5 Probleme mit Papierdokumenten und wie Sie diese mit einer digitalen Bauakte lösen können

Im Vergleich mit anderen Digitalisierungsthemen verspricht eine digitale Bauakte kleinen und mittelgroßen Unternehmen das größte Einsparungspotenzial. Und sie ist eine hervorragende Basis für die Umsetzung weiterer Digitalisierungsmaßnahmen, wie z.B. dem digitalen Rechnungsausgang.

Die Umstellung von Papierdokumenten auf digitale Dokumente spart Zeit, spart Platz und erhöht Ihre Flexibilität.

Schätzen Sie selbst ein, wie Ihr Unternehmen davon profitieren könnte.

1. Im Büro müssen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen.

Daher müssen viele Kopien erstellt werden und es kommt zur Verzögerung von Bearbeitungsprozessen.

Bei einer digitalen Bauakte liegen die Dokumente auf einem zentralen Rechner. Alle Mitarbeiter können gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen und die geplanten Bearbeitungsschritte ohne Zeitverzögerung durchführen.

Wie viele Kopien im Monat können Sie einsparen? Berücksichtigen Sie die Papierkosten und die erforderliche Arbeitszeit.
 

2. Das Nachschlagen in Papierakten ist zeitaufwändig, weil das Archiv im Nebenraum, im Keller oder nicht jederzeit zugänglich ist.

Die Dokumente in der digitalen Bauakte sind allen autorisierten Mitarbeitern sofort zugänglich. Bei Rückfragen per Telefon können Auskünfte sofort und ohne erneute Kontaktaufnahme gegeben werden.

Wie oft müssen Sie täglich bzw. monatlich in Papierakten aus dem Archiv nachschlagen? Wie viel Zeit geht Ihnen verloren? Berücksichtigen Sie die Zeit für den Gang zum Aktenschrank und die Zeit für einen erneuten Anruf oder die Beantwortung der Anfrage per E-Mail oder Brief.
 

3. Dokumente werden häufig nicht gefunden oder die Suche dauert lange.

Digitale Bauakten ordnen Dokumente mehreren Akten gleichzeitig zu, zum Beispiel der Kundenakte, der Lieferantenakte und der Projektakte. Außerdem werden - eventuell automatisch - Dokumentarten, Kategorien, Bearbeiter und Erfassungsdatum zugeordnet. Das erleichtert die Suche sehr. Zusätzlich können Sie nach beliebigen Suchbegriffen im Dokumentnamen und im Volltext suchen.

Wie viel Zeit verlieren Sie durch vergebliche Suchen? Welche Nachteile sind Ihnen daraus schon entstanden?
 

4. Die Dokumente sind auf der Baustelle, werden aber im Büro benötigt.

Bei guter Internetverbindung ist auch ein Fernzugriff auf den zentralen Bürorechner möglich. Noch komfortabler ist eine App, die aktuelle Daten auf Ihrem Handy vorhält und die Ladezeiten erheblich reduziert. Die DATAflor App erlaubt sogar die Ablage von Dokumenten in der Bauakte direkt vom Handy aus.

Wie viel Zeit können Sie auf der Baustelle einsparen, wenn Sie jederzeit per App auf alle Projektdaten zugreifen können? Wie viel Zeit sparen Ihre Mitarbeiter im Büro für die Bearbeitung von Rückfragen?
 

5.  Die Aktenschränke sind übervoll.

In vielen Büros stehen mehr Regale und Aktenschränke als es für ein gutes Raum- und Arbeitsklima sinnvoll ist. Ein manuelles Aussortieren von Unterlagen, die nicht mehr den Aufbewahrungsfristen unterliegen, ist meist zu zeitaufwändig.

Nach Einführung einer digitalen Bauakte können Sie die Papieroriginale digitaler Dokumente entsorgen, wenn Sie beim Einscannen und bei der Aufbewahrung die Vorgaben der GoBD einhalten. Die bestehenden Papierakten können Sie mit Ablauf der Aufbewahrungsfristen nach und nach datenschutzkonform entsorgen. So gewinnen Sie in wenigen Jahren wertvollen Büroraum und können eventuell sogar Mietkosten einsparen. Ein nachträgliches Einscannen der bestehenden Papierakten lohnt meist nicht.

Wie viel Warmmiete zahlen Sie für die als Archiv genutzte Bürofläche? Könnten Sie diesen Büroraum anderweitig sinnvoll nutzen?

Lohnt sich die digitale Bauakte für mein Unternehmen?

Bewerten Sie die gesamte Zeiteinsparung für Ihr Unternehmen. Wenn Sie je Mitarbeiter ein bis zwei Stunden im Monat einsparen, das sind 3 bis 6 Minuten pro Arbeitstag, kann dieser Betrag die monatlichen Kosten für eine digitale Bauakte abdecken.

Wenn Sie sich intensiver mit dem Thema digitale Bauakte beschäftigen, werden Sie weitere Vorteile für Ihr Unternehmen entdecken, z.B. eine Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit, die Vereinfachung von Arbeitsabläufen und eine Erleichterung bei der Einhaltung der GoBD.