So nutzen Sie die Bauakte noch effizienter

Die DATAflor Bauakte ist eines der zentralen Elemente, wenn es um das Thema Digitalisierung von Betrieben geht. Schriftverkehr im PDF-Format ist heutzutage fast überall Standard geworden und in modern geführten Büros ist immer weniger Papier in Aktenordnern zu finden. 

Informationen im richtigen Moment am richtigen Ort verfügbar oder abrufbar zu haben, ist einer der entscheidenden Vorteile, um schlanke Strukturen zu ermöglichen und sie gleichzeitig effizient zu gestalten. Daher möchten wir Ihnen vier Tipps zur DATAflor Bauakte zeigen, mit denen Sie das Maximum aus Ihrem Dokumentenmanagement im Betrieb herausholen können.
 

4 Tipps zur Bauakte

 

1. Schneller finden statt ewig suchen

Sie suchen ein bestimmtes Dokument – z.B. einen bestimmten Lieferschein oder eine Rechnung – wissen allerdings nicht mehr zu welchem Kunden oder zu welchem Projekt es abgelegt wurde?

Dann können Sie über die Komfortsuche schnell und einfach das entsprechende Dokument ausfindig machen. Dazu klicken Sie innerhalb der Bauakte auf die Schaltfläche Komfortsuche oder wählen in der Multisuche den Bereich der Bauakte aus und geben den entsprechenden Suchbegriff ein. Dabei sucht DATAflor BUSINESS nicht nur nach Dokumentennamen, sondern es werden per Volltextsuche auch Dateien ausfindig gemacht, die den Suchbegriff im Dokument selbst beinhalten.

Zusätzlich sind die Ergebnisse aus der Suche auch nach Kategorien eingrenzbar, so dass Ihnen nur alle Dokumente z.B. vom Typ Rechnung oder aus bestimmten Zeiträumen angezeigt werden. Eine bebilderte Anleitung dazu finden Sie im DATAflor Wiki.

2. Delegieren Sie Aufgaben mit der To-Do-Liste

Mit den Wiedervorlagen können Sie sich selbst oder Kolleginnen und Kollegen Aufgaben auf die To-Do-Liste legen.

Bei der Erstellung und beim Import von Dokumenten finden Sie im unteren Bereich des Reiters Dokument die entsprechende Option. Die personenbezogene To-Do-Liste findet jeder auf der eigenen Startseite vom DATAflor BUSINESS. So können Sie z.B. einen digitalisierten Lieferschein der Bauleitung zu Kontrollzwecken vorlegen, eine gestellte Rechnung an die Finanzbuchhaltung im Haus weiterleiten oder Rückrufwünsche von Kunden delegieren.

Hat die Person gleichzeitig eine App CONNECT im Einsatz, werden die entsprechenden Wiedervorlagen auch direkt auf das Smartphone oder Tablet übertragen und lassen sich im Anschluss auch mobil von unterwegs abarbeiten. Im DATAflor Wiki finden Sie dazu ein entsprechendes Kapitel.

3. Sparen Sie Zeit mit Vorlagen

Ein weiterer Baustein im Gesamtwerk einer digitalen, leistungsfähigen Büroorganisation ist die Vorlagenverwaltung innerhalb der DATAflor Bauakte. Sie ermöglicht den Betrieben, individuelle Vorlagen zu erzeugen, die direkt im DATAflor BUSINESS z.B. einer Adresse oder einem Leistungsverzeichnis angehängt werden und allen Nutzenden zentral zur Verfügung stehen. 

Anschreiben, Vertragswerke oder Abnahmeprotokolle werden einmal im System hinterlegt, direkt an Ort und Stelle aus dem Katalog ausgewählt und bei der Erstellung gleichzeitig mit Daten aus Ihrem System gefüllt. Immer wiederkehrender Schriftverkehr kann so standardisiert werden und unnötiger Aufwand wird reduziert. Informationen aus Ihrer Datenbank, wie z.B. Adressdaten, Ansprechpartner, LV-Nummern oder Bauleiter werden bei der Erzeugung der Vorlagen ausgewählt und müssen später nicht mehr händisch eingetragen werden. Welche Daten Ihnen dabei zur Verfügung stehen und wie Sie diese in Ihre eigenen Dokumentenvorlagen einpflegen, können Sie hier nachlesen.

4. Arbeiten Sie GoBD-konform durch Versionierung

Seit der DATAflor BUSINESS Version 2019 bietet die Bauakte auch die Möglichkeit der Versionierung für alle Dateitypen an, wodurch Sie GoBD-konform arbeiten können und alle rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung digitaler Dokumente erfüllen. Änderungen sind somit historisch klar nachvollziehbar, alte Versionen bleiben als physikalische Datei erhalten und die GoBD-Konformität ist so gewährleistet. Weitere Informationen zur Aufbewahrung digitaler Dokumente nach den GoBD finden Sie in diesem Artikel  und im DATAflor Wiki.

 

Sie haben Fragen oder wünschen sich Unterstützung bei der Optimierung Ihrer DATAflor Bauakte?

Sprechen Sie uns an! Per Mail an info@dataflor.de oder telefonisch unter 0551-50665-0.

Autor:

Alexander Braun

Consulting

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