Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, Software für Videokonferenzen und Online-Präsentationen im Unternehmen einzuführen. Nicht nur in Krisenzeiten bieten Online-Meetings mit Mitarbeitern, Kunden und anderen Baubeteiligten ein erhebliches Zeiteinsparungspotenzial und eine größere Terminflexibiltät.

Wir möchten Ihnen hier einige Lösungen vorstellen, die wir aus eigener Anwendung kennen.

Reine Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen sind nicht aufbewahrungspflichtig, d.h. wenn eine Rechnung noch nicht versandt wurde, können Sie diese in Ihrem Softwaresystem ohne Weiteres löschen.

Was können Sie tun, um Fehlbuchungen vermeiden und um gegenüber den Finanzbehörden die Einhaltung der GoBD nachzuweisen?

GaLaBau-Unternehmen, die für öffentliche Auftraggeber arbeiten, haben den Begriff der E-Rechnung wahrscheinlich schon einmal gehört. Auch im privatwirtschaftlichen Bereich kommt das Thema immer häufiger zur Sprache, wenn es um digitale Rechnungen geht. Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Die Tage von ISDN und klassischer Telefonie sind gezählt, denn die Telekom stellt nach und nach alle ihre Netze auf Internet-basierte IP-Telefonie um. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Telefonanlage per CTI bequem über den eigenen Rechner zu steuern. Der Computer übernimmt die Rolle des festen Telefons, indem die Verbindung über den PC aufgebaut und beendet wird.

Viele E-Mail-Texte werden täglich immer wieder neu geschrieben. Die Erstellung einer E-Mail-Vorlage ist schnell gemacht, spart lästige Tipparbeit und hilft, Fehler zu vermeiden.

Ein weiterer Vorteil: Wenn mehrere Personen im Büro arbeiten und die gleichen Textvorlagen verwenden, wirkt Ihr Unternehmen nach außen hin einheitlicher und professioneller.

Terminbestätigungen, Angebote versenden oder zum Vorstellungsgespräch einladen - es gibt E-Mails, die man mehrmals die Woche verschickt. Aber die gleichen Inhalte immer wieder abtippen kostet viel Zeit.

Ein lästiger Zeitfresser, der dank E-Mail-Vorlagen auch völlig unnötig ist.

Die GoBD gelten für alle aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen, die in elektronischer Form aufbewahrt werden, unabhängig davon, ob die Papierdokumente entsorgt werden oder nicht. Für die Einhaltung der GoBD sind allein Sie als Steuerpflichtiger verantwortlich.

Die DATAflor Bauakte oder vergleichbare Systeme können Ihnen dabei viel Arbeit abnehmen.

Im Vergleich mit anderen Digitalisierungsthemen verspricht eine digitale Bauakte kleinen und mittelgroßen Unternehmen das größte Einsparungspotenzial. Und ist eine hervorragende Basis für die Umsetzung weiterer Digitalisierungsthemen, wie z.B. dem digitalen Rechnungsausgang. Die Umstellung von Papierdokumenten auf digitale Dokumente spart Zeit, spart Platz und erhöht Ihre Flexibilität.

Bei Zeitmangel im Büro und Stress auf der Baustelle passieren schnell Fehler bei der Angebotserstellung und Vertragsgestaltung. Standardvorlagen für rechtssichere Verträge, Leistungstexte und Musterbriefe geben Ihnen mehr Sicherheit und können Ihnen bei Streitigkeiten zu Ihrem Recht verhelfen.

Ein großer Teil des Schriftverkehrs erfolgt heute elektronisch. Wichtige und vertragsrelevante Informationen liegen ungeordnet in Ihrem E-Mail-Account und verschiedenen Dateiordnern und sind dann, wenn es darauf ankommt, kaum noch wiederzufinden. Hier gelangen Sie in 5 Schritten zu einem praxistauglichen digitalen Kundenordner.

Kleine Textsammlung für Ihr Büro: Anschreiben zum Angebot, Fußtexte zum Angebot für Firmen- und Privatkunden, Fußtexte zur Rechnung für Firmen- und Privatkunden, Textvorschlag Zahlungserinnerung, Textvorschlag Mahnung

Wer eine gute Software hat, kann E-Mails und andere wichtige Dokumente dort systematisch ablegen und bearbeiten. Aber auch für Unternehmen ohne professionelle Softwarelösung gibt es gute und einfache Möglichkeiten, um im Outlook den Überblick zu behalten.

Schaffen Sie Platz in Aktenschränken und Archiv. Für viele Dokumente sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen. Was können Sie wegwerfen?