angezeigt und können komfortabel bearbeitet oder an andere Personen übertragen werden. Auch eine Übergabe an Outlook ist möglich. So behalten Sie und Ihre Mitarbeiter alles Wichtige im Blick.
Auch wenn Sie im Arbeitsalltag aus praktischen Gründen weiterhin noch einige Papierausdrucke benötigen: Die digitale Bauakte führt Sie Schritt für Schritt zum papierlosen Büro. Sie sparen den Platz für Ordner und Aktenschränke und gewinnen wertvollen Büroraum. Vielleicht sparen sie sogar Mietkosten ein.
Überall auf die Bauakte zugreifen
Wie aus Papier ein digitaler Workflow wird